Zásady spracovania osobných údajov spoločnosťou ABRA Software s.r.o. podľa GDPR

Aktualizácia 14. 3. 2018

Zásady spracovania osobných údajov pre zákazníkov ABRA Software s.r.o. podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 (GDPR) vydaných spoločnosťou ABRA Software s.r.o. IČO 31375162, DIČ SK2020327210, so sídlom Plynárenská 1, Bratislava, 821 09 ( „Spoločnosť“).

Cieľom je poskytnúť informácie o tom, aké osobné údaje spoločnosť ABRA Software s.r.o. ako Správca osobných údajov ( „Správca“) spracováva o fyzických osobách pri dodávaní a poskytovaní služieb, predaji tovaru, pri návštevách internetových stránok prevádzkovaných ABRA Software s.r.o. a kontaktoch s existujúcimi a potenciálnymi zákazníkmi, na aké účely a ako dlho spoločnosť ABRA Software s.r.o. tieto osobné údaje v súlade s platnými právnymi predpismi spracováva, komu a z akého dôvodu ich môže odovzdať. Ďalej tiež informovať o tom, aké práva patria fyzickým osobám v súvislosti so spracovaním ich osobných údajov.

Tieto Zásady sú účinné od 25. 5. 2018 a sú vydané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95 / 46 / ES (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov) ( „nariadenie“ alebo „GDPR“).

1. Kategórie osobných údajov

Osobným údajom je akákoľvek informácia, ktorá sa vzťahuje k fyzickej osobe, ktorú je spoločnosť ABRA Software s.r.o. schopná identifikovať. V súvislosti s poskytovaním služieb a predajom tovaru môže zo strany spoločnosti ABRA Software s.r.o. uskutočniť spracovanie nasledujúcich kategórií osobných údajov.

1.1. Základné osobné identifikačné údaje a adresné údaje

Údaje, ktoré sú potrebné pre uzavretie a plnenie zmluvy. Jedná sa najmä o:

akademický titul
meno a priezvisko
názov obchodnej spoločnosti
IČO, DIČ
adresa trvalého pobytu
adresa sídla, alebo miesta podnikania
fakturačná adresa
korešpondenčná adresa
bankové spojenie

1.2. Kontaktné údaje

Údaje sú potrebné pre kontaktovanie subjektov údajov. Jedná sa hlavne o:

akademický titul
meno a priezvisko
telefónne číslo
korešpondenčná adresa
e-mail

1.3. Údaje o zakúpenom tovare, odoberaných službách, využívaní služieb a platobnej disciplíne

druh a špecifikácia poskytovanej služby, alebo tovaru
objem poskytnutých služieb a ich cena
informácie o platobnej disciplíne

1.4. Údaje z komunikácie medzi ABRA Software s.r.o. a zákazníkom

Tieto údaje vznikajú pri komunikácii súvisiacej s poskytovaním služieb medzi spoločnosťou ABRA Software s.r.o. a zákazníkom. Jedná sa o zápisy osobnej komunikácie so zákazníkom, písomnú a elektronickú komunikáciu so zákazníkom a záznamy telefonických hovorov na hotline medzi zákazníkom a ABRA Software s.r.o.

Informácie zadané v rámci požiadaviek prostredníctvom Zákazníckeho portálu nie sú považované za osobné údaje a nie sú ako osobné údaje ani spracovávané.

1.5. Údaje spracované na základe súhlasu so spracovaním osobných údajov

Spracovanie na základe súhlasu so spracovaním osobných údajov nie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, alebo zákonných povinností, či ochranu oprávnených záujmov ABRA Software s.r.o., ale ich spracovanie umožní spoločnosti ABRA Software s.r.o. zlepšovať služby a prípadne zákazníkov informovať o ponukách, ktoré sú pre nich vhodné. Osobné údaje sú spracované len v prípade udelenia súhlasu a môžu byť spracované počas platnosti tohto súhlasu. Ide najmä o:

využitie kontaktných údajov pre marketing (spracovanie na základe súhlasu so spracovaním osobných údajov pre marketingové a obchodné účely)
záznamy o správaní na internetových stránkach spravovaných spoločnosťou ABRA Software s.r.o. získané z cookies v prípade povolení cookies vo webovom prehliadači (sú spracované pre vylepšenie prevádzky internetových stránok prevádzkovaných spoločnosťou ABRA Software s.r.o., internetovú reklamu a v prípade súhlasu so spracovaním osobných údajov pre marketingové a obchodné účely, sú tieto údaje spracované spoločne s ostatnými osobnými údajmi pre tento účel)

1.6. Sracovávané osobné údaje uchádzačov o zamestnanie

Údaje sú nutné pre zaradenie do výberového riadenia o zamestnaní, jedná sa o:

akademický titul,
meno a priezvisko,
adresa trvalého pobytu,
korespondenčná adresa,
kontaktné informácie,
základné informácie o uchádzačovi, životopis.

2. Účely, právne dôvody a doba spracovania osobných údajov

Rozsah spracúvaných údajov závisí od účelu spracovania. Pre niektoré účely je možné spracovávať údaje priamo na základe zmluvy, oprávneného záujmu ABRA Software s.r.o., alebo na základe zákona (bez súhlasu), pre iných len na základe súhlasu.

2.1. Spracovávanie z dôvodu plnenia zmluvy, plnenia zákonných povinností a z dôvodu oprávnených záujmov ABRA Software s.r.o.

Poskytnutie osobných údajov potrebných na plnenie zmluvy, plnenie zákonných povinností ABRA Software s.r.o. a ochranu oprávnených záujmov ABRA Software s.r.o. je povinné. Bez poskytnutia osobných údajov na tieto účely, by nebolo možné služby poskytovať. Na spracovanie osobných údajov pre tieto účely nepotrebujeme súhlas. Spracovanie z dôvodu plnenia zmluvy a plnenie zákonných povinností nemožno odmietnuť. Ide najmä o tieto základné čiastkové účely:

poskytnutie licencie (plnenia zmluvy)
poskytnutie licenčnej služby SW ABRA (plnenie zmluvy)
poskytovanie všetkých služieb k SW ABRA (plnenie zmluvy)
vyúčtovanie za služby (plnenie zmluvy)
plnenie zákonných daňových povinností (plnenie zákonných povinností)
účely ustanovené osobitnými zákonmi pre potreby trestného konania a pre naplnenie povinnosti súčinnosti s Políciou Slovenskej republiky a ďalšími štátnymi orgánmi (plnenie zákonných povinností)
nahrávanie a monitorovanie hovorov so zákazníckou linkou (plnenie zmluvy)
procesy spojené s identifikáciou zákazníka (plnenie zmluvy)
vymáhanie pohľadávok so zákazníkom a ostatné zákaznícke spory (oprávnený záujem)
zaistenie dôkazov pre prípad nutnosti obhajoby práv spoločnosti ABRA Software s.r.o. (Oprávnený záujem)
evidencia dlžníkov (oprávnený záujem)

Osobné údaje pre tieto činnosti sú spracované v rozsahu potrebnom pre naplnenie týchto činností a po dobu potrebnú na ich dosiahnutie, alebo po dobu priamo stanovenú právnymi predpismi. Základné lehoty na spracovanie osobných údajov sú k dispozícii nižšie. Následne sú osobné údaje vymazané, alebo anonymizované.

Zákazníkom, ktorým ABRA Software s.r.o. poskytla licenciu k SW ABRA, je spoločnosť ABRA Software s.r.o. oprávnená, spracovávať v zákazníckej databáze ich základné osobné, identifikačné, kontaktné údaje, údaje o službách a údaje z ich komunikácie so spoločnosťou ABRA Software s.r.o. po dobu ochrany autorských práv.

Zákazníkom služieb ABRA Software s.r.o., je spoločnosť ABRA Software s.r.o. oprávnená v prípade, že majú splnené všetky svoje záväzky voči nej, spracovávať v zákazníckej databáze ich základné osobné, identifikačné, kontaktné údaje, údaje o službách a údaje z ich komunikácie so spoločnosťou ABRA Software s.r.o. po dobu 4 rokov odo dňa ukončenia poslednej zmluvy so spoločnosťou ABRA Software s.r.o.

V prípade zakúpenia tovaru od spoločnosti ABRA Software s.r.o. je spoločnosť ABRA Software s.r.o. oprávnená spracovať základné osobné, identifikačné a kontaktné údaje zákazníka, údaje o tovare a údaje z komunikácie medzi zákazníkom a spoločnosťou ABRA Software s.r.o. po dobu 4 rokov odo dňa uplynutia záručnej doby na tovar.

V prípade rokovania medzi spoločnosťou ABRA Software s.r.o. a potenciálnym zákazníkom o uzavretí zmluvy, ktoré nebolo zavŕšené uzavretím zmluvy, je spoločnosť ABRA Software s.r.o. oprávnená spracovať poskytnuté osobné údaje po dobu 3 mesiacov od posledného rokovania.

Faktúry vystavené spoločnosťou ABRA Software s.r.o. sú v súlade s § 35 zákona č. 235/2004 Zb. o dani z pridanej hodnoty archivované po dobu 10 rokov od ich vystavenia. Z dôvodu nutnosti doložiť právny dôvod pre vystavenie faktúr sú po dobu 10 rokov odo dňa ukončenia zmluvy archivované aj zmluvy so zákazníkmi.

2.2. Spracovanie údajov zákazníkov služieb ABRA Software s.r.o.

V súvislosti s používaním produktov a služieb ABRA Software s.r.o. môže spoločnosť ABRA Software s.r.o. využiť kontaktné údaje na zaslanie informácií ohľadne týchto používaných produktov a služieb s tým, že zákazník si môže zvoliť, aké a či vôbec chce informácie dostávať.

Primárne sa jedná o vytvorenie vhodnej ponuky produktov a služieb spoločnosti ABRA Software s.r.o. v súvislosti s používanými produktmi a službami s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písomne (vrátane priložených informácií k vyúčtovaniu), prostredníctvom prostriedkov internetovej reklamy a formou elektronickej komunikácie prostredníctvom kontaktných údajov.

2.3. Spracovávanie údajov subjektov údajov, ktorí udelili súhlas s marketingovým oslovením prostredníctvom elektronického kontaktu

Pri subjektoch, ktoré udelili súhlas s marketingovým oslovením prostredníctvom elektronického kontaktu účinného od 25.5.2018, spracováva spoločnosť ABRA Software s.r.o. s ich súhlasom po dobu uvedenú v súhlase údaje, ktoré jej subjekt dá k dispozícii na účely marketingového oslovenia s ponukou služieb a produktov ABRA Software s.r.o.

Ak je tento súhlas udelený prostredníctvom internetových stránok prevádzkovaných spoločnosťou ABRA Software s.r.o., sú spoločne s týmito kontaktmi spracované aj údaje z cookies spoločnosti ABRA Software s.r.o., ktoré sú umiestnené na internetových stránkach, na ktorých bol tento súhlas udelený, a to len v prípade, že má subjekt cookies vo webovom prehliadači povolené.

Ak subjekt údajov svoj súhlas odvolá, nie je tým dotknuté spracovanie jeho osobných údajov zo strany ABRA Software s.r.o. na iné účely a na základe iných právnych titulov, v súlade s týmito zásadami spracovania osobných údajov.

2.4. Spracovávanie osobných údajov uchádzačov o zamestnaní

Zamestnávateľ spracováva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie získaných na základe vlastnej činnosti (vyhľadávanie kandidátov na sociálnych sieťach, na osobných akciách apod.), od spolupracujúcich partnerov (agentúry práce, apod.) alebo od samotných uchádzačov (skrz kariérne stránky, reakcie na inzerciu apod.)

Dobrovoľné poskytnuté informácie vrátane osobných údajov uchádzača je považované za súhlas so spracovaním osobných údajov pre dané výberové riadenie a na základe prejaveného záujmu o pracovnú pozíciu tieto údaje môže spoločnosť ABRA Software a.s. spracovávať po dobu 1 roku.

Uchádzačom, postupujúcich do ďalších kôl výberového riadenia, je predložený súhlas so spracovaním osobných údajov. Na jeho základe môže spoločnosť ABRA Software a.s. evidovať základné osobné údaje uchádzača o zamestnanie po dobu 3 let.

2.5. Spracovávanie cookies z internetových stránok prevádzkovaných spoločnosťou ABRA Software s.r.o.

V prípade, že má subjekt vo svojom webovom prehliadači povolené cookies, spracovávame o ňom záznamy správania z cookies umiestnených na internetových stránkach prevádzkovaných spoločnosťou ABRA Software s.r.o., a to na účely zabezpečenia lepšej prevádzky internetových stránok ABRA Software s.r.o. a na účely internetovej reklamy spoločnosti ABRA Software s.r.o.

3. Kategórie príjemcov osobných údajov

Spoločnosť ABRA Software s.r.o. pri plnení svojich záväzkov a povinností zo zmlúv využíva odborné a špecializované služby iných subjektov. Ak títo dodávatelia spracúvajú osobné údaje odovzdané od spoločnosti ABRA Software s.r.o., majú postavenie spracovateľov osobných údajov a spracúvajú osobné údaje len v rámci pokynov od spoločnosti ABRA Software s.r.o. a nesmú ich využiť inak. Ide najmä o vymáhanie dlžných pohľadávok, činnosť znalcov, advokátov, audítorov, správu IT systémov, internetovú reklamu, alebo obchodné zastúpenie. Každý takýto subjekt starostlivo vyberáme a s každým uzatvárame zmluvu o spracovaní osobných údajov, v ktorej má spracovateľ stanovené prísne povinnosti na ochranu a zabezpečenie osobných údajov, ich výčet obsahuje Zoznam spracovateľov.

Spracovateľmi sú spoločnosti so sídlom ako na území Slovenskej republiky, tak so sídlom v členskom štáte Európskej únie, alebo tzv. štátoch bezpečných. K odovzdaniu a spracovaniu osobných údajov v krajinách mimo územia Európskej únie, dochádza vždy v súlade s platnou legislatívou.

Spoločnosť ABRA Software s.r.o. v rámci plnenia svojich zákonných povinností prenáša osobné údaje správnym orgánom a úradom určeným platnou legislatívou.

4. Spôsob spracovania osobných údajov

Spoločnosť ABRA Software s.r.o. spracováva osobné údaje ručne aj automatizovane. Spoločnosť ABRA Software s.r.o. postupuje podľa interných smerníc pre spracovanie osobných údajov.
Podľa Nariadenia bude mať subjekt údajov v prípade, že bude pre ABRA Software s.r.o. identifikovateľnou fyzickou osobou a preukáže ABRA Software s.r.o. svoju totožnosť, nasledujúce práva.

4.1. Právo na prístup k osobným údajom

Podľa čl. 15 nariadenia bude mať subjekt údajov právo na prístup k osobným údajom, ktoré zahŕňa jednak právo získať od spoločnosti ABRA Software s.r.o.:

potvrdenie, či spracováva osobné údaje,
informácie o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, o plánovanej dobe spracovania, o existencii práva požadovať od správcu opravu, alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby, alebo obmedzenie ich spracovania, alebo vzniesť námietku proti tomuto spracovaniu , právo podať sťažnosť dozornému úradu, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov, skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania, o vhodných zárukách pri poskytnutí údajov mimo EÚ,
v prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb aj kópiu spracúvaných osobných údajov.

Právo na potvrdenie o spracovaní osobných údajov a na informácie. Potvrdenie bude možné uplatniť osobne, alebo písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adrese sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o.

Právo na kópiu osobných údajov bude možné uplatniť osobne v sídle spoločnosti ABRA Software s.r.o., za podmienky doloženia oprávnenosti uvedenej žiadosti.

V prípade opakovanej žiadosti bude spoločnosť ABRA Software s.r.o. oprávnená za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.

4.2. Právo na opravu nepresných údajov

Podľa čl. 16 nariadenia bude mať subjekt údajov právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré o ňom bude spoločnosť ABRA Software s.r.o. spracovávať. Zákazník spoločnosti ABRA Software s.r.o., má tiež povinnosť oznamovať zmeny svojich osobných údajov a doložiť, že k takejto zmene došlo. Zároveň je povinný nám poskytnúť súčinnosť, ak bude zistené, že osobné údaje, ktoré o ňom spracovávame, nie sú presné. Oprava bude vykonaná bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti. Žiadosť o opravu osobných údajov je možné uplatniť osobne, alebo písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adrese sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o., za podmienky doloženia oprávnenosti uvedenej žiadosti.

4.3. Právo na výmaz

Podľa čl. 17 nariadenia bude mať subjekt údajov právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, ak spoločnosť ABRA Software s.r.o. nepreukáže oprávnené dôvody pre spracovanie týchto osobných údajov. Spoločnosť ABRA Software s.r.o.. má nastavené mechanizmy na zabezpečenie automatickej anonymizácie, alebo vymazania osobných údajov v prípade, že už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli spracovávané. Ak sa dotknutá osoba domnieva, že nedošlo k vymazaniu jej osobných údajov, môže sa na nás obrátiť osobne, alebo písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adrese sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o.

4.4. Právo na obmedzenie spracovania

Podľa čl. 18 nariadenia bude mať subjekt údajov do doby vyriešenia podnetu právo na obmedzené spracovanie, ak bude popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracovania, alebo ak podá námietku proti ich spracovaniu, a to osobne, alebo písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adrese sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o.

4.5. Právo na oznámenie opravy, výmazu, alebo obmedzenie spracovania

Podľa čl. 19 nariadenia bude mať subjekt údajov, ak to požaduje, právo na oznámenie zo strany spoločnosti ABRA Software s.r.o. v prípade opravy, vymazania, alebo obmedzenia spracovania osobných údajov vykonané v súlade s článkom 16, čl. 17 ods. 1 a článkom 18. Ak dôjde k oprave, alebo vymazaniu osobných údajov, budeme informovať jednotlivých príjemcov, s výnimkou prípadov, keď sa to ukáže ako nemožné, alebo to vyžaduje neprimerané úsilie. Na základe žiadosti subjekt údajov môžeme poskytnúť informáciu o týchto príjemcoch. Žiadosť je možné zaslať písomne alebo písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adresu sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o.

4.6. Právo na prenositeľnosť osobných údajov

Podľa čl. 20 nariadenia bude mať subjekt údajov právo na prenositeľnosť údajov, ktoré sa ho týkajú a ktoré poskytol správcovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a právo požiadať spoločnosť ABRA Software s.r.o. o poskytnutie týchto údajov inému správcovi.

Ak nám v rámci zmluvy o poskytovaní služieb, alebo na základe súhlasu poskytne subjekt údajov osobné údaje a ich spracovanie sa vykonáva automatizovane, má právo od nás získať takéto údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ak je to technicky možné, možno údaje odovzdať aj Vami určenému správcovi, ak bude riadne určená osoba konajúca za príslušného správcu a bude možné ju autorizovať.

V prípade, že by výkonom tohto práva mohlo dôjsť k nepriaznivému dotknutiu práv a slobôd tretích osôb, nemožno vašej žiadosti vyhovieť. Žiadosť je možné podať osobne, alebo písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adrese sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o. po doručení odôvodnenej žiadosti.

4.7. Právo vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov

Podľa čl. 21 nariadenia bude mať subjekt údajov právo namietať proti spracovaniu jeho osobných údajov z dôvodu oprávneného záujmu spoločnosti ABRA Software s.r.o.

V prípade, že spoločnosť ABRA Software nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracovanie, ktorý prevažuje nad záujmami, alebo právami a slobodami dotknutej osoby, spoločnosť ABRA Software s.r.o. spracovanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu. Námietku je možné poslať písomne na adresu sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o.

4.8. Právo na odvolanie súhlasu so spracovaním osobných údajov

Súhlas so spracovaním osobných údajov pre marketingové a obchodné účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kedykoľvek po tomto dátume odvolať. Odvolanie je potrebné urobiť výslovným, zrozumiteľným a určitým prejavom vôle, a to buď osobne, písomne s dostatočne preukazným overením identity subjektu údajov na adrese sídla spoločnosti ABRA Software s.r.o., alebo cez webovú aplikáciu.

Spracovaniu údajov z cookies je možné zamedziť nastavením webového prehliadača.

4.9. Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania

Subjekt údajov má právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré by pre neho malo právne účinky, alebo sa ho obdobným spôsobom významne dotklo. Spoločnosť ABRA Software s.r.o. uvádza, že nevykonáva automatizované rozhodovanie bez vplyvu ľudského posúdenia s právnymi účinkami pre dotknuté osoby.

4.10. Právo obrátiť sa na Úrad pre ochranu osobných údajov

Subjekt údajov má právo obrátiť sa na Úrad pre ochranu osobných údajov (www.uoou.sk).