Účtovníctvo za skoro pól roka sme zvládli preklopiť do Flexi behom mesiaca.
8. 10. 2021
Dobrý Anjel od roku 2011 rozdelil viac než miliardu a pól českých korún rodinám, ktoré sa starajú o chorého. Objem operácií v posledných rokoch narástol natoľko, že sa nadácia tento rok rozhodla prejsť z externých účtovných služieb na interné. Hlavná účtovníčka Martina Hovorková v rozhovore vysvetľuje, prečo si vybrali ABRA Flexi.
Každý prvý pracovní deň v mesiaci prerozdelíte všetky prijaté príspevky. Ako poznáme z vašich reklám, do posledného haliera. Za tohtoročný august to bolo 29 116 447, 36 českých korún. Ako Vám s tým ABRA pomáha?
V minulosti sme každú registráciu upravovali ručne, čo celý proces značne spomaľovalo a s rastúcim počtom registrovaných darcov už to ani takto ďalej nešlo. Preto sme pár rokov dozadu investovali do realizácie portálu s dátami v cloude, ktorý je cez API napojený na web Dobryandel.cz. Teraz je všetko automatizované. Každý deň ďakujeme ABRA Software, ako pekne to funguje.
Tento rok ste naviac z externých účtovných služieb prešli na tzv. in house účtovníctvo. Prečo ste si ako program vybrali ABRA Flexi?
Vzhľadom k nárastu počtu operácií v posledných rokoch už outsourcovaná služba prestávala byť efektívna. Od roku 2018 tiež prevádzkujeme malý e-shop pre radosť darcom - Dobrým anjelom. Minulý rok sme sa stali platcami DPH na tieto e-shopové transakcie a zvýšili sa tak požiadavky na rýchlejšie spracovanie prevádzkových operácií. U Flexi okrem napojenia cez API oceňujeme zdanlivé detaily, ktoré nám však vedia značne pomôcť – napríklad napojenie na registre, odkiaľ sa aktualizujú dáta našich dodávateľov, alebo rýchlu prípravu kontrolného hlásenia a priznania k DPH.
V čom ďalšom Vám ABRA Flexi zjednodušila prácu?
Pri implementácii nám najviac pomohli užitočné nástroje importu, najme importy z excelovských tabuliek. Účtovníctvo za päť mesiacov tohoto roku sme tak previedli do ABRA Flexi, trúfam si povedať, v rekordnom termíne jedného mesiaca, kedy najviac času samozrejme zabralo prvotné nastavenie. Pri bežnej prevádzke okrem už zmieneného importu, ktorý využívame pre prevod e-shopových objednávok, je pre nás najväčšou zmenou agenda prijatých faktúr. Tá nám umožňuje veľmi rýchlo spracovať akýkoľvek došlý doklad i jeho platbu.
Používate desktop aplikáciu alebo i nové webové rozhranie?
Desktopovú aplikáciu využívame zatiaľ dve, kolegyňa zadáva primárne doklady a pripravuje ich pre platbu, ja mám na starosti importy dokladov a ich párovanie alebo mesačné uzávierky. Ďalšia kolegyňa využíva zatiaľ len webovú aplikáciu pre overenie a pripodpisovanie faktúr a rôzne náhľady. V budúcnosti budú webové aplikácie využívať tiež napríklad externí audítori, daňový poradca či spoluzakladatelia nadácie, čo nám veľmi uľahčí každoročný proces auditu.
Jak vypadá Vaše představa účetnictví budoucnosti a jak ji ABRA Flexi splňuje?
Velmi oceňuji opravdu velkou integritu systému, kdy téměř vše je možné v systému změnit nebo zrušit tak, že nejsou narušeny vazby mezi tabulkami, což odpovídá představám o fungování účetních systémů ve 21. století. Velmi nám pomáhá, že si můžeme definovat uživatelské vazby mezi doklady a také skutečnost, že díky propracovanému systému příloh můžeme vést účetnictví bezpapírově, což ušetří čas, náklady, přírodu i třeba prostor v kanceláři.
