Vybavujte objednávky a vystavujte faktúry rýchlo a efektívne

Všetky obchodné aktivity každej firmy vedú k spoločnému cieľu – vytvoreniu objednávky a následnému vystaveniu faktúry za predaný tovar. Objednávky v systéme ABRA Gen vznikajú rôznou cestou. Okrem ručného zadávania je možné objednávky importovať z elektronických zdrojov, automaticky ich prijímať z e-shopu alebo od obchodníkov v teréne z aplikácie Mobilné CRM alebo ich vytvárať z pripravených obchodných ponúk.

Ukážeme vám niekoľko tipov, ako proces od objednávky až po faktúru zefektívniť.

Riadenie objednávky prijatej

• Pokiaľ ste zákazníkovi pripravili na mieru obchodnú ponuku, je možné z nej priamo vytvoriť objednávku prijatú. Objednávky môžu vznikať taktiež priamou cestou z e-shopu alebo od obchodníkov v teréne z aplikácie Mobilné CRM.
• Objednávky podobne ako skladové doklady riadite pomocou definovateľných stavov. Vďaka novej vizualizácii stavov (bude dostupná v niektorej z chystaných verziách) ihneď vidíte, či sa jedná o novú objednávku alebo je v stave k vyskladnená alebo expedovaná.

• Stav objednávky je možné previazať s vystavením zálohového listu. Po jeho uhradení sa potom automaticky zmení objednávka do stavu k vyskladneniu.
• Pokiaľ potrebujete objednávku vystaviť v inej mene, ako bola vo prvej ponuke, využite rýchleho sprievodcu pre prepočet dokladov, ktorý prepočíta cenu podľa stanoveného kurzu na všetkých riadkoch vr. hlavičky.
• V objednávkach je možné na určitú dobu rezervovať jednotlivé položky a priradiť im určitú prioritu. Tým je možné tovar zaistiť prednostne pre vybraných zákazníkov.
• Objednávky, faktúry aj ďalšie doklady je možné hromadne importovať pomocou doplnku Import dokladov z XML.
• V zozname objednávok je možné prepojením na modul SCM zobraziť aktuálne pokrytie jednotlivých objednávok.
• Pokiaľ dodržujete správne workflow pri vytváraní dokladov, na záložke x-väzby získate perfektný prehľad o doklade, z ktorého objednávka vznikla, aj o všetkých nadväzných dokladoch.

Rýchle vystavovanie faktúr

• Predajný proces sa uzavrie vytvorením faktúry. Podnetom k fakturácii môže byť zmena objednávky do stavu expedovaná. Vystavená faktúra zohľadňuje platbu zo zálohového listu.
• Každá faktúra obsahuje číslo strediska aj príslušnú dimenziu (napr. meno obchodníka), ktorá bola pridelená už prvotnému dokladu (napr. ponuke). Tým je možné ľahko vytvárať prehľady za jednotlivé dimenzie, ktoré sú pre vás dôležité.

• Prácu s faktúrami vám významne uľahčia praktické doplnky:
  Hromadná fakturácia slúži k ľahkej tvorbe faktúr z objednávok prijatých alebo dodacích listov.
  Hromadné spracovanie faktúr a záloh plne automatizuje proces odosielania faktúr a iných dokladov.
  Billing automatizuje generovanie pravidelných dokladov za určité obdobie.

Efektívna správa pohľadávok

Spôsobov, ako pracovať s pohľadávkami existuje v ABRA Gen niekoľko. Efektívnym príkladom je využitie tzv. ABRA schránky. Pokiaľ v zozname faktúr vyfiltrujete všetky nezaplatené faktúry a označíte ich, po stlačení pravého tlačidla môžete záznamy uložiť do ABRA schránky. Vyberte možnosť Firma zo záznamu Faktúry vydanej, čo vám následne umožní vybrané firmy osloviť.

V Adresári firiem následne kliknutie pravého tlačidla a voľbou Označiť podľa ABRA schránky označíte vybrané firmy. Následne môžete firmy osloviť e-mailom alebo s nimi zahájiť vymáhanie.

Výhodou ABRA schránky je možnosť uloženia obsahu do súboru alebo ako nového obmedzenia, s ktorým môže následne rýchlo pracovať osoba, ktorá sa venuje urgenciám či vymáhaniu pohľadávok.

S automatickým vytváraním upomienok na nezaplatené faktúry vám pomôže doplnok Riadenie pohľadávok a automatické upomienky.