Tipy a triky

Vytváranie hromadných dobropisov z označených faktúr vydaných

3. 6. 2021
Efektívne spracovanie účtovníctva v ERP ABRA Gen

V ABRA Gen môžete po novom ľahko vytvárať hromadné dobropisy z niekoľkých rôznych faktúr. Ukážeme vám, ako postupovať.

Vystavovanie dobropisov k faktúram vydaným patrí k bežným činnostiam obchodníkov či pracovníkov reklamačného oddelenia takmer v každej firme. Aby bola príprava týchto opravných daňových dokladov maximálne efektívna, rozšírili sme existujúcu funkcionalitu o možnosť jednoduchého vytvárania hromadných dobropisov z niekoľkých rôznych faktúr.

Technologická poznámka: Od verzie ABRA Gen 21.1 už pri vystavovaní dobropisu nedochádza k importu údajov zo zdrojového dokladu (faktúry) do dobropisu a ich následnému prepočítavaniu, ale používa sa všeobecný mechanizmus čerpania súm na úrovni riadkov. Čerpať je možné celú sumu riadku faktúry v lokálnej mene, po uplatnení všetkých zliav. Podrobnosti o zmene mechanizmu nájdete v online nápovedě.

Vďaka tejto zmene môžete do jedného dokladu typu Dobropis faktúry vydanej importovať sumy z riadkov niekoľkých rôznych Faktúr vydaných, a to aj v prípade, že sa zdrojové faktúry v niektorých atribútoch líšia (napríklad môžu používať odlišný zľavový mechanizmus).

Ako na to?

Proces vytvárania hromadných dobropisov si ukážeme na názornom príklade.

Firma vykonávajúca tesárske práce sa dohodla s miestnym predajcom stavebnín, že od neho bude priebežne nakupovať materiál na zákazky s možnosťou nevyužitý materiál vracať. Vrátený materiál budú stavebniny dobropisovať.

V máji 2021 uskutočnil tesár celkovo tri nákupy, v rámci ktorých postupne odobral nasledujúci materiál:

Obr. 1: Zoznam faktúr so zakúpeným materiálom
Obr. 1: Zoznam faktúr so zakúpeným materiálom

Prvé dve faktúry tesár uhradil v plnej výške. Tretia faktúra FV-3/2021 doteraz uhradená nebola.

V júni tesár opäť prišiel do stavebnín, aby vrátil nespotrebovaný materiál a uhradil poslednú faktúru. Vrátený materiál:

Obr. 2: Vrátený materiál
Obr. 2: Vrátený materiál

Predajca v systéme ABRA Gen v agende Faktúry vydané označí všetky tri faktúry vystavené v januári a aplikuje na ne funkciu Hromadný dobropis z označených faktúr vydaných.

Obr. 3: Vytvorenie hromadného dobropisu z označených faktúr
Obr. 3: Vytvorenie hromadného dobropisu z označených faktúr

Otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého predajca vytvorí hromadný dobropis. Do dobropisu sa automaticky vložia riadky zo všetkých vybraných faktúr.

Predajca v rozeditovanom dobropise vyberie riadky obsahujúce položky, ktoré bude dobropisovať. Ostatné riadky odstráni. Na zvyšných riadkoch patrične zníži množstvo, aby zodpovedalo množstvu vráteného materiálu. V prípade potreby môže upraviť aj predvyplnené ceny. Výsledný dobropis môže vyzerať nasledovne:

Obr. 4: Výsledný dobropis
Obr. 4: Výsledný dobropis

Poznámky:

  • Pri trámovej botke bola na faktúre 10 % riadková zľava. Preto sa ako jednotková cena pri čerpaní sumy faktúry predvyplnila jednotková suma 1,80 (na faktúre bolo 2,00).
  • Predajná cena trámov 10 × 10 bola na začiatku mája 11,20 EUR za meter. V priebehu mesiaca došlo ku zdraženiu a pri poslednom nákupe bola cena 12,80. Predajca pri vytváraní dobropisu zvolil „strednú“ cenu 12 EUR za meter.

Podľa množstva na riadkoch dobropisu a odkazov na faktúry a ich dodacie listy vznikli automaticky doklady typu Vratka dodacích listov, ktorými sa dobropisovaný materiál vráti späť na sklad predajne stavebnín.

Po vytvorení dobropisu sa faktúry FV-1/2021 a FV-2/2021 javia ako preplatené – tesár ich pôvodne uhradil v plnej výške a teraz sú čiastočne dobropisované. FV-1/2021 je preplatená o 144 EUR, FV-2/2021 o 31,20 EUR. Doteraz neuhradená faktúra FV-3/2021 má nedoplatok 919,20 EUR.

Ak pri ukladaní dobropisu predajca zatrhne možnosť Vytvoriť vzájomné zápočty (v editovanom dobropise nad tlačidlom Uložiť), systém ABRA Gen automaticky vygeneruje vzájomný zápočet a započíta sumu 295,20 EUR medzi dokladom dobropisu a FV-3/2021.

Platobná bilancia FV-3/2021 bude nasledujúca:

Obr. 5: Platobná bilancia
Obr. 5: Platobná bilancia

Zákazník – tesár teda poslednú faktúru uhradí sumou zníženou o dobropisovanú časť (809,25 EUR).

Stavebniny vrátia zákazníkovi sumu 175,20 EUR (napríklad Pokladničným výdajom). Táto suma zodpovedá sumám z riadkov dobropisu, ktoré sa odkazujú na faktúry FV-1/2021 a FV-2/2021. (Systém zatiaľ nevie automaticky vzájomne započítať faktúry medzi sebou.)

Po vytvorení Pokladničného výdaja (platba dobropisu) na predvyplnených 175,20 EUR a Pokladničného príjmu (platba faktúry FV-3/2017) na predvyplnených 919,20 EUR sa všetky doklady javia ako plne zaplatené.

Obr. 6: Kniha faktúr vydaných
Obr. 6: Kniha faktúr vydaných
Obr. 7: Pokladničný výdaj
Obr. 7: Pokladničný výdaj

Hromadný dobropis je možné vytvoriť tiež „z druhej strany“ – v agende Dobropisy faktúr vydaných je k dispozícii nová funkcia NovýNový podľa vybraných faktúr. Funkcia vyvolá sprievodcu, v ktorom vyberiete faktúry, z ktorých chcete do hromadného dobropisu načítať riadky. Výsledok bude identický.

Podobným spôsobom je možné vytvárať hromadné opravné doklady tiež k pokladničným príjmom. V agende Pokladničné príjmy pribudla nová voľba VrátenieHromadné vrátenie pokladničného príjmu z označených dokladov pokladničný príjem, v agende Vrátenie pokladničných príjmov potom NovýNový podľa vybraných pokladničných príjmov. Princípy i postup sú podobné ako pri vytváraní hromadných dobropisov z faktúr.


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK