Šťasten ten, kdo je skrz mail pochopen

Vyřizování elektronické pošty v průměru zabírá 28 procent pracovního času, což znamená, že přes 11 hodin týdně strávíme psaním a čtením e-mailů. Jak tuto dobu zkrátit? Promyšlenou volbou slov. Čím jasněji se vyjádříme, tím méně jich budeme potřebovat.

Na celém světě se denně zpracuje přes 290 miliard e-mailů, v roce 1971 se ale poslal jen jeden. Ten úplně první. Kdo tehdy klikl na tlačítko send? Programátor Ray Tomlinson, toho času vývojář sítě ARPANET, který se ve svém volnu věnoval vlastnímu projektu “SNDMSG”. Inovátor vymyslel také znak @ pro oddělení jména a lokace a pomohl definovat základní strukturu e-mailu včetně předmětu – klíčového faktoru, který má lví podíl na tom, zda adresát poštu otevře nebo ne.

Předmět plní stejnou funkci jako novinový titulek nebo název knížky. Naznačuje obsah a usnadňuje čtenářovo rozhodnutí, zda má zrovna této poště věnovat pozornost. Dejte si tedy práci, aby byl konkrétní, tak akorát dlouhý (cca 40 znaků/sedm slov) a bez vykřičníku – znaku, který zbytečně vzbuzuje nervozitu. Vy přitom nechcete naléhat, nebo dokonce útočit. Potřebujete se domluvit. Ideální je, když hned prvním slovním spojením nastíníte, co máte na srdci. Čím rychleji osoba na druhé straně pochopí váš záměr, tím dříve se dočkáte odpovědi.

Dostáváme se k oslovení a tím také k počtu čárek. Když píšete kolegovi, se kterým si tykáte, stačí vám jedna: „Ahoj xxx,“. U víceslovných pozdravů napište dvě: „Dobrý den, pane/paní xxx,“.  Na čárky nezapomínejte ani ve větách. Když chybí, text se špatně čte. Vodítkem je vám počet sloves a také internetová jazyková příručka Akademie věd. Stačí zadat do vyhledávače, co vás trápí, a dostanete odpověď i s vysvětlením. Třeba také k podmiňovacímu způsobu, který si lidé tolik pletou. Vy už ale nebudete. Zapamatujte si kouzelnou formulku „Bych, bys, by, bychom, byste, by“ a navždy zapomeňte na „by jste“.

Než se pustíte do psaní samotného textu, podívejte se na sdělení očima adresáta. Když od něj žádáte informace, dotazujte se přesně. Potřebujete-li něco vysvětlit, pište s ohledem na jeho znalosti. Tím se vyhnete zdlouhavé výměně e-mailů s dalšími otázkami. Volte jednoduché věty s jasně daným podmětem, přísudkem a stěžejní myšlenkou. A pohlídejte si, že vět není více než pět, viz web five.sentenc.es. Každé z pravidel se ovšem může porušit, pokud je splněná jedna zásadní věc – odesílatel i adresát si navzájem rozumí, i když jejich pošta připomíná eseje nebo je plná vykřičníků.

Závěrem malá statistika, kdy se e-maily těší největší pozornosti. Většina studií se shoduje na úterku, za nímž následuje čtvrtek. Míra otevření je na vrcholu kolem desáté ráno, ale překvapivě dobře funguje také rozmezí od osmi večer do půlnoci. Důvod je jednoduchý. Až polovina lidí si poštu kontroluje v posteli.

Zdroje dat: The McKinsey Global Institute a The Radicati Group