Účetnictví za téměř půl roku jsme zvládli překlopit do Flexi během měsíce.

Dobrý Anděl od roku 2011 rozdělil více než miliardu a půl korun rodinám, které se starají o nemocného. Objem operací v posledních letech vzrostl natolik, že se nadace letos rozhodla z externích účetních služeb přejít na interní. Hlavní účetní Martina Hovorková v rozhovoru vysvětluje, proč si vybrali ABRA Flexi.

Každý první pracovní den v měsíci přerozdělíte všechny přijaté příspěvky. Jak známe z vašich reklam, do posledního haléře. Za letošní srpen to bylo 29 116 447, 36 korun. Jak Vám s tím ABRA pomáhá?

V minulosti jsme každou registraci upravovali ručně, což celý proces značně zpomalovalo a s rostoucím počtem registrovaných dárců už to ani dál nešlo. Proto jsme pár let zpět investovali do realizace portálu s daty v cloudu, který je přes API napojený na web Dobryandel.cz. Teď je všechno automatizované. Každý den děkujeme ABRA Software, jak pěkně to funguje.

Letos jste navíc z externích účetních služeb přešli na tzv. in house účetnictví. Proč jste si jako progam vybrali ABRA Flexi?

Vzhledem k nárůstu počtu operací v posledních letech už outsourcovaná služba přestávala být efektivní. Od roku 2018 také provozujeme malý e-shop pro radost dárcům - Dobrým andělům. Loni jsme se stali plátci DPH na tyto e-shopové transakce a zvýšily se tak požadavky na rychlejší zpracování provozních operací. U Flexi kromě napojení přes API oceňujeme zdánlivé detaily, které umí hodně pomoci – třeba napojení na rejstříky, odkud se aktualizují data našich dodavatelů, nebo rychlou přípravu kontrolního hlášení a přiznání k DPH.

V čem dalším Vám ABRA Flexi zjednodušilo práci?

Při implementaci nám nejvíce pomohly užitečné nástroje importu, zejména importů z excelových tabulek. Účetnictví za pět měsíců tohoto roku jsme tak převedli do ABRA Flexi, troufám si říci, v rekordním termínu jednoho měsíce, kdy nejvíce času samozřejmě zabralo prvotní nastavení. Při běžném provozu kromě již zmíněného importu, který využíváme pro převod e-shopových objednávek, je pro nás největší změnou agenda přijatých faktur. Ta nám umožňuje velmi rychle zpracovat jakýkoli příchozí doklad i jeho platbu.

Používáte desktop aplikaci nebo i nové webové rozhraní?

Desktopovou aplikaci využíváme zatím ve dvou, kolegyně zadává primární doklady a připravuje je pro platbu, já mám na starosti importy dokladů a jejich párování nebo měsíční uzávěrky. Další kolegyně využívá zatím pouze webovou aplikaci pro ověření a připodepsání faktur a různé náhledy. V budoucnu budou webovou aplikaci využívat také například externí auditoři, daňový poradce či spoluzakladatelé nadace, což nám velmi ulehčí každoroční proces auditu.

Jak vypadá Vaše představa účetnictví budoucnosti a jak ji ABRA Flexi splňuje?

Velmi oceňuji opravdu velkou integritu systému, kdy téměř vše je možné v systému změnit nebo zrušit tak, že nejsou narušeny vazby mezi tabulkami, což odpovídá představám o fungování účetních systémů ve 21. století. Velmi nám pomáhá, že si můžeme definovat uživatelské vazby mezi doklady a také skutečnost, že díky propracovanému systému příloh můžeme vést účetnictví bezpapírově, což ušetří čas, náklady, přírodu i třeba prostor v kanceláři.