Vyrábíte, ale nevidíte zakázku? To není řízení výroby

S Janem Vlnatým o tom, kdy výrobní firmě přestane stačit papír a Excel, co digitalizace výroby skutečně změní, proč si firmy do poptávek píší funkce, které nakonec nevyužijí, a na co se ptát dodavatele před podpisem smlouvy.

Jan Vlnatý vede implementační tým v jihočeské pobočce ABRA Software. Se svým týmem pomáhá firmám zavádět a rozvíjet systém ABRA tak, aby odpovídal jejich procesům, provozním potřebám a každodennímu řízení.

Výrobní firmy nezačínají řešit ERP systém proto, že chtějí být modernější. Začínají ho řešit ve chvíli, kdy přestávají mít zakázky pod kontrolou jen přes osobní domluvu, Excel a zkušenost několika klíčových lidí. Na první pohled může provoz fungovat: objednávky chodí, sklad vydává materiál, mistři rozdělují práci a výroba dodává hotové výrobky. Problém se ukáže až ve chvíli, kdy vedení potřebuje přesně vědět, kde zakázka je, co jí chybí, kdy bude hotová a jestli na ní firma vydělává.

• Kde přesně je tahle zakázka?
• Kdy bude hotovo?
• Co čeká na materiál?
• Kolik máme rozpracované výroby?
• Kolik nás stála práce, materiál a kooperace?
• A vydělali jsme na tom vůbec?

Proč výrobní firmy zvednou telefon

ERP systém se ve výrobní firmě nezačne řešit ze dne na den. Většinou tomu předchází období, kdy firma sice vyrábí, ale stále častěji naráží na limity dosavadního řízení. Zakázek přibývá, materiál se hůř hlídá, termíny se řeší operativně a skutečné náklady se dohledávají až zpětně.

Co je ten okamžik, kdy se vám výrobní firma ozve?

„Typicky ve chvíli, kdy vedení zjistí, že už nemá zakázku pod kontrolou jako celek. Obchod ví, co se slíbilo zákazníkovi. Výroba ví, co se právě děje v hale. Sklad ví, co fyzicky leží na regálech. Účetnictví vidí čísla až zpětně. Ale nikdo nemá jeden společný pohled na to, kde zakázka je, co chybí, kdy bude hotová a kolik už stojí.“

Tohle je bod, kdy přestává stačit interní komunikace, Excel a zkušenost několika klíčových lidí. Ne proto, že by lidé dělali svou práci špatně, ale proto, že firma vyrostla do velikosti a složitosti, kterou už nejde spolehlivě řídit bez provázaných dat.

Druhou oblastí je ekonomika zakázky

Firma často zná prodejní cenu, ale skutečný náklad dohledává až zpětně. Do výsledku přitom vstupuje materiál, práce, kooperace, zmetky, přepracování i změny cen. Pokud tato data nejsou propojená se zakázkou, zisk je spíš odhad než řízení.

„Najednou mají firmy potřebu sledovat, co kolik stojí. Jiná je hodinovka člověka při jedné činnosti, jiná při druhé. Prodejní cena musí dávat smysl proti nákladům. Výroba má být zisková, jinak firma jen zaměstnává lidi a stroje.“

Co firmu stojí, když nevidí zakázku jako celek

Když má Vlnatý pojmenovat nejčastější problém výrobních firem bez systému, nemluví jen o papíru. Mluví hlavně o tom, že informace o zakázce nejsou propojené.

„Obchod ví, co se slíbilo zákazníkovi. Sklad ví, co je fyzicky k dispozici. Výroba ví, co se právě děje v hale. Účetnictví vidí výsledek až zpětně. Ale pokud mezi těmito částmi není systémová vazba, firma nemá jeden společný pohled na zakázku.“

V praxi to znamená, že obchodník neumí spolehlivě potvrdit termín, sklad nemusí včas vidět budoucí potřebu materiálu, výroba řeší priority operativně a majitel dostává ekonomický výsledek pozdě. Firma sice vyrábí, ale stav zakázky, rozpracovanost, zdržení a skutečné náklady dohledává až ve chvíli, kdy je někdo potřebuje.

„Bez systému se často neřídí podle aktuálních dat, ale podle toho, co si lidé mezi sebou stihnou předat. A jakmile firma vyroste, začne být tenhle způsob řízení drahý.“

Ceny materiálu se mění rychleji než kalkulace

Výrazně se to ukazuje u materiálu. Firma nakoupí plech v lednu, ale vyrábí z něj až o několik měsíců později, kdy už může být cena úplně jinde. Pokud se skutečná nákupní cena nepropíše do zakázky, firma může dlouho prodávat s marží, která existuje jen v původní kalkulaci.

„V systému vidíte, za kolik jste materiál skutečně nakoupili a na jakou zakázku se spotřeboval. To je rozdíl proti situaci, kdy pracujete s cenou, která platila v době kalkulace, ale ne v době výroby.“

Přibude vám zadávání, ale díky tomu získáte kontrolu

Systém nepřinese hodnotu tím, že zrychlí každou fyzickou operaci v hale. Přinese ji tím, že zpřesní předávání informací, omezí ruční dohledávání, propojí sklad s výrobou a umožní vyhodnotit zakázku podle skutečných dat.

Kolik času firma digitalizací výroby ušetří?

„Samotná fyzická práce se systémem nezmizí. Svářeč bude svařovat, montážník bude montovat. Čas se šetří jinde: v předávání informací, v čekání, v obcházení haly, v přepisování a v opravách chyb.“

Ano, přibude disciplína v zadávání. Objednávky, materiál, výrobní příkazy, odvádění práce nebo příjem hotových výrobků musí být v systému správně evidované. Výměnou za to firma získá přehled, který z papíru, Excelu a telefonátů nikdy nevznikne.

„Je férové říct, že systém vyžaduje víc pořádku v datech. Ale právě díky tomu firma vidí, co se vyrábí, v jakém je to stavu, co to stojí a kde vzniká problém.“

Jak vypadá výroba ve funkčním systému

Důležitá zpráva pro firmy, které se bojí detailního plánování, zní: ne každá výrobní firma musí začínat kapacitním plánováním. Často dává větší smysl nejdřív dostat pod kontrolu samotnou realizaci výroby: co se má vyrobit, z čeho se bude vyrábět, kdo na tom pracuje, v jakém je zakázka stavu a kdy vznikne hotový výrobek.

Přijatá objednávka se promítne do požadavku na výrobu a následně do výrobního příkazu. Ten propojuje výrobek, množství, materiál, technologický postup, operace, pracoviště, termíny, skladové pohyby a vykazování práce. Po dokončení umožní vyhodnotit, co se skutečně vyrobilo, kolik to stálo a kde vznikly odchylky proti plánu.

Jak zjistíte skutečnou pracnost zakázky?

„Pokud práci neevidujete ke konkrétní zakázce a operaci, nevíte přesně, kolik času výroba opravdu zabrala. Máte normu, plán a zkušenost, ale ne skutečnost. V systému pracovník potvrdí zahájení a dokončení operace, případně vykáže hotové množství. Díky tomu se čas práce propíše přímo do výrobního příkazu a následně do vyhodnocení zakázky.“

Co firmy říkají pro roce užívání nového ERPu / nebo systému

Když se do firmy vrátíte rok po spuštění, co slyšíte?

„Firma začne mít zakázku pod kontrolou v celém jejím průběhu. Výroba ví, co má dělat, kancelář vidí rozpracovanost, sklad je navázaný na konkrétní výrobní příkazy a vedení má data, podle kterých může rozhodovat.“

Tohle je jádro celé změny. Firma nezačne nutně vyrábět rychleji v každé jednotlivé operaci. Začne se ale řídit podle dat. Vedení ví, co se vyrábí, v jakém je to stavu, kdy to bude hotové a co zakázka skutečně stojí. Rozhodování o cenách, sortimentu i investicích pak nestojí na dojmu z porady, ale na konkrétních číslech.

Kapacitní plánování chce každá druhá firma. Většina ho nepotřebuje hned

Když dojde na výběrová řízení, má Vlnatý jedno pozorování, které firmám šetří peníze už při psaní poptávky.

„Kapacitní plánování se v poptávkách objevuje velmi často. Ne vždy ale odpovídá tomu, co firma v první fázi skutečně potřebuje. Řada zadání je zbytečně široká a projekt tím prodražuje i prodlužuje.“

První krok nebývá plánovat výrobu na minuty. První krok je mít spolehlivá data o zakázkách, materiálu, výrobních příkazech, rozpracovanosti, práci a nákladech. Detailní řízení výroby v reálném čase je specializovaná disciplína. Pro některé firmy je zásadní, pro jiné zbytečně složitá v první fázi projektu.

Jak poznáte, jaký typ řízení výroby potřebujete

Nejdřív si ujasněte, kde ve vaší výrobě vzniká největší hodnota. U zakázkové a malosériové výroby bývá klíčové mít pod kontrolou celý tok zakázky: od objednávky přes materiál, výrobu a skutečné náklady až po expedici. Tam dává ERP největší smysl.

U velkosériové linkové výroby může být hlavní hodnotou maximální vytížení linky v reálném čase. V takovém případě už často nestačí běžné ERP a dává smysl specializované APS nebo MES řešení navázané na podnikový systém.

Vezměte k výběru někoho z výroby

Kdo ve výrobní firmě o novém systému rozhoduje? Formálně často majitel nebo vedení. Prakticky ale do rozhodnutí výrazně vstupuje člověk z provozu: vedoucí výroby, technolog nebo klíčový uživatel, který bude se systémem pracovat každý den.

„U výběru bývá vedoucí výrobního úseku nebo technolog. Většinou velmi rychle pozná, jestli systém a dodavatel jejich výrobě rozumí, protože zná konkrétní situace z provozu.“

Technolog nebo vedoucí výroby pozná, jestli dodavatel rozumí reálnému provozu, nebo jen ukazuje obecné obrazovky. Ptá se na operace, materiál, kooperace, zmetky, převody jednotek, změny postupu nebo práci se zbytky. Dobrý dodavatel takovou diskuzi vítá. Přivede výrobního konzultanta a místo obecné prezentace projde konkrétní tok zakázky: od objednávky přes sklad a výrobu až po expedici a vyhodnocení.

„Výrobní firma chce vždycky ukázku. Od přijaté objednávky až po hotový výrobek.“

Nespokojte se s prezentací funkcí. Chtějte průchod vaším procesem: objednávka, požadavek na výrobu, výrobní příkaz, sklad, výroba, expedice a vyhodnocení. Základní ekonomické agendy jsou důležité, ale u výrobního systému se rozhoduje hlavně na vazbě mezi zakázkou, skladem, výrobou, náklady a dohledatelností.

Pět kroků, než začnete vybírat výrobní systém

1. Popište skutečný průběh zakázky. Sepište, jak dnes zakázka firmou reálně prochází, od poptávky nebo objednávky přes přípravu výroby, materiál, realizaci, kontrolu kvality až po expedici. Neopisujte ideální stav. Popište, kdo co dělá, kde se informace předávají ručně a kde nejčastěji vzniká zdržení. Právě tento proces by vám měl dodavatel umět převést do systému.
2. Škrtejte. Rozhodněte, co potřebujete doopravdy. Pro většinu firem je první hodnotou evidence výroby, skutečné náklady, sklady a termíny. Kapacitní plánování na minuty si do zadání nepište jen proto, že to dělají ostatní. Předimenzované zadání prodražuje nabídky a prodlužuje projekt.
3. Nachystejte podklady. Připravte kusovníky, technologické postupy, jednotky a jejich převody, skladové karty, pracoviště, kooperace a pravidla pro práci s materiálem. Čím přesnější podklady, tím přesnější nabídku dostanete a tím dřív poznáte, kdo vaší výrobě rozumí.
4. Posaďte ke stolu výrobu. Přizvěte vedoucího výroby, technologa nebo klíčového uživatele. Dodavatel se připraví jinak a vy získáte posudek člověka, který pozná, jestli systém sedne na reálný provoz.
5. Chtějte ukázku, ne jen prezentaci. Nechte si ukázat celý proces od přijaté objednávky po hotový výrobek na skladě, včetně práce skladu, výroby, kvality a vyhodnocení zakázky. Ptejte se i na integrace, tiskové výstupy pro provoz a podporu po spuštění.

Nejčastější otázky k digitalizaci výroby

Závěr

Výrobní firmy nepřecházejí na ERP proto, aby nahradily papír obrazovkou. Přecházejí ve chvíli, kdy potřebují dostat pod kontrolu celý tok zakázky: od objednávky přes materiál, výrobu, kvalitu a sklad až po skutečné náklady a marži.

Papír, Excel a osobní domluva mohou fungovat určitou dobu. Jakmile ale firma vyroste, začnou vznikat slepá místa. Informační systém tato místa propojí do jednoho řízeného procesu. Firma díky tomu nezačne jen jinak evidovat výrobu. Začne vidět, co se v ní skutečně děje.

Chcete si nejdřív ověřit, jak jste na tom? Projděte si krátký test pěti problémů, podle kterých poznáte, že vaše výroba přerostla papír, Excel a ruční řízení.