O produktech

Vyřizujte objednávky a vystavujte faktury rychle a efektivně

18. 4. 2019
Zlepšení prodejů.

Veškeré obchodní aktivity každé firmy vedou ke společnému cíli – vytvoření objednávky a následnému vystavení faktury za prodané zboží. Objednávky v systému ABRA Gen vznikají různou cestou. Kromě ručního zadávání je možné objednávky importovat z elektronických zdrojů, automaticky je přijímat z e-shopu nebo od obchodníků v terénu z aplikace Mobilní CRM nebo je vytvářet z připravených obchodních nabídek.

Ukážeme vám několik tipů, jak proces od objednávky až po fakturu zefektivnit.

Řízení objednávky přijaté

  • Pokud jste zákazníkovi připravili na míru obchodní nabídku, lze z ní přímo vytvořit objednávku přijatou. Objednávky mohou vznikat také přímou cestou z e-shopu nebo od obchodníků v terénu z aplikace Mobilní CRM.
  • Objednávky podobně jako skladové doklady řídíte pomocí definovatelných stavů. Díky nové vizualizaci stavů (bude dostupná v některé z chystaných verzích) ihned vidíte, zda se jedná o novou objednávku nebo je ve stavu k vyskladnění nebo expedováno.

Vizualizace stavu objednávek.

  • Stav objednávky lze provázat s vystavením zálohové listu. Po jeho uhrazení se pak automaticky změní objednávka do stavu k vyskladnění.
  • Pokud potřebujete objednávku vystavit v jiné měně, než byla ve výchozí nabídce, využijte rychlého průvodce pro přepočet dokladu, který přepočte cenu dle stanoveného kurzu na všech řádcích vč. hlavičky.
  • V objednávkách lze na určitou dobu rezervovat jednotlivé položky a přiřadit jim určitou prioritu. Tím lze zboží zajistit přednostně pro vybrané zákazníky.
  • Objednávky, faktury i další doklady lze hromadně importovat pomocí doplňku Import dokladů z XML.
  • V seznamu objednávek lze propojením na modul SCM zobrazit aktuální pokrytí jednotlivých objednávek.
  • Pokud dodržujete správné workflow při vytváření dokladů, na záložce x-vazby získáte perfektní přehled o dokladu, z něhož objednávka vznikla, i o všech návazných dokladech.

Přehled souvisejících dokladů na záložce X-vazby.

Rychlé vystavování faktur

  • Prodejní proces se uzavře vytvořením faktury. Podnětem k fakturaci může být změna objednávky do stavu expedováno. Vystavená faktura zohledňuje platbu ze zálohového listu.
  • Každá faktura obsahuje číslo střediska i příslušnou dimenzi (např. jméno obchodníka), která byla přidělena již prvotnímu dokladu (např. nabídce). Tím je možné snadno vytvářet přehledy za jednotlivé dimenze, které jsou pro vás důležité.

Číslo střediska a přidělená dimenze se na fakturu přenáší z prvotního dokladu.

  • Práci s fakturami vám významně usnadní praktické doplňky:
    Hromadná fakturace slouží k snadné tvorbě faktur z objednávek přijatých nebo dodacích listů.
    Hromadné zpracování faktur a záloh plně automatizuje proces odesílání faktur a jiných dokladů.
    Billing automatizuje generování pravidelných dokladů za určité období.

Efektivní správa pohledávek

Způsobů, jak pracovat s pohledávkami existuje v ABRA Gen několik. Efektivním příkladem je využití tzv. ABRA schránky. Pokud v seznamu faktur vyfiltrujete všechny nezaplacené faktury a označíte je, po stisknutí pravého tlačítka můžete záznamy uložit do ABRA schránky. Vyberte možnost Firma ze záznamů Faktury vydané, což vám posléze umožní vybrané firmy oslovit.

Uložení vybraných firem do ABRA schránky.

V Adresáři firem pak následně kliknutí pravého tlačítka a volbou Označit podle ABRA schránky označíte vybrané firmy. Následně můžete firmy oslovit e-mailem nebo s nimi zahájit vymáhání.

Označení firem podle ABRA schránky.

Výhodou ABRA schránky je možnost uložení obsahu do souboru nebo jako nového omezení, s nímž může následně rychle pracovat osoba, která se věnuje urgencím či vymáháním pohledávek.

S automatickým vytvářením upomínek na nezaplacené faktury vám pomůže doplněk Řízení pohledávek a automatické upomínky.


Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ