Vyřizujte objednávky a vystavujte faktury rychle a efektivně

Veškeré obchodní aktivity každé firmy vedou ke společnému cíli – vytvoření objednávky a následnému vystavení faktury za prodané zboží. Objednávky v systému ABRA Gen vznikají různou cestou. Kromě ručního zadávání je možné objednávky importovat z elektronických zdrojů, automaticky je přijímat z e-shopu nebo od obchodníků v terénu z aplikace Mobilní CRM nebo je vytvářet z připravených obchodních nabídek.

Ukážeme vám několik tipů, jak proces od objednávky až po fakturu zefektivnit.

Řízení objednávky přijaté

• Pokud jste zákazníkovi připravili na míru obchodní nabídku, lze z ní přímo vytvořit objednávku přijatou. Objednávky mohou vznikat také přímou cestou z e-shopu nebo od obchodníků v terénu z aplikace Mobilní CRM.
• Objednávky podobně jako skladové doklady řídíte pomocí definovatelných stavů. Díky nové vizualizaci stavů (bude dostupná v některé z chystaných verzích) ihned vidíte, zda se jedná o novou objednávku nebo je ve stavu k vyskladnění nebo expedováno.

• Stav objednávky lze provázat s vystavením zálohové listu. Po jeho uhrazení se pak automaticky změní objednávka do stavu k vyskladnění.
• Pokud potřebujete objednávku vystavit v jiné měně, než byla ve výchozí nabídce, využijte rychlého průvodce pro přepočet dokladu, který přepočte cenu dle stanoveného kurzu na všech řádcích vč. hlavičky.
• V objednávkách lze na určitou dobu rezervovat jednotlivé položky a přiřadit jim určitou prioritu. Tím lze zboží zajistit přednostně pro vybrané zákazníky.
• Objednávky, faktury i další doklady lze hromadně importovat pomocí doplňku Import dokladů z XML.
• V seznamu objednávek lze propojením na modul SCM zobrazit aktuální pokrytí jednotlivých objednávek.
• Pokud dodržujete správné workflow při vytváření dokladů, na záložce x-vazby získáte perfektní přehled o dokladu, z něhož objednávka vznikla, i o všech návazných dokladech.

Rychlé vystavování faktur

• Prodejní proces se uzavře vytvořením faktury. Podnětem k fakturaci může být změna objednávky do stavu expedováno. Vystavená faktura zohledňuje platbu ze zálohového listu.
• Každá faktura obsahuje číslo střediska i příslušnou dimenzi (např. jméno obchodníka), která byla přidělena již prvotnímu dokladu (např. nabídce). Tím je možné snadno vytvářet přehledy za jednotlivé dimenze, které jsou pro vás důležité.

• Práci s fakturami vám významně usnadní praktické doplňky:
  Hromadná fakturace slouží k snadné tvorbě faktur z objednávek přijatých nebo dodacích listů.
  Hromadné zpracování faktur a záloh plně automatizuje proces odesílání faktur a jiných dokladů.
  Billing automatizuje generování pravidelných dokladů za určité období.

Efektivní správa pohledávek

Způsobů, jak pracovat s pohledávkami existuje v ABRA Gen několik. Efektivním příkladem je využití tzv. ABRA schránky. Pokud v seznamu faktur vyfiltrujete všechny nezaplacené faktury a označíte je, po stisknutí pravého tlačítka můžete záznamy uložit do ABRA schránky. Vyberte možnost Firma ze záznamů Faktury vydané, což vám posléze umožní vybrané firmy oslovit.

V Adresáři firem pak následně kliknutí pravého tlačítka a volbou Označit podle ABRA schránky označíte vybrané firmy. Následně můžete firmy oslovit e-mailem nebo s nimi zahájit vymáhání.

Výhodou ABRA schránky je možnost uložení obsahu do souboru nebo jako nového omezení, s nímž může následně rychle pracovat osoba, která se věnuje urgencím či vymáháním pohledávek.

S automatickým vytvářením upomínek na nezaplacené faktury vám pomůže doplněk Řízení pohledávek a automatické upomínky.