O produktech

Vytváření hromadných dobropisů z označených faktur vydaných

31. 5. 2021
Efektivní zpracování účetnictví v ERP ABRA Gen

Vystavování dobropisů k fakturám vydaným patří k běžným činnostem obchodníků či pracovníků reklamačního oddělení téměř v každé firmě. Aby byla příprava těchto opravných daňových dokladů maximálně efektivní, rozšířili jsme stávající funkcionalitu o možnost jednoduchého vytváření hromadných dobropisů z několika různých faktur.

Technologická poznámka: Od verze ABRA Gen 21.1 již při vystavování dobropisu nedochází k importu údajů ze zdrojového dokladu (faktury) do dobropisu a jejich následnému přepočítávání, ale používá se obecný mechanizmus čerpání částek na úrovni řádků. Čerpat je možné celou částku řádku faktury v lokální měně, po uplatnění všech slev. Podrobnosti o změně mechanizmu naleznete v online nápovědě.

Díky této změně můžete do jednoho dokladu typu Dobropis faktury vydané importovat částky z řádků několika různých Faktur vydaných, a to i v případě, že se zdrojové faktury v některých atributech liší (například mohou používat odlišný slevový mechanizmus).

Jak na hromadné dobropisy v ABRA Gen?

Proces vytváření hromadných dobropisů si ukážeme na názorném příkladu.

Firma provádějící tesařské práce se dohodla s místním prodejcem stavebnin, že od něj bude průběžně nakupovat materiál na zakázky s možností nevyužitý materiál vracet. Vrácený materiál budou stavebniny dobropisovat.

V květnu 2021 uskutečnil tesař celkem tři nákupy, ve kterých postupně odebral následující materiál:

Obr.1: Seznam faktur se zakoupeným materiálem.
Obr.1: Seznam faktur se zakoupeným materiálem.

První dvě faktury tesař uhradil v plné výši. Třetí faktura FV-17/2021 dosud uhrazena nebyla.

V červnu tesař opět přišel do stavebnin, aby vrátil nespotřebovaný materiál a uhradil poslední fakturu. Vrácený materiál:

Obr.2: Vrácený materiál
Obr.2: Vrácený materiál

Prodejce v systému ABRA Gen v agendě Faktury vydané označí všechny tři faktury vystavené v lednu a aplikuje na ně funkci Hromadný dobropis z označených faktur vydaných.

Obr.3: Vytvoření hromadného dobropisu z označených faktur
Obr.3: Vytvoření hromadného dobropisu z označených faktur

Otevře se průvodce, pomocí kterého prodejce vytvoří hromadný dobropis. Do dobropisu se automaticky vloží řádky ze všech vybraných faktur.

Prodejce v rozeditovaném dobropisu vybere řádky obsahující položky, které bude dobropisovat. Ostatní řádky odstraní. Na zbylých řádcích patřičně sníží množství, aby odpovídalo množství vráceného materiálu. V případě potřeby může upravit i předvyplněné ceny. Výsledný dobropis může vypadat následovně:

Obr.4: Výsledný dobropis
Obr.4: Výsledný dobropis

Poznámky:

  • U trámové botky byla na faktuře 10% řádková sleva. Proto se jako jednotková cena při čerpání částky faktury předvyplnila jednotková částka 45 (na faktuře bylo 50).
  • Prodejní cena trámů 10×10 byla na začátku května 280 Kč za metr. V průběhu měsíce došlo ke zdražení a při posledním nákupu byla cena 320. Prodejce při vytváření dobropisu zvolil „střední“ cenu 300 Kč za metr.

Podle množství na řádcích dobropisu a odkazů na faktury a jejich dodacích listů vznikly automaticky doklady typu Vratka dodacích listů, kterými se dobropisovaný materiál vrátí zpátky na sklad prodejny stavebnin.

Po vytvoření dobropisu se faktury FV-15/2021 a FV-16/2021 jeví jako přeplacené – tesař je původně uhradil v plné výši a nyní jsou částečně dobropisované. FV-15/2021 je přeplacená o 3 630 Kč, FV-16/2021 o 786,50 Kč. Dosud neuhrazená faktura FV-17/2021 má nedoplatek 23 171,50 Kč.

Pokud při ukládání dobropisu prodejce zatrhne možnost Vytvořit vzájemné zápočty (v editovaném dobropisu nad tlačítkem Uložit), systém ABRA Gen automaticky vygeneruje vzájemný zápočet a započte částku 7 441,50 Kč mezi dokladem dobropisu a FV-17/2021. Platební bilance FV-17/2021 bude následující:

Obr.5: Platební bilance
Obr.5: Platební bilance

Zákazník – tesař tedy poslední fakturu uhradí částkou sníženou o dobropisovanou část (20 399,92 Kč).

Stavebniny vrátí zákazníkovi částku 4 416,50 Kč (například Pokladním výdejem). Tato částka odpovídá částkám z řádků dobropisu, které se odkazující na faktury FV-15/2021 a FV-16/2021. (Systém zatím neumí automaticky vzájemně započítat faktury mezi sebou.)

Po vytvoření Pokladního výdeje (platba dobropisu) na předvyplněných 4 416,50 Kč a Pokladního příjmu (platba faktury FV-17/2017) na předvyplněných 23 171,50 Kč se všechny doklady jeví jako zcela zaplacené.

Obr.6: Kniha faktur vydaných
Obr.6: Kniha faktur vydaných
Obr.7: Pokladní výdej
Obr.7: Pokladní výdej

Hromadný dobropis je možné vytvořit také „z druhé strany“ – v agendě Dobropisy faktur vydaných je k dispozici nová funkce NovýNový podle vybraných faktur. Funkce vyvolá průvodce, ve kterém vyberete faktury, ze kterých chcete do hromadného dobropisu načíst řádky. Výsledek bude identický.

Obdobným způsobem je možné vytvářet hromadné opravné doklady také k pokladním příjmům. V agendě Pokladní příjmy přibyla nová volba VráceníHromadné vrácení pokladního příjmu z označených dokladů pokladní příjem, v agendě Vrácení pokladních příjmů pak NovýNový podle vybraných pokladních příjmů. Principy i postup jsou obdobné jako při vytváření hromadných dobropisů z faktur.


Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ