Home office: pravidla pro fungování ve firmě

Současná bezpečnostní opatření v souvislosti s koronavirem vyžadují od všech firem zajistit zvýšenou míru práce z domova. Stanovte zaměstnancům přesná pravidla pro práci z domova a přizpůsobte tomu některé vnitřní procesy. Jak na to?

Pro koho je home office doporučený:

Home office je doporučený pro zaměstnance, kteří vykonávají samostatně duševní práci, ke které potřebují pouze počítač, případně internet a některé cloudové služby.

Pokud zaměstnanec vykonává manuální práci nebo nemá doma pro práci klidné podmínky, není pro něj home office vhodný.

Pravidla práce na home office z pohledu zaměstnance

• Vytvořte si doma prostor, který využijete pouze k práci. Myslete na to, co je kolem vás – pokud telefonujete nebo se účastníte videohovoru, vše může být vidět a slyšet.
• Snažte se dodržovat svůj běžný pracovní režim, nerozptylujte se ničím.
• Svoji práci si plánujte – základní plán na týden dopředu, detailní plán vždy na den dopředu. Tento plán sdílejte/konzultujte/tvořte se svým nadřízeným.
• Buďte dostupní pro své kolegy i zákazníky, využívejte chat a video hovory.
• Během video hovorů a chatů mějte přehled, kdo se jich účastní a jaké citlivé informace v dané chvíli sdílíte.
• Na konci každého dne sepište, na čem jste pracovali a co jste udělali, tyto informace sdílejte se svým nadřízeným případně s celým týmem, pokud ho to ovlivňuje. Pro evidenci času využijte nástroje pro timetracking.
• Dokumenty sdílejte na cloudových uložištích, ať k nim mají přístup kolegové, kteří s nimi potřebují pracovat také.

Pravidla práce na home office z pohledu manažera

• Každé ráno zorganizujte krátký video hovor s každým podřízeným, který je na home office. Na něm zrekapitulujte jeho práci za předchozí den a domluvte plán práce na další den. Pokud to není možné, mějte alespoň přehled o plánu práce každého takového podřízeného a tyto plány včas korigujte. Vyžadujte také po každém podřízeném denní report práce.
• Dle potřeby pořádejte krátké meetingy celého týmu videokonferenční formou, průběžně se informujte o dění v týmu a rekapitulujte si výsledky práce týmu.

Pravidla pro ty, kteří jsou v kanceláři

Pro ty z kolegů, kteří nejsou na home office, by měla platit v době pandemie, kromě běžných hygienických pravidel, která najdete na odkaze níže, tato pravidla:

• Pokud to jde, cestujte autem nikoliv MHD.
• Držte si odstup od svého okolí, doporučená bezpečná vzdálenost je 2-4 metry, využívejte co největší místnosti (co nejvíce se rozptylte do prostoru).
• Nepodávejte si ruce, zdravte se pokynutím ruky.
• Meetingy přesuňte do virtuálního prostoru (videokonference, chaty), potkávejte se co nejméně.
• Schůzky, které nejde přesunout na web, co nejvíce zkraťte a maximálně omezte počet účastníků.
• Co nejvíce větrejte.
• Povinně používejte desinfekci, tu nechte přímo u vstupu do kanceláře.
• Pravidelně desinfikujte povrchy, kterých se dotýká více lidí (kliky, madla atd.).

Informace Ministerstva zdravotnictví: https://koronavirus.mzcr.cz/

Prostudujte si také náš návod, jaké softwarové nástroje zvolit.