Outsourcing účetnictví šetří čas i peníze

Najít kvalitní účetní není snadné. Svoje o tom ví snad každý podnikatel. Zároveň také ví, že kvalita účetních služeb je pro hladký běh podnikání klíčová. Ne vždy však lze potřebnou kvalitu zajistit interně, a nefunkční účetní oddělení může podnikání dokonce vážně ohrozit.

Hledání kvalitních účetních služeb

Účetnictví je jednou z oblastí, kde firmy nejčastěji vyhledávají pomoc zvenčí. Dlouhodobě se jim osvědčuje úspora času i nákladů a spolupráce s profesionály, kteří jim garantují, že jejich účetní agenda bude vždy v pořádku, zpracovaná včas a bez zbytečných nákladů.

Svoji zkušenost v této oblasti shrnul Petr Beneš ze společnosti AGRO AQUA PRO s.r.o., která se dlouhodobě spoléhá na outsourcing účetních služeb ABRA Software: „Už dříve jsme vždy využívali outsourcing účetních služeb. Vyhovovala nám jednoduchost řešení účetnictví a větší právní i daňové zázemí účetní firmy, díky němuž rychle dostaneme řešení a odpovědi na specifické otázky,“ a srovnal také zkušenost s vedením účetnictví interně, tedy tzv. in-house: „U jedné z našich firem jsme se zkusili vrátit k vedení účetnictví in-house, ale nevyhovovalo nám to jak po stránce hledání kvalitní účetní, tak kvůli nedostatečnému rozhledu a schopnosti reakce na naše požadavky. Po roce jsme se opět vrátili k outsourcingu a jsme takto spokojení a v pohodě.“

Rizika interního vedení účetnictví

Často jsou zaměstnanci v účtárně příliš vytížení a nestíhají nejen potřebné úkony či komunikaci s úřady, ale především nezvládají sledovat aktuální změny v legislativě. To může přinášet nejen rizika postihů, ale kvůli chybějící optimalizaci také další zbytečné výdaje. Mnoho podnikatelů také v důležitých chvílích zjistí, že se k nim nedostávají všechny potřebné informace a že komunikace s účtárnou zdaleka není tak transparentní, jak je třeba. Může dokonce dojít i k úniku citlivých dat nebo závažným chybám, za které pak nese odpovědnost podnikatel sám, přestože je nezpůsobil.

Výhody outsourcingu účetních služeb

Tomu všemu se dá předejít volbou vhodného poskytovatele účetních služeb. Externí služba může probíhat buď přímo u podnikatele, tedy na vlastní firemní technice a softwaru, nebo zcela externě, kdy představuje další úspory nákladů za údržbu či nákup licencí a nabízí vyšší míru ochrany citlivých dat.

Skladbu outsourcovaných služeb lze přizpůsobit potřebám firmy a může obsahovat různou kombinaci úkonů od zadávání dokladů a účtování rutinních či složitých operací, přes sestavování DPH či ostatních daňových přiznání až po metodické služby, optimalizaci procesů po zpracování statistik či reporting. Součástí služeb může být také kompletní vedení personalistiky a mezd.

Převzetí účetnictví externí firmou není složité ani zdlouhavé: „Předali jsme účetním z ABRA Software veškeré potřebné podklady a informace o procesech v naší firmě, dohodli si formy spolupráce a kompetencí, po kontrole dokladů od účetní firmy jsme podepsali smlouvu a začali. Šlo to poměrně hladce,“ potvrzuje Petr Beneš a dodává: „Celý proces předání zabral zhruba půl roku vč. pochopení a vyjasnění si jednotlivých procesů mezi námi.“

Vyšší kvalita a menší riziko

V každém případě na sebe externí dodavatel přebírá odpovědnost za správnost všech provedených úkonů, ručí za případné chyby a díky nezávislosti na organizační struktuře firmy nabízí významně vyšší míru diskrétnosti, transparentnosti a ochrany svěřených informací.

Kromě vedení účetnictví a mzdové agendy často poskytovatelé nabízí i další služby v oblasti financí a hospodaření, takže je skladba služeb komplexnější a nabízí lepší přehled o životě a možnostech firmy. Odborné, personální a technické zázemí externí účetní firmy je také zárukou vyšší rychlosti při zpracování podkladů i v komunikaci s úřady, flexibility a dokonalého aktuálního přehledu o právních požadavcích. „Spolupráce už probíhá v podstatě automaticky, obě strany vědí, co mají dělat a jaké podklady dodávat, co schvalovat a co může probíhat automaticky. Další výhoda je právní a účetní podpora u specifických účetních operací,“ potvrzuje Petr Beneš.

Úspora nákladů a plná podpora v otázce daní

V porovnání s náklady na vlastní účetní oddělení je outsourcing účetních služeb zpravidla významně úspornější variantou, navíc díky dokonalé znalosti všech možností a proaktivním návrhům na optimalizaci daňových a účetních procesů přináší další úspory. Petr Beneš konkrétně uvádí: „Jelikož platíme za skutečně odvedenou práci, nikoliv celého zaměstnance na plný úvazek, přináší nám to měsíčně úsporu cca 15 000 Kč, za rok je to 180 000 Kč. Další výhodou je, že máme díky tomu volné pracovní místo pro obchodní oddělení a můžeme se více věnovat poptávkám a zakázkám.“