Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten von ABRA Software / ABRA Software AG im Rahmen der DSGVO

Version 11.09.2019

Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten für Kunden von ABRA Software gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates 2016/679 (DSGVO), herausgegeben von ABRA Software, Unternehmensnr. 25097563, USt.-ID CZ25097563, mit Geschäftssitz in Jeremiášova 1422/7b, Prag 13, 15500, Tschechische Republik („Unternehmen“) bzw. ABRA Software AG, CHE-236.690.13, Industriestrasse 26, 8404 Winterthur. Die beiden Unternehmen werden nachfolgend als ABRA Software aufgeführt. Das Ziel dieser Grundsätze ist es, Informationen darüber bereitzustellen, welche personenbezogenen Daten ABRA Software als Verantwortlicher („Verantwortlicher“) über natürliche Personen bei der Lieferung und Bereitstellung von Dienstleistungen, dem Verkauf von Waren, beim Besuch von Websites, die von ABRA Software betrieben werden, und bei Kontakten mit vorhandenen oder potenziellen Kunden verarbeitet, für welche Zwecke und wie lange ABRA Software diese personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften verarbeitet sowie an wen und aus welchen Gründen ABRA sie weitergeben kann. Außerdem sollen sie darüber informieren, welche Rechte natürliche Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben. Diese Grundsätze sind ab dem 25. 5. 2018 wirksam und werden im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (allgemeine Datenschutzgrundverordnung) („Verordnung“ oder „DSGVO“) herausgegeben.

1. Kategorien personenbezogener Daten

Als personenbezogene Daten gelten jegliche Informationen, die sich auf natürliche Personen beziehen, die das Unternehmen ABRA Software identifizieren kann. Im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen und dem Verkauf von Waren kann es von Seiten des Unternehmens ABRA Software zur Verarbeitung folgender Kategorien personenbezogener Daten kommen.

1.1. Grundlegende persönliche Identifikations- und Adressdaten

Diese Daten sind für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags notwendig. Es handelt sich insbesondere um folgende Angaben:

  • akademischer Titel
  • Vor- und Nachname
  • Firma
  • Unternehmensnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Wohnsitz
  • Geschäftssitz
  • Rechnungsanschrift
  • Postanschrift
  • Bankverbindung

1.2. Kontaktdaten

Die Daten sind dazu notwendig, um betroffene Personen zu kontaktieren. Es handelt sich insbesondere um folgende Angaben:

  • akademischer Titel
  • Vor- und Nachname
  • Telefonnummer
  • Postanschrift
  • E-Mail-Adresse

1.3. Daten über die erworbenen Waren, bestellten Dienstleistungen, die Nutzung von Dienstleistungen und die Zahlungsmoral

  • Art und Spezifikation der erbrachten Dienstleistungen oder Waren
  • Volumen der erbrachten Dienstleistungen und deren Preis
  • Informationen zur Zahlungsmoral

1.4. Daten aus der Kommunikation zwischen ABRA Software und dem Kunden

Diese Daten entstehen bei der Kommunikation zwischen ABRA Software und dem Kunden im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen. Es handelt sich um Aufzeichnungen der persönlichen Kommunikation mit dem Kunden, die schriftliche und elektronische Kommunikation mit dem Kunden und Aufzeichnungen von Hotline-Telefongesprächen zwischen dem Kunden und ABRA Software Informationen, die im Rahmen von Anforderungen über das Kundenportal eingegeben werden, werden nicht als personenbezogene Daten betrachtet und werden nicht als solche verarbeitet.

1.5. Daten, die auf der Grundlage einer Einverständniserklärung mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verarbeitet werden

Die Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Erfüllung des Vertrags oder der rechtlichen Pflichten oder dem Schutz berechtigter Interessen von ABRA Software nicht unabdingbar notwendig, ihre Verarbeitung ermöglicht es ABRA Software jedoch, seine Dienstleistungen zu verbessern und die Kunden ggf. über Angebote zu informieren, die für sie geeignet sind. Die personenbezogenen Daten werden nur im Fall der Einwilligung verarbeitet und können während der Geltungsdauer dieser Einwilligung verarbeitet werden. Es handelt sich insbesondere um Folgendes:

  • Nutzung der Kontaktdaten für Marketingzwecke (Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketing- und Geschäftszwecke)
  • Aufzeichnungen zum Verhalten auf den Websites, die von ABRA Software verwaltet werden; diese werden aus Cookies gewonnen, sofern diese im Web-Browser zugelassen wurden (sie werden zur Verbesserung des Betriebs der genannten Websites und für Internet-Werbung verwendet; im Fall der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketing- und Geschäftszwecke werden diese Angaben zusammen mit den anderen personenbezogenen Daten zu diesem Zweck verarbeitet)

2. Zweck, rechtliche Gründe und Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt vom Verarbeitungszweck ab. Für einige Zwecke können die Daten direkt auf der Grundlage eines Vertrags, berechtigter Interessen von ABRA Software oder von Rechtsvorschriften (ohne Einwilligung) verarbeitet werden, für andere Zwecke nur auf der Grundlage einer Einwilligung.

2.1. Verarbeitung aufgrund der Erfüllung eines Vertrags, gesetzlicher Pflichten und berechtigter Interessen von ABRA Software

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung eines Vertrags, die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten und berechtigten Interessen von ABRA Software notwendig sind, ist verpflichtend. Ohne Bereitstellung der personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken wäre es nicht möglich, Dienstleistungen bereitzustellen. Zur Verarbeitung personenbezogener Daten für diese Zwecke benötigen wir keine Einwilligung. Der Verarbeitung aufgrund der Erfüllung von Verträgen oder von gesetzlichen Pflichten kann nicht widersprochen werden. Es handelt sich insbesondere um folgende grundlegenden Teilzwecke:

  • Lizenzgewährung (Vertragserfüllung)
  • Bereitstellung von Lizenzdienstleistungen von ABRA-Software (Vertragserfüllung)
  • Bereitstellung aller Dienstleistungen zur ABRA-Software (Vertragserfüllung)
  • Abrechnung von Dienstleistungen (Vertragserfüllung)
  • Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Steuerpflichten (Erfüllung gesetzlicher Pflichten)
  • Zwecke gemäß Sondergesetzen für die Bedürfnisse von Strafverfahren und für die Erfüllung von Kooperationspflichten mit der lokalen Polizei (Erfüllung gesetzlicher Pflichten)
  • Aufzeichnung und Überwachung von Gesprächen mit der Kundenhotline (Vertragserfüllung)
  • Prozesse im Zusammenhang mit der Kundenidentifikation (Vertragserfüllung)
  • Eintreibung von Forderungen gegenüber dem Kunden und andere Kundenstreitigkeiten (berechtigtes Interesse)
  • Sicherstellung von Beweisen im Fall der Notwendigkeit, die Rechte von ABRA Software zu verteidigen (berechtigtes Interesse)
  • Schuldnererfassung (berechtigtes Interesse)

Die personenbezogenen Daten für diese Tätigkeiten werden in dem Umfang, der für die Erfüllung dieser Tätigkeiten notwendig ist, und für den Zeitraum, der zu ihrer Erzielung notwendig oder direkt in den Rechtsvorschriften festgelegt ist, verarbeitet. Die grundlegenden Fristen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind unten aufgeführt. Anschließend werden diese personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert. Bei Kunden, denen ABRA Software eine Lizenz für die ABRA-Software gewährt hat, ist ABRA Software berechtigt, ihre grundlegenden Personen-, Identifikations- und Kontaktangaben, Angaben über Dienstleistungen und Angaben aus ihrer Kommunikation mit ABRA Software für den Zeitraum des Schutzes geistigen Eigentums in der Kundendatenbank zu verarbeiten. Bei Dienstleistungskunden ist ABRA Software berechtigt, wenn diese Kunden alle Verpflichtungen ihr gegenüber erfüllt haben, ihre grundlegenden Personen-, Identifikations- und Kontaktangaben, Angaben über Dienstleistungen und Angaben aus ihrer Kommunikation mit ABRA Software für einen Zeitraum von 4 Jahren ab dem Ende des letzten Vertrags mit ABRA Software in der Kundendatenbank zu verarbeiten. Wenn Waren von ABRA Software gekauft werden, ist ABRA Software berechtigt, die grundlegenden Personen-, Identifikations- und Kontaktangaben des Kunden, Angaben zu den Waren und Angaben aus der Kommunikation zwischen dem Kunden und ABRA Software für einen Zeitraum von 4 Jahren ab dem Ablauf der Gewährleistungsfrist für die Waren zu verarbeiten. Im Falle von Verhandlungen zwischen ABRA Software und potenziellen Kunden über den Abschluss eines Vertrags, bei denen es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt, ist ABRA Software berechtigt, die bereitgestellten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 3 Monaten ab der letzten Verhandlung zu verarbeiten. Von ABRA Software ausgestellte Rechnungen werden im Einklang mit dem Obligationenrecht für einen Zeitraum von 10 Jahren ab ihrer Ausstellung archiviert. Da ein rechtlicher Grund für die Ausstellung von Rechnungen nachgewiesen werden können muss, werden auch Verträge mit den Kunden für einen Zeitraum von 10 Jahren ab dem Ende des Vertrags archiviert.

2.2. Verarbeitung der Daten von Dienstleistungskunden von ABRA Software

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Produkten und Dienstleistungen von ABRA Software kann ABRA Software die Kontaktdaten zum Versand von Informationen zu diesen genutzten Produkten und Dienstleistungen verwenden, wobei der Kunden auswählen kann, ob er überhaupt Informationen erhalten möchte und welche Informationen er erhalten möchte. Vorrangig handelt es sich um die Erstellung eines geeigneten Produkt- und Dienstleistungsangebots von ABRA Software. im Zusammenhang mit den genutzten Produkten und Dienstleistungen mit Ansprache des Kunden, und zwar telefonisch, schriftlich (einschließlich angefügter Informationen zur Abrechnung), mittels Internet-Werbemitteln und in Form von elektronischer Kommunikation über die Kontaktangaben.

2.3. Verarbeitung der Daten von betroffenen Personen, die eine Einwilligung zur elektronischen Marketing-Kontaktaufnahme gegeben haben

Bei betroffenen Personen, die eine Einwilligung zur elektronischen Marketing-Kontaktaufnahme aktiv oder stillschweigend gegeben haben, die ab dem 25.5.2018 wirksam ist, verarbeitet ABRA Software die Daten, die die betroffene Person ABRA Software. für den Zweck der elektronischen Marketing-Kontaktaufnahme für Dienstleistungs- und Produktangebote bereitstellt. Wenn diese Einwilligung über Webseiten erteilt wird, die von ABRA Software betrieben werden, werden gemeinsam mit diesen Kontaktdaten auch Angaben aus Cookies von ABRA Software verarbeitet, die sich auf den Websites befinden, auf denen diese Einwilligung erteilt wurde, allerdings nur, wenn die betroffene Person Cookies in ihrem Web-Browser zugelassen hat. Wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft, bleibt die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch ABRA Software für andere Zwecke und auf der Grundlage anderer Rechtstitel im Einklang mit diesen Grundsätzen der Verarbeitung personenbezogener Daten davon unberührt.

2.4. Verarbeitung von Cookies von Webseiten, die von ABRA Software betrieben werden

Wenn die betroffene Person im Web-Browser Cookies zugelassen hat, verarbeiten wir darüber Verhaltensaufzeichnungen aus den Cookies, die sich auf den Webseiten befinden, die von ABRA Software betrieben werden, und zwar zur Verbesserung des Betriebs der Webseiten von ABRA Software und zum Zwecke der Internet-Werbung von ABRA Software.

3. Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten

ABRA Software nutzt bei der Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten und Verbindlichkeiten Fach- und Spezialdienstleistungen anderer Subjekte. Wenn diese Zulieferer personenbezogene Daten verarbeiten, die sie von ABRA Software erhalten haben, nehmen sie die Stellung von Auftragsverarbeitern ein und verarbeiten die personenbezogenen Daten nur im Rahmen der Anweisungen von ABRA Software – sie dürfen sie nicht anders nutzen. Es handelt sich insbesondere um die Eintreibung von ausstehenden Forderungen, die Tätigkeit von Gutachtern, Anwälten, Wirtschaftsprüfern, IT-Administratoren, Internet-Werbung oder Handelsvertretungen. Wir wählen jeden dieser Auftragsverarbeiter sorgfältig aus und schließen mit jedem einen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten ab, in welchem dem Auftragsverarbeiter strenge Pflichten bezüglich des Schutzes und der Absicherung der personenbezogenen Daten auferlegt werden. (Link zum Verzeichnis der Auftragsverarbeiter. Die Auftragsverarbeiter sind Unternehmen mit Geschäftssitz auf dem Gebiet der Schweiz, der Tschechischen Republik, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in sog. sicheren Drittstaaten. Zur Weitergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittstaaten kommt es immer im Einklang mit der geltenden Rechtsprechung. ABRA Software gibt die personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten auch an Behörden und Ämter weiter, die in der geltenden Rechtsprechung festgelegt sind.

4. Art der Verarbeitung personenbezogener Daten

ABRA Software verarbeitet personenbezogene Daten manuell und automatisiert. ABRA Software. geht gemäß internen Richtlinien zur Verarbeitung personenbezogener Daten vor.

4.1. Informationen zu den Rechten betroffener Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten

Gemäß der Verordnung haben betroffene Personen für den Fall, dass sie für ABRA Software eine identifizierbare natürliche Person sind und gegenüber ABRA Software ihre Identität nachweisen, folgende Rechte.

4.2. Auskunftsrecht der betroffenen Person

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten; dies umfasst das Recht, von ABRA Software folgendes zu erhalten:

  • Bestätigung, ob personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
  • Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der betroffenen personenbezogenen Daten, die Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, die geplante Dauer der Verarbeitung, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling über geeignete Garantien bei der Übergabe der Daten an Drittländer;
  • sofern dies die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt, eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Das Recht auf Bestätigung der Verarbeitung personenbezogener Daten und Informationen kann persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis der Identität der betroffenen Person am lokalen Geschäftssitz von ABRA Software. geltend gemacht werden. Das Recht auf eine Kopie der personenbezogenen Daten kann persönlich am lokalen Geschäftssitz von ABRA Software unter der Bedingung geltend gemacht werden, dass die Legitimität des aufgeführten Antrags nachgewiesen wird. Im Falle wiederholter Anträge kann ABRA Software für die Kopie der personenbezogenen Daten eine angemessene Gebühr erheben.

4.3. Recht auf Berichtigung ungenauer Daten

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person das Recht auf Berichtigung ungenauer personenbezogener Daten, die ABRA Software über sie verarbeitet. Kunden von ABRA Software sind ebenfalls verpflichtet, Änderungen ihrer personenbezogenen Daten zu melden und nachzuweisen, dass es zu einer solchen Änderung gekommen ist. Gleichzeitig sind sie zur Mitwirkung verpflichtet, wenn festgestellt wird, dass ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten ungenau sind. Die Berichtigung erfolgt unverzüglich, immer jedoch unter Berücksichtigung der jeweiligen technischen Möglichkeiten. Das Recht auf Berichtigung personenbezogener Daten kann persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis der Identität der betroffenen Person am lokalen Geschäftssitz von ABRA Software geltend gemacht werden, unter der Bedingung, dass die Legitimität des jeweiligen Antrags nachgewiesen wird.

4.4. Recht auf Löschung

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person das Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten, wenn ABRA Software keine berechtigten Gründe für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten nachweist. ABRA Software hat für den Fall, dass personenbezogene Daten nicht mehr für den Zweck notwendig sind, für den sie verarbeitet wurden, Mechanismen zur automatischen Anonymisierung oder Löschung dieser Daten eingerichtet. Wenn die betroffene Person der Meinung ist, dass es nicht zu einer Löschung ihrer personenbezogenen Daten gekommen ist, kann sie sich persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis ihrer Identität an die lokale Adresse des Geschäftssitzes von ABRA Software wenden.

4.5. Recht auf eingeschränkte Verarbeitung

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person das Recht, bis zur Lösung des Problems eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bzw. die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bestritten wird oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird, und zwar persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis ihrer Identität an die lokale Adresse des Geschäftssitzes von ABRA Software.

4.6. Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person, falls sie dies verlangt, das Recht auf Mitteilung von Seiten der ABRA Software, wenn personenbezogene Daten berichtigt oder gelöscht werden bzw. deren Verarbeitung eingeschränkt wird. Wenn personenbezogene Daten berichtigt oder gelöscht werden, informieren wir die einzelnen Empfänger darüber, mit Ausnahme von Fällen, in denen sich dies als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. Auf der Grundlage eines Antrags der betroffenen Person können wir Informationen über diese Empfänger bereitstellen. Der Antrag kann persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis der Identität der betroffenen Person am lokalen Geschäftssitz von ABRA Software eingereicht werden.

4.7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie hat das Recht, ABRA Software um die Übertragung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen zu bitten. Wenn uns die betroffene Person im Zusammenhang mit einem Dienstleistungsvertrag oder auf der Grundlage einer Einwilligung personenbezogene Daten bereitstellt und deren Verarbeitung automatisiert erfolgt, hat sie das Recht, diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Wenn dies technisch machbar ist, können die Daten einem von der betroffenen Person festgelegten Verantwortlichen übermittelt werden, falls eine Person, die für den zuständigen Verantwortlichen handelt, ordnungsgemäß bestimmt wird und diese autorisiert werden kann. Dem Antrag kann nicht stattgegeben werden, wenn die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Der Antrag kann persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis der Identität der betroffenen Person am lokalen Geschäftssitz von ABRA Software eingereicht werden; die Legitimität des Antrags muss nachgewiesen werden.

4.8. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten

Gemäß Verordnung hat die betroffene Person das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage berechtigter Interessen von ABRA Software einzulegen Wenn ABRA Software nicht nachweist, dass ein schwerwiegender berechtigter Grund für die Verarbeitung besteht, der die Interessen oder Rechte und Freiheiten der betroffenen Person nicht überwiegt, beendet ABRA Software die Verarbeitung auf der Grundlage des Widerspruchs unverzüglich. Der Widerspruch kann schriftlich an den lokalen Geschäftssitz von ABRA Software gesendet werden.

4.9. Recht auf Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketing- und Geschäftszwecke, die ab dem 25. 5. 2018 möglich ist, kann jederzeit nach diesem Datum widerrufen werden. Der Widerruf muss durch ausdrückliche, verständliche und bestimmte Willenserklärung entweder persönlich oder schriftlich mit ausreichendem Nachweis der Identität der betroffenen Person an den lokalen Geschäftssitz von ABRA Software oder über die Web-Anwendung erfolgen. Die Verarbeitung von Daten aus Cookies kann durch die entsprechende Einrichtung des Web-Browsers eingeschränkt werden.

4.10. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. ABRA Software a.s. gibt an, dass sie keine automatisierte Entscheidungsfindung ohne Einfluss menschlicher Beurteilung mit rechtlicher Wirkung für betroffene Personen einsetzt.Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. ABRA Software gibt an, dass sie keine automatisierte Entscheidungsfindung ohne Einfluss menschlicher Beurteilung mit rechtlicher Wirkung für betroffene Personen einsetzt.

4.11. Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Die betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der lokalen Datenschutzbehörde.