Je čas na restart? ERP je potrebné po určitej dobe obnoviť

Sebelepší informačný systém po čase potrebuje obnovu, rovnako ako napríklad vozový park. Najjednoduchšou a najúspornejšou cestou je v takom prípade tzv. reimplementácie, teda novej implementácie aktuálneho informačného systému. Na všetko, čo našich zákazníkov o reimplementácii zaujíma, odpovedal výkonný riaditeľ ABRA Software, Martin Jirmann.

Prečo je potreba po čase systém znovu implementovať?

Pri každej implementácii ERP je naplno využité riešenie v takej podobe, aby reagovalo na aktuálne potreby danej firmy. Ako samotný systém, tak firma sa však v čase vyvíja, a rovnako ako po určitej dobe príde čas na obnovu vozového parku, pretože sebelepšie auto aj so špičkovým servisom časom prestane plne vyhovovať, taktiež informačný systém si po rokoch užívania, úprav, rozširovania a aktualizácií vyžiada dôkladnú inováciu – reimplementáciu. Reimplementácia je vlastne nová implementácia aktuálneho systému, ktorý už firma dobre pozná a dlho používa, ale v novom pohľade na aktuálny stav a s ohľadom na aktuálne potreby daného podnikania. Naviac za zlomok ceny oproti nákupu nového systému a výrazne jednoduchšie aj pokiaľ ide o samotný proces.

Systém pravidelne aktualizujeme a doplňujeme nové funkcie, to nestačí?

Po nejakú dobu áno, ale vezmime si hypotetický príklad, že nejaká agenda v systéme v dobe jeho implementácie nie je vôbec zahrnutá, dajme tomu napr. objednávky. Pri implementácii nájdeme spôsob, ako v rámci dostupných možností systému riešiť zákazníkovu potrebu a agendu objednávok pokryť. Na zvolené riešenie zákazník naviaže nie len ďalšie časti systému, ale aj ostatné procesy vo firme alebo aj aplikácie tretích strán. Problém je vyriešený, ale… Vďaka priebežnému zdokonaľovaniu, vývoju a doplňovaniu funkcií na základe praktických potrieb potom systém o agendu objednávok rozšírime, zákazník však nové funkcie nebude môcť využiť, pretože jeho procesy už boli vyriešené úplne odlišne. Systém vnútri firmy v zásade plní potrebnú funkciu, pokrýva podstatnú časť firemných procesov, ale všetko robí zbytočne zložito a zákazníka to stojí čas aj peniaze.

Ako firma zistí, či je pre ňu reimplementácia vhodná?

Keď firma používa systém dlhodobo, povedzme cca 5 a viac rokov, je dobré vyhodnotiť súčasný stav a zamyslieť sa, či systém vyhovuje aktuálnym potrebám firmy. Dôležitá je v tomto kontexte nie len rýchlosť práce so systémom, aktuálne firemné procesy, užívateľov a ich kompetencie, ale taktiež udržateľnosť z hľadiska nových verzií. Je potreba zvážiť efektivitu, rizika chybovosti alebo strát, náklady na pracovnú silu, a taktiež uvažovať dopredu s ohľadom na ďalšie verzie a žiadúci či plánovaný vývoj firmy do budúcna. Zjednodušene povedané stačí si položiť otázky – ako by sme dnes postupovali, keby sme systém zavádzali na novo? Ako by sme si predstavovali jeho funkcie a prínos? Napríklad je systém v súčasnej podobe úplne vyhovujúci. Ale pokiaľ nie, prečo zotrvávať u niečoho, čo mi nestačí?

Existujú aj iné možnosti ako reimplementácia?

Áno, samozrejme je možné zostať u aktuálneho riešenia, aktualizovať, rozširovať… ale je to ako s klbkom, na ktoré namotávate ďalšiu vlnu a časom je namotávanie stále zložitejšie, až klbko neudržíte v ruke. Nejako to bude fungovať, ale nebude to zďaleka to najlepšie riešenie a bude postupne stále viacej strácať na efektivite – zákazník potom môže dokonca získať pocit, že chyba je v samotnom systéme a jeho nedostatočnosti, tak sa niekedy uchýli ku druhému možnému riešeniu – implementácii úplne nového systému. Ta predstavuje nie len enormnú investíciu do nákupu licencií, ale predstavuje taktiež riziká neznámeho, kompletné školenie zamestnancov, zmeny a prepojenosť všetkých procesov a mnoho ďalších náročných zmien bez záruky úspechu. Pritom sa stačí spoločne zamyslieť nad tím, čo od systému očakáva a či by reimplementácia nebola tým najlepším riešením. Keď sa vrátim k paralele s vozovým parkom – pokiaľ sa mi osvedčí nejaký typ auta, pri obnove vozového parku si ich rád kúpim znovu, len v najnovšej, vylepšenej verzii. Prečo nevziať niečo, čo už mám kúpené, ľudia v tom vedia pracovať a nemusia sa to znovu učiť, naviac od dodávateľa, s ktorým mám dobré skúsenosti a viem, že sa na neho môžem spoľahnúť?

Ako spoznať, že by systém vo vašej firme stálo za to reimplementovať? Ako taký proces prebieha? Stiahnite si nášho stručného sprievodcu, ktorý vám pomôže situáciu vyhodnotiť.