Poznáte naozaj všetky náklady na svoje servery?

Rozhodnutie, či prevádzkovať podnikový informačný systém na vlastnej infraštruktúre alebo v cloudovej službe, má niekoľko úrovní. Dnes sa zameriame na čisto racionálnu stránku veci - nákladovú stránku. O praktické skúsenosti sme požiadali Jirku Semráda, vedúceho oddelenia technologických služieb v spoločnosti ABRA Software.

Do akej miery sú podľa tvojej skúsenosti spoločnosti schopné správne vypočítať náklady na prevádzku vlastných serverov?

Situácia je rôzna. Existujú spoločnosti s veľmi profesionálnymi vlastným IT oddelením. Niektoré spoločnosti spolupracujú so špecializovanou externou firmou, ktorá ju dobre pozná a dokáže správne posúdiť jej potreby. V týchto situáciách sú náklady vypočítané realisticky. V mnohých spoločnostiach to však tak nie je a investície alebo správa serverov sa nerobia na dostatočne profesionálnej úrovni - typicky je tu poradca v pozícii priateľa, príbuzného alebo malej spoločnosti, ktorý sa stará o notebooky a internetové pripojenie spoločnosti. V lepšom prípade potom tieto situácie končia tým, že náklady na servery sú mierne iné, ako sa na prvý pohľad zdalo, alebo systém nefunguje dostatočne plynulo, pretože starostlivosť o hardvér alebo databázy nie je na potrebnej úrovni. V horšom prípade, a s tým sa, žiaľ, u našich zákazníkov stretávame, je infraštruktúra napadnutá, dochádza k dlhým výpadkom z dôvodu technických porúch atď. Samozrejme, v takejto situácii sa snažíme našim zákazníkom pomôcť, ale ak nie je k dispozícii použiteľná záloha údajov, pretože napríklad aj údaje na zálohovacom zariadení sú zašifrované, potom sú i naše možnosti obmedzené.

Ide o mimoriadne nepríjemné a drahé situácie. Vráťme sa však ku výpočtu nákladov.

Často sa stretávame s tým, že do nákladov na prevádzku vlastných serverov sú zahrnuté len položky viditeľné na prvý pohľad. Ide o počiatočnú investíciu do serverov a licencií operačného systému, licencií na vzdialený prístup, prípadne licencií databázového systému. Na mesačnej báze sa potom vyčísľujú náklady na správu serverov, či už vlastným zamestnancom, externým zamestnancom alebo zmluvnou firmou. Výpočet týchto nákladov nie je v praxi problém. Je len potrebné zabezpečiť, aby bol hardvér a softvér na začiatku navrhnutý podľa skutočných výkonnostných a kapacitných potrieb.

Je však niekoľko ďalších položiek, na ktoré sa niekedy pozabudne. Napríklad to, že servery s kritickými dátami by mali byť pokryté servisnou zmluvou od výrobcu po celú dobu ich životnosti. To zaručuje rýchly servisný zásah, prípadne aj výmenu servera. V prípade kvalitných značiek je táto záruka zvyčajne zahrnutá v kúpnej cene servera, ale len na obmedzené obdobie, napríklad tri roky. Na ďalšie roky je potrebné dokúpiť si servis. Prekvapivo sa zabúda aj na náklady na adekvátne zabezpečenie servera - náklady na licencie antivírusových programov, firewallov…

…a na kvalitné zálohovanie.

Rozhodne! Na začiatku je potrebné zvážiť, ako dlho môže spoločnosť vydržať bez systému. A podľa toho zvoliť spôsob zálohovania alebo záložnej prevádzky. Od toho sa odvíjajú náklady. Aj v úplne minimálnom variante by však zálohovanie ERP malo byť realizované na dvoch úrovniach - na samostatnom zariadení v sieti (NAS alebo iný server) a potom úplne mimo infraštruktúry, optimálne na profesionálnom cloudovom úložisku, ktoré ochráni dáta pred hackermi. Len toto zálohovanie "mimo lokality" zabezpečí, že v prípade napadnutia infraštruktúry budete mať použiteľnú zálohu údajov. Pre používateľov systémov ABRA Gen a FLORES je najjednoduchším a najlacnejším riešením využitie služby Záložná prevádzka, ktorá nielenže zálohuje údaje na bezpečné úložisko, ale v prípade havárie servera ABRA zabezpečí aj spustenie systému ABRA nad údajmi zákazníkov do niekoľkých hodín.

Ktoré náklady zákazníci prehliadajú?

Niektoré náklady sa na prvý pohľad zdajú byť bezvýznamné, a preto sa zanedbávajú. V konečnom súčte však očakávaná životnosť serverov určite nie je zanedbateľná. Typickým príkladom je chladenie - výkonný server nepretržite produkuje veľa tepelnej energie, napriek tomu musí pracovať v chladnejšom prostredí, aby sa neprehrial. Klimatizačné zariadenia nie sú stopercentne spoľahlivé, preto je vhodné klimatizáciu zdvojiť. Nie je to len otázka investície, ale aj pravidelného servisu. Často zanedbávanou položkou vo výpočte je energia. Aj relatívne malý server spotrebúva napríklad 400 W, a to nepretržite. Ďalšiu energiu spotrebúvajú záložné zdroje, NAS a iné potrebné periférie. A to je potrebné vynásobiť dvoma za chladenie. Keď zohľadníte päťročnú životnosť servera, dostanete sa už na tisícové náklady za elektrinu. A potom sú tu finančné náklady, t. j. hodnota kapitálu alebo úroky z úveru.

Čo by si teda poradil, ako sa vyhnúť nepríjemným prekvapeniam a neočakávaným/neplánovaným výdavkom?

V prvom rade je potrebné si uvedomiť, že na serveroch bude bežať systém, ktorý má pre fungovanie spoločnosti zásadný význam. Je až zarážajúce, ako často počúvame od zákazníkov, že server navrhol kamarát alebo príbuzný a spravuje ho ako "bokovku". Na prvý pohľad vyzerá takéto riešenie finančne nenáročné, t. j. lákavé. A skutočne, roky môže byť všetko v poriadku. V realite sa však u zákazníkov stretávame s tým, že dopady v praxi sú veľmi tvrdé. Pokiaľ ide o výpočet nákladov, ak sa výpočet nákladov robí so znalosťou veci a naozaj poctivo, náklady budú reálne a neočakávané náklady môžu prísť len v prípade nejakej kritickej situácie. Ale zároveň, ak firma vyžaduje nejakú dnes už primeranú úroveň zabezpečenia dát a napríklad zastupiteľnosť pri riešení problémov, cena za cloudové riešenie typu ABRA on-line vyjde pravdepodobne veľmi podobne. Potom bude záležať na tom, či riešenie s vlastný server v danom prípade nejaké objektívne opodstatnenie v porovnaní s nespornými výhodami cloudového riešenia. Toto je na individuálne posúdenie konkrétneho prípadu.

Ďakujeme za rozhovor.