Opravdu znáte veškeré náklady na své servery?

Rozhodnutí, zda provozovat podnikový informační systém na vlastní infrastruktuře nebo v některé cloudové službě, má několik rovin. Dnes se zaměříme na čistě racionální stránku věci – na nákladovou. O zkušenosti z praxe jsme požádali Jirku Semráda, vedoucího Oddělení technologických služeb ABRA Software.

Do jaké míry jsou firmy podle tvé zkušenosti schopny správně spočítat náklady na provoz vlastních serverů?

Situace je samozřejmě velmi rozdílná. Jsou firmy s velmi profesionálním vlastním IT oddělením. Nebo firma spolupracuje se specializovanou externí společností, která firmu dobře zná, a dokáže tak správně posoudit její potřebu. V těchto situacích jsou náklady zkalkulovány realisticky. V mnoha firmách to však tak není a investice nebo správa serverů neprobíhá na dostatečně profesionální úrovni – typicky je tam nějaký rádce v postavení kamarád, příbuzný či malá firma, která se stará o firemní notebooky a připojení k internetu. V lepším případě pak tyto situace končí jen tím, že náklady na servery jsou poněkud jiné, než to na začátku vypadalo, nebo že systém neběží dostatečně plynule, protože hardware či péče o databázi není na potřebné úrovni. V horším případě, a bohužel se s tím u našich zákazníků setkáváme, dochází k napadení infrastruktury, k dlouhým výpadkům provozu kvůli selhání techniky apod. Samozřejmě se zákazníkům v takové situaci snažíme maximálně pomoci, ale když není k dispozici použitelná záloha dat, protože např. i data na záložním zařízení jsou zašifrována, pak jsou i naše možnosti omezené.

To jsou krajně nepříjemné a drahé situace. Vraťme se ale k výpočtu nákladů.

Často se potkáváme s tím, že do nákladů na provoz vlastních serverů jsou započítány jen na první pohled viditelné položky. Těmi jsou prvotní investice do serverů a licencí operačního systému, licencí pro vzdálený přístup, případně i licencí databázového systému. Na měsíční bázi jsou pak kalkulovány náklady na správu serveru, ať již vlastním zaměstnancem, externistou nebo smluvní firmou. S kalkulací těchto nákladů nebývá v praxi problém. Je jen nutné zajistit, aby hardware i software byly už na začátku navrženy podle skutečných potřeb výkonu a kapacit.

Je tam ale několik dalších položek, na které se už někdy zapomíná. Např. na to, že servery s kritickými daty by měly být po celou svou životnost pokryty servisní smlouvou od výrobce. Ta garantuje rychlý servisní zásah, případně i výměnu serveru. U kvalitních značek bývá tato záruka součástí pořizovací ceny serveru, ale pouze na omezené období, například tří let. Na další roky je potřeba servis dokoupit. Překvapivě se zapomíná i náklady na odpovídající zabezpečení serverů – náklady na licence na antivir, na firewally...

…a na kvalitní zálohování.

Rozhodně! Na začátku je potřeba zvážit, jak dlouho dobu bez systému firma unese. A podle toho zvolit způsob zálohování nebo záložního provozu. Od toho se odvíjejí náklady. Nicméně i v naprosto minimální variantě by zálohování ERP mělo být realizováno ve dvou úrovních – na samostatné zařízení v síti (NAS nebo jiný server) a pak zcela mimo infrastrukturu, optimálně na profesionálním cloudovém úložišti, což data ochrání před napadením hackery. Jedině toto „vynesení“ zálohy mimo zajistí, že při napadení infrastruktury budete mít k dispozici použitelnou zálohu dat. Pro uživatele ABRA Gen a FLORES je nejjednodušším a levným řešením využít pro tyto účely naši službu Záložní provoz, která nejenže provádí zálohování dat do bezpečného úložiště, ale zároveň v případě havárie serveru zajistí provoz Abry nad daty zákazníka během několika hodin.

Které náklady zákazníci přehlížejí?

Některé náklady se na první pohled jeví jako nevýznamné, a proto jsou zanedbávány. Ale v konečném součtu očekávané životnosti serverů rozhodně malé nejsou. Typickým příkladem je chlazení – výkonný server nepřetržitě produkuje velké množství tepelné energie, a přitom musí pracovat v chladnějším prostředí, aby nehrozilo přehřívání. Klimatizace přitom nejsou stoprocentně spolehlivým zařízením, je tedy vhodné klimatizaci zdvojit. A to je nejen otázka investice, ale také pravidelného servisu. Běžně zanedbávanou položkou v kalkulaci jsou pak energie. I relativně malý server spotřebovává třeba 400 W, a to nepřetržitě. Další energii spotřebují záložní zdroje napájení, NAS a další nutné periferie. A to je potřeba vynásobit dvěma kvůli chlazení. Když počítáte s pětiletou životností serveru, jste jen za elektřinu v řádu statisíců. A pak jsou tu náklady finančního charakteru, tedy hodnota kapitálu, případně úroky z úvěru.

Co bys tedy poradil, jak se vyvarovat nepříjemným překvapením a nečekaným/neplánovaným výdajům?

Především je potřeba si uvědomit, že na serverech poběží systém s kritickou důležitostí pro fungování firmy. Je až neuvěřitelné, jak často slýcháme od zákazníků, že jim server navrhl a jako „vedlejšák“ spravuje kamarád nebo příbuzný. Takové řešení na první pohled vypadá nákladově příznivě, tedy lákavě. A skutečně může být roky vše v pořádku. Ale v praxi u zákazníků vidíme, že dopady na zem pak bývají hodně tvrdé. Co se výpočtu nákladů týče, pak když kalkulace nákladů proběhne se znalostí věci a skutečně poctivě, tak náklady budou realistické a neočekávané náklady mohou přijít jen v případě nějaké kritické situace. Ale zároveň bude-li firma požadovat nějakou dnes odpovídající míru bezpečnosti dat a například i zastupitelnost při řešení problémů, tak se nejspíš ukáže, že cena za cloudové řešení typu ABRA on-line bude velmi podobná. Pak už bude záležet na tom, zda řešení vlastními servery má v daném případě nějaké objektivní opodstatnění oproti nesporným výhodám cloudového řešení. To už je na posouzení konkrétního případu.

Děkujeme za rozhovor.