Outsourcing účtovníctva šetrí čas aj peniaze

Nájsť kvalitnú účtovníčku nie je jednoduché. Svoje o tom vie snáď každý podnikateľ. Zároveň vie, že kvalita účtovných služieb je pre hladký chod podnikania kľúčová. Nie vždy je však možné potrebnú kvalitu zaistiť interne, a nefunkčné účtovné oddelenie môže podnikanie dokonca vážne ohroziť.

Hľadanie kvalitných účtovných služieb

Účtovníctvo je jednou z oblastí, kde firmy najčastejšie vyhľadávajú externú pomoc. Dlhodobo sa im osvedčuje úspora času aj nákladov a spolupráca s profesionálmi, ktorí im garantujú, že ich účtovná agenda bude vždy v poriadku, spracovaná včas a bez zbytočných nákladov. Svoju skúsenosť v tejto oblasti zhrnul Petr Beneš zo spoločnosti AGRO AQUA PRO s.r.o., ktorá sa dlhodobo spolieha na outsourcing účtovných služieb ABRA Software: „Už skôr sme využívali outsourcing účtovných služieb. Vyhovovala nám jednoduchosť riešení účtovníctva a väčšie právne a daňové zázemie účtovnej firmy, vďaka ktorému rýchlo nájdeme riešenie a odpovede na špecifické otázky,“ a porovnal tiež skúsenosť s vedením účtovníctva interne, teda tzv. in-house: „V jednej z našich firiem sme sa skúsili vrátiť k vedeniu účtovníctva in-house, ale nevyhovovalo nám to ako po stránke hľadania kvalitnej účtovníčky, tak kvôli nedostatočnému rozhľadu a schopnosti reakcie na naše požiadavky. Po roku sme sa opäť vrátili k outsourcingu a sme takto spokojní a v pohode.“

Riziká interného vedenia účtovníctva

Často sú zamestnanci v učtárni príliš vyťažení a nestíhajú riešiť nielen potrebné úkony či komunikáciu s úradmi, ale predovšetkým nezvládajú sledovať aktuálne zmeny v legislatíve. To môže prinášať nielen riziká postihov, ale kvôli chýbajúcej optimalizácii tiež ďalšie zbytočné výdavky. Mnohí podnikatelia tiež v dôležitých chvíľach zistia, že sa k nim nedostávajú všetky potrebné informácie a že komunikácia s učtárňou zďaleka nie je tak transparentná, ako je potrebné. Môže dokonca dôjsť aj k úniku citlivých dát, alebo k závažným chybám, za ktoré potom nesie zodpovednosť podnikateľ sám, napriek tomu, že ich nespôsobil.

Výhody outsourcingu účtovných služieb

Tomu všetkému sa dá predísť voľbou vhodného poskytovateľa účtovných služieb. Externá služba môže prebiehať buď priamo u podnikateľa, teda na vlastnej firemnej technike a softwari, alebo úplne externe, kedy predstavuje ďalšie úspory nákladov za údržbu či nákup licencií a ponúka vyššiu mieru ochrany citlivých dát. Skladbu outsourcovaných služieb je možné prispôsobiť potrebám firmy a môže obsahovať rôznu kombináciu úkonov od zadávania dokladov a účtovania rutinných či zložitých operácií, cez zostavovanie DPH, či ostatných daňových priznaní až po metodické služby, optimalizáciu procesov, spracovanie štatistík či reporting. Súčasťou služieb môže byť tiež kompletné vedenie personalistiky a miezd. Prevzatie účtovníctva externou firmou nie je zložité ani zdĺhavé: „Odovzdali sme účtovníkom z ABRA Software všetky potrebné podklady a informácie o procesoch v našej firme, dohodli si formu spolupráce a kompetencií, po kontrole dokladov od účtovnej firmy sme podpísali zmluvu a začali spoluprácu. Išlo to pomerne hladko,“ potvrdzuje Petr Beneš a dodáva: „Celý proces odovzdania zabral zhruba pol roka vrátane pochopenia a vyjasnenia si jednotlivých procesov medzi nami.“

Vyššia kvalita a menšie riziko

V každom prípade na seba externý dodávateľ preberá zodpovednosť za správnosť všetkých realizovaných úkonov, ručí za prípadné chyby a vďaka nezávislosti na organizačnej štruktúre firmy ponúka významne vyššiu mieru diskrétnosti, transparentnosti a ochrany zverených informácií. Okrem vedenia účtovníctva a mzdovej agendy často poskytovateľ ponúka aj ďalšie služby v oblasti financií a hospodárenia, takže je skladba služieb komplexnejšia a ponúka lepší prehľad o živote a možnostiach firmy. Odborné, personálne a technické zázemie externej účtovnej firmy je tiež zárukou vyššej rýchlosti pri spracovaní podkladov aj v komunikácii s úradmi, flexibility a dokonalého aktuálneho prehľadu o právnych požiadavkách. „Spolupráca už prebieha v podstate automaticky, obe strany vedia, čo majú robiť a aké podklady dodávať, čo je potrebné schvaľovať a čo môže prebiehať automaticky. Ďalšia výhoda je právna a účtovná podpora pri špecifických účtovných operáciách,“ potvrdzuje Petr Beneš.

Úspora nákladov a daňová optimalizácia

V porovnaní s nákladmi na vlastné účtovné oddelenie je outsourcing účtovných služieb spravidla významne úspornejším variantom, navyše vďaka dokonalej znalosti všetkých možností a proaktívnym návrhom na optimalizáciu daňových a účtovných procesov prináša ďalšie úspory. Petr Beneš konkrétne uvádza: „Keďže platíme za skutočne odvedenú prácu, a nie za celého zamestnanca zamestnaného na plný úväzok, prináša nám to mesačne úsporu cca 15 000 Kč, za rok je to 180 000 Kč. Ďalšou výhodou je, že máme vďaka tomu voľné pracovné miesto pre obchodné oddelenie a môžeme sa viac venovať dopytom a zákazkám.“