Blog

Elektronická výměna dokumentů může ušetřit každé firmě

19. 5. 2014

Po malých částkách, ale s železnou pravidelností. Jedním z úsporných nástrojů, které ani nevyžadují velkou počáteční investici, je zavedení elektronické výměny dokumentů. Elektronizace oběhu dokumentů vede k okamžité úspoře ve firmách všech velikostí.

Můžeme sčítat: čas lidské práce, poplatky za poštovné a obálku, náklady na xerografický spotřební materiál a také náklad na desetiletou archivaci. Vzhledem k nulové chybovosti (při zadávání dokladů do účetních systémů) se můžeme opět vrátit k úspoře lidské práce.

Měřitelné výsledky

V komerční sféře se používá několik formátů. Jedním z nejoblíbenějších je formát ISDOC, který umí pracovat i s ověřeným elektronickým podpisem. Využití formátu ISDOC v praxi přináší snadno měřitelné výsledky, a tak jeden z iniciátorů vzniku formátu, společnost ABRA Software, vyčíslila vlastní úspory po zavedení elektronické fakturace vůči svým klientům.

Příklad finanční úspory

A.    na straně výstavce – Faktury vydané

Celkem: 1,10 Euro / faktura odeslaná obyčejně, 1,82 Euro / faktura odeslaná doporučeně. V konkrétním provozu ABRY Software znamená tato úspora při cca 6 000 fakturách zhruba 6600,- Euro za fiskální rok, resp. 10920,- Euro. (V ceně je kalkulováno: papír A4, tisk, opotřebení tiskárny, obálka s okénkem, obyčejné poštovné do 50g, lidská práce asistentky, archivace fyzického dokladu.)

B.    na straně příjemce – Faktury přijaté

Celkem: 0,88 Euro / faktura. V konkrétním provozu ABRA Software znamená tato úspora při počtu cca 1200 faktur zhruba 1056,- Euro za fiskální rok. (V ceně je kalkulováno: práce účetní – přepis dokladu do IS, papír A4, tisk, opotřebení tiskárny, archivace fyzického dokladu.)

Možnost automatického a bezchybného načtení formátu ISDOC na straně příjemce je současně jednou z hlavních výhod oproti široce rozšířenému řešení pomocí PDF, který tuto možnost obecně nedovoluje.

Trend používání elektronických dokumentů

ABRA Software je iniciátorem myšlenky vytvoření společného formátu elektronických faktur a výrazným způsobem přispěla k jeho vzniku. ABRA tak reagovala na trend většího používání elektronických dokumentů a jejich výměny mezi subjekty ve smyslu nahrazení klasických papírových postupů elektronickými již v roce 2008. Formát ISDOC, který z tohoto projektu vznikl, přinesl měřitelnou úsporu finančních prostředků, času, materiálu a dalších nákladů při zpracování elektronických faktur u všech typů ekonomických subjektů, včetně veřejné správy.

Uživatelé ABRY ZDARMA

ABRA jako producent ekonomických systémů dala možnost využívat výhod formátu ISDOC i všem svým 8 tisícům klientů, kteří obdrželi formát v roce 2009.

Používáte elektronickou výměnu dokumentů ve firmě?