Jaký software zvolit pro práci online

Ať už se rozhodnete pro jakékoliv řešení, doporučujeme, aby se využívalo jednotně v rámci celé firmy. Všichni zaměstnanci tak budou vědět, jaký nástroj použít, jak jej nastavit a kde hledat potřebné informace. Nezapomeňte je co nejdříve po zavedení pravidel důkladně proškolit.

Předpokladem fungování home office je zajištění počítače připojeného k internetu v místě bydliště zaměstnance. Na něm musí mít zprovozněné a zabezpečené zvolené softwarové nástroje.

Plánování úkolů a vykazování práce

Všechny pracovní úkony je nutné nejprve dobře plánovat a následně k nim také evidovat strávený čas. A to nejen pro potřeby managementu, ale rovněž pro vzájemnou koordinaci členů týmu. Pro správu úkolů a projektový management doporučujeme tyto nástroje:

• Trello - jednoduchá evidence úkolů v nástěnkách, seznamech a kartách.
• BaseCamp - jednoduchá evidence úkolů rozdělená podle projektů.
• Asana - rozšířený nástroj pro správu projektů a časových plánů.

Vedle správy úkolů je důležité sledovat, jak dlouho se jim členové týmu věnují. Každý v týmu má pak přehled o tom, kdo na čem zrovna pracuje. K tomu účelu má ABRA Software nástroj:

• primaERP – evidence pracovního času s možností přehledného vykazování

Pro všechny zákazníky ABRA Software, kteří se rozhodnou nově primaERP používat, ho nabízíme na 3 měsíce zdarma. Pro více informací o akci napište na [email protected].

Software pro komunikaci

V rámci týmu se používá komunikace pomocí konferenčních hovorů s možností vzájemně živě sdílet obrazovku počítače s prezentací nebo jinou společnou prací. Dobrou zkušenost máme s těmito nástroji:

• MS Teams - textová, hlasová a video komunikace s možností konferenčních hovorů, sdílení obrazovky a záznamu hovorů. Výhodu je integrace do prostředí MS Office 365 včetně e-mailů a kalendáře Outlook. Pokud již pro zaměstnance Office 365 využíváte, je to jednoduché a zároveň poměrně levné řešení.
• Slack - funkčně je v podstatě totožný s MS Teams, složitější může být integrace s e-mailovým serverem MS Exchange.
• Google Hangout Meet - komplexní komunikátor a organizátor schůzek, jehož výhodou je integrování do ostatních služeb Google, pokud je využíváte. Nabízí bezplatný skupinový hovor až pro 10 kontaktů.

Pokud nepotřebujete sdílet obrazovku, můžete využít některý z jednodušších nástrojů, které se běžně využívají i v soukromé komunikaci: Facebook Messenger, WhatsApp, Skype nebo Viber.

Naopak pro hromadné prezentace a různá školení lze použít nástroje právě zaměřené na sdílení obrazovky přednášejícího s kvalitním záznamem celé akce:

• GoToMeeting - sofistikovaný nástroj pro online školení a prezentace, který umožňuje sdílet obrazovku, online dotazování během prezentace i následný záznam a export videa.
• Join.me - jednoduchá webová aplikace pro pořádání školení, kterou znáte také z našich webinářů.

Na všech zařízeních Apple lze využít jednotné nástroje:

• FaceTime - dovoluje propojit více uživatelů do jedné videokonference.
• Sdílení obrazovky - můžete se s ostatními vzdáleně dívat, co se děje na vašem monitoru.

Software pro společnou práci na jednom dokumentu

Týmovou práci je vhodné ukládat na jednom společném úložišti. Vedle jednoduchých úložišť, kam se pouze ukládají soubory jako na pevný disk, existují sofistikované cloudové nástroje, kde mohou soubory editovat a komentovat všichni pozvaní uživatelé.

Sdílená práce s dokumenty:

• MS SharePoint – je součástí MS Office 365 a pracuje tedy přímo s dokumenty MS Office.
• Google Disk – pracuje s vlastním formátem Google dokumentů, které lze exportovat do formátu MS Office.
• iCloud – pracuje s vlastním formátem Apple dokumentů, který lze exportovat do formátu MS Office.

Rychlá úložiště:

• OneDrive - slouží zároveň jako cloudová platforma pro MS SharePoint, proto je zde možná také práce na sdílených dokumentech
• DropBox

Vzdálený přístup k ERP systému ABRA Gen

Pro vzdálený přístup k informačnímu systému ABRA Gen potřebujete terminálový server. Pokud jej nemáte, můžete celý systém přesunout do cloudu např. ve službě ABRA on-line.

Přečtěte si více o tom, jaká stanovit zaměstnancům pravidla pro práci z domova a jak tomu přizpůsobit některé vnitřní procesy.