Automatické vzkazy – avízo o platbě

Potřebujete mít přehled o úhradách konkrétních zálohových listů nebo faktur? Nemusíte se neustále přihlašovat do systému ABRA Gen a složitě hledat každý doklad. V našem tipu vám poradíme, jak snadno nastavit automatická upozornění, jakmile dojde k úhradě.

V systému ABRA Gen existuje agenda „Definice automatických vzkazů“, s jejíž pomocí lze velmi jednoduše nastavit odesílání e-mailů v případě, že dojde k úhradě daného dokladu. Definice lze nastavovat jak pro konkrétní doklad, tak pro doklady požadované řady, firmy nebo jiné skupiny.

Pro jednoduchost vám ukážeme definici pro konkrétní doklad – zaplacení zálohového listu. Obdobně pak lze nastavit i zaplacení faktury.

Automatické vzkazy vyžadují správně nakonfigurovaný automatizační server a odesílání e-mailů v ABRA Gen.

Nastavení:

V agendě Zálohový listů vydaných vyberte doklad, o kterém chcete být informováni, až bude zaplacen. V záložce seznam klikněte na tlačítko „Automatické vzkazy“:

(Obr 01)

Jestliže nemáte spuštěn automatizační server, ABRA Gen vás informuje, že vzkazy nebudou fungovat:

(Obr 02)

V tomto případě vám doporučujeme kontaktovat vašeho konzultanta nebo IT správce. Je-li automatizační server spuštěn, tato stránka se neobjeví a zobrazí se ihned další volba.

(Obr 03)

První volba – kontrolní bod je výběr výchozí hodnoty z číselníku „Kontrolní body“. Použijte výchozí volbu – „Zaplacení dokladu“.

Pozn.: Ve výchozím stavu systému ABRA Gen jsou vytvořené kontrolní body pro zaplacení dokladů nebo zjištění, že daná firma nebo osoba jsou v insolvenci. Konzultant je schopen pomocí skriptu vytvořit i jiné kontrolní body, jako například přijetí poptávky zapsané do CRM aktivity.

Druhá položka typ průvodce – výchozí volba je „Změna zaplacení dokladu“, kterou použijte v našem příkladu a je určena po úhradu vybraného dokladu.

Klikněte na tlačítko „Dále“, volbu změňte na typ adresáta a zadejte požadovanou e-mailovou adresu. Můžete zadat i více adresátů. Opět klikněte na tlačítko „Dále“:

(Obr 04)

Po stisku „Dále“ se zobrazí rekapitulace, kterou stačí potvrdit volbou „Dokončit“.

(Obr 05).

Systém vás informuje, že vytvořil nový automatický vzkaz.

Tím vznikl záznam v agendě „Definice automatických vzkazů“:

(Obr 06).

Jestliže dojde k jakékoliv, i dílčí, úhradě nebo odpojení platby od dokladu, budou Adresáti o této změně informováni.

Pozn.: Odesílatelem e-mailu je e-mailový účet nastavený v agendě „Naplánované úlohy“. Typ úlohy Automatické vzkazy.

(Obr 07)

Jestliže byste chtěli dostávat informaci o zaplacení jakéhokoliv zálohového listu zvolené řady, je potřeba nahradit konkrétní ID dokladu výrazem. Tuto definici doporučujeme nechat nastavit konzultantem. Pro představu uvádíme malý příklad:

(Obr 08)

Výraz je nutno upravit pro konkrétní ID řady dokladu v dané instalaci ABRA Gen.