Blog

Je čas na restart? ERP je třeba po určité době obnovit

29. 11. 2018
Reimplementace ERP systému
Sebelepší informační systém po čase potřebuje obnovu, stejně jako třeba vozový park. Nejsnazší a nejúspornější cestou je v takovém případě tzv. reimplementace, tedy nová implementace stávajícího informačního systému. Na vše, co naše zákazníky o reimplementaci zajímá, odpovídal výkonný ředitel ABRA Software, Martin Jirmann.

Proč je třeba po čase systém znovu implementovat?

Při každé implementaci ERP je naplno využito řešení v takové podobě, aby reagovalo na aktuální potřeby dané firmy. Jak samotný systém, tak firma se však v čase vyvíjejí, a stejně jako po určité době přijde čas na obnovu vozového parku, protože sebelepší auto i se špičkovým servisem časem přestane plně vyhovovat, také informační systém si po letech užívání, úprav, rozšiřování a aktualizací vyžádá důkladnou inovaci – reimplementaci. Reimplementace je vlastně nová implementace stávajícího systému, který již firma dobře zná a řadu let používá, ale v novém pohledu na aktuální stav a s ohledem na aktuální potřeby daného podnikání. Navíc za zlomek ceny oproti nákupu nového systému a výrazně jednodušeji i pokud jde o samotný proces.

Co vám reimplementace přinese

  • Nový informační systém, který dokonale respektuje aktuální potřeby a budoucí plány firmy.
  • Maximálně efektivní řešení aktuálních firemních procesů.
  • Úsporu času, nákladů i personálního obsazení, zrychlení a provázanost postupů.
  • Minimalizaci rizik a chyb.
  • Nové řešení bez nutnosti složitého školení uživatelů.
  • Stejnou nebo lepší kvalitu ve srovnání s novou implementací jiného systému.

Systém pravidelně aktualizujeme a doplňujeme nové funkce, to nestačí?

Po nějakou dobu ano, ale vezměme si hypotetický příklad, že nějaká agenda v systému v době jeho implementace není vůbec obsažena, dejme tomu třeba objednávky. Při implementaci najdeme způsob, jak v rámci dostupných možností systému řešit zákazníkovu potřebu a agendu objednávek pokrýt. Na zvolené řešení zákazník naváže nejen další části systému, ale i ostatní procesy ve firmě nebo i aplikace třetích stran. Problém je vyřešen, ale… Díky průběžnému zdokonalování, vývoji a doplňování funkcí na základě praktických potřeb pak systém o agendu objednávek rozšíříme, zákazník však nové funkce nebude moci využít, protože jeho procesy již byly vyřešeny zcela odlišně. Systém uvnitř firmy v zásadě plní potřebnou funkci, pokrývá podstatnou část firemních procesů, ale vše dělá zbytečně složitě a zákazníka to stojí čas i peníze.

Jak firma zjistí, jestli je pro ni reimplementace vhodná?

Když firma používá systém dlouhodobě, řekněme cca 5 a více let, je dobré vyhodnotit současný stav a zamyslet se, zda systém vyhovuje aktuálním potřebám firmy. Důležitá je v tomto kontextu nejen rychlost práce se systémem, aktuální firemní procesy, uživatelé a jejich kompetence, ale také udržitelnost z hlediska nových verzí. Je třeba zvážit efektivitu, rizika chybovosti nebo ztrát, náklady na pracovní sílu, a také uvažovat dopředu s ohledem na další verze a žádoucí či plánovaný vývoj firmy do budoucna. Zjednodušeně řešeno stačí si položit otázky – jak bychom dnes postupovali, kdybychom systém zaváděli nově? Jak bychom si představovali jeho funkce a přínos? Třeba je systém v současné podobě zcela vyhovující. Ale pokud ne, proč setrvávat u něčeho, co mi nestačí?

Existují i jiné možnosti než reimplementace?

Ano, samozřejmě lze zůstat u stávajícího řešení, aktualizovat, rozšiřovat… ale je to jako s klubíčkem, na které namotáváte další vlnu a časem je namotávání stále obtížnější, až klubíčko neudržíte v ruce. Nějak to bude fungovat, ale nebude to zdaleka to nejlepší řešení a bude postupně stále více ztrácet na efektivitě – zákazník pak může dokonce získat pocit, že chyba je v samotném systému a jeho nedostatečnosti, tak se někdy uchýlí ke druhému možnému řešení – implementaci zcela nového systému. Ta představuje nejen enormní investice do nákupu licencí, ale představuje také rizika neznámého, kompletní školení zaměstnanců, změny a navázání všech procesů a mnoho dalších náročných změn bez záruky úspěchu. Přitom se stačí společně zamyslet nad tím, co od systému očekává a zda by reimplementace nebyla tím nejlepším řešením. Když se vrátím k paralele s vozovým parkem – pokud se mi osvědčí nějaký typ auta, při obnově vozového parku si je rád koupím znovu, jen v nejnovější, vylepšené verzi. Proč nevzít něco, co už mám koupené, lidé v tom umí pracovat a nemusí se to znovu učit, navíc od dodavatele, s nímž mám dobré zkušenosti a vím, že se na něj mohu spolehnout?

Martin Jirmann, CEO ABRA Software
Martin Jirmann, CEO ABRA Software
Jak poznat, že by systém ve vaší firmě stálo za to reimplementovat? Jak takový proces probíhá? Stáhněte si našeho stručného průvodce, který vám pomůže situaci vyhodnotit.   Je čas na restart? Je pro vás vhodné reimplementovat stávající ERP?

PDF - Je čas na restart

Pro získání odkazu na PDF, zadejte svůj e-mail:


Související články a videa