Je čas na restart? ERP je třeba po určité době obnovit

Sebelepší informační systém po čase potřebuje obnovu, stejně jako třeba vozový park. Nejsnazší a nejúspornější cestou je v takovém případě tzv. reimplementace, tedy nová implementace stávajícího informačního systému. Na vše, co naše zákazníky o reimplementaci zajímá, odpovídal výkonný ředitel ABRA Software, Martin Jirmann.

Proč je třeba po čase systém znovu implementovat?

Při každé implementaci ERP je naplno využito řešení v takové podobě, aby reagovalo na aktuální potřeby dané firmy. Jak samotný systém, tak firma se však v čase vyvíjejí, a stejně jako po určité době přijde čas na obnovu vozového parku, protože sebelepší auto i se špičkovým servisem časem přestane plně vyhovovat, také informační systém si po letech užívání, úprav, rozšiřování a aktualizací vyžádá důkladnou inovaci – reimplementaci.

Reimplementace je vlastně nová implementace stávajícího systému, který již firma dobře zná a řadu let používá, ale v novém pohledu na aktuální stav a s ohledem na aktuální potřeby daného podnikání. Navíc za zlomek ceny oproti nákupu nového systému a výrazně jednodušeji i pokud jde o samotný proces.

Systém pravidelně aktualizujeme a doplňujeme nové funkce, to nestačí?

Po nějakou dobu ano, ale vezměme si hypotetický příklad, že nějaká agenda v systému v době jeho implementace není vůbec obsažena, dejme tomu třeba objednávky. Při implementaci najdeme způsob, jak v rámci dostupných možností systému řešit zákazníkovu potřebu a agendu objednávek pokrýt. Na zvolené řešení zákazník naváže nejen další části systému, ale i ostatní procesy ve firmě nebo i aplikace třetích stran. Problém je vyřešen, ale…

Díky průběžnému zdokonalování, vývoji a doplňování funkcí na základě praktických potřeb pak systém o agendu objednávek rozšíříme, zákazník však nové funkce nebude moci využít, protože jeho procesy již byly vyřešeny zcela odlišně. Systém uvnitř firmy v zásadě plní potřebnou funkci, pokrývá podstatnou část firemních procesů, ale vše dělá zbytečně složitě a zákazníka to stojí čas i peníze.

Jak firma zjistí, jestli je pro ni reimplementace vhodná?

Když firma používá systém dlouhodobě, řekněme cca 5 a více let, je dobré vyhodnotit současný stav a zamyslet se, zda systém vyhovuje aktuálním potřebám firmy. Důležitá je v tomto kontextu nejen rychlost práce se systémem, aktuální firemní procesy, uživatelé a jejich kompetence, ale také udržitelnost z hlediska nových verzí. Je třeba zvážit efektivitu, rizika chybovosti nebo ztrát, náklady na pracovní sílu, a také uvažovat dopředu s ohledem na další verze a žádoucí či plánovaný vývoj firmy do budoucna.

Zjednodušeně řešeno stačí si položit otázky – jak bychom dnes postupovali, kdybychom systém zaváděli nově? Jak bychom si představovali jeho funkce a přínos? Třeba je systém v současné podobě zcela vyhovující. Ale pokud ne, proč setrvávat u něčeho, co mi nestačí?

Existují i jiné možnosti než reimplementace?

Ano, samozřejmě lze zůstat u stávajícího řešení, aktualizovat, rozšiřovat… ale je to jako s klubíčkem, na které namotáváte další vlnu a časem je namotávání stále obtížnější, až klubíčko neudržíte v ruce. Nějak to bude fungovat, ale nebude to zdaleka to nejlepší řešení a bude postupně stále více ztrácet na efektivitě – zákazník pak může dokonce získat pocit, že chyba je v samotném systému a jeho nedostatečnosti, tak se někdy uchýlí ke druhému možnému řešení – implementaci zcela nového systému. Ta představuje nejen enormní investice do nákupu licencí, ale představuje také rizika neznámého, kompletní školení zaměstnanců, změny a navázání všech procesů a mnoho dalších náročných změn bez záruky úspěchu. Přitom se stačí společně zamyslet nad tím, co od systému očekává a zda by reimplementace nebyla tím nejlepším řešením.

Když se vrátím k paralele s vozovým parkem – pokud se mi osvědčí nějaký typ auta, při obnově vozového parku si je rád koupím znovu, jen v nejnovější, vylepšené verzi. Proč nevzít něco, co už mám koupené, lidé v tom umí pracovat a nemusí se to znovu učit, navíc od dodavatele, s nímž mám dobré zkušenosti a vím, že se na něj mohu spolehnout?