6 tipů, jak zdokonalit finanční řízení a plánování firmy

Finanční plánování hospodářského výsledku ve firmě má klíčový význam pro úspěšné řízení finančních zdrojů a plánování investic. Jenže ne v každé firmě jsou interní procesy nastavené tak, aby příprava plánů byla jednoduchá a nezatěžovala všechny přílišnou administrativou.

Jak tedy připravit data v účetnictví, aby z nich mohl vzniknout smysluplný plán? Jak přípravu zrychlit? Jak plány vyhodnocovat a jak reagovat na výsledky? Komu výsledky předat a v jaké formě? Na všechny tyto otázky vám odpovídá naše finanční expertka Vendula Jeřábková, která má s manažerským reportingem a finančním controllingem mnohaleté zkušenosti. V ABRA Software vede oddělení účetních služeb a můžete se na ni kdykoliv v této oblasti obrátit.

1. Proč plánovat? Jaké jsou benefity forecastů? Jaký to má dopad na firmu?

Vytváření plánů může přispět k strukturovanému a strategickému přístupu k finančním operacím společnosti, což následně vede k lepšímu řízení, plánování a růstu. Finanční plánování má několik důležitých přínosů. Samotný plán vám pomůže nadefinovat realistické cíle a nastavit strategii. Porovnáním plánu se skutečností pak snadno rozpoznáváte trendy a monitorujete výkon. Snadno zajistíte potřebné financování, máte k dispozici informace pro případné investory, aplikujete rizikový management a v neposlední řadě máte přesná data pro komunikaci s týmem.

1. Jak plánovat efektivněji a kde ušetřit čas?

Velmi důležitým předpokladem k ušetření času při zpracování plánů je správné nastavení účetnictví. Dále je nutné automatizovat účetní operace, používat šablony, sdílet data a spolupracovat v týmu. Nezapomeňte na pravidelné revize a update. Důležité je mít všechny informace dostupné na jednom místě – když nic ručně nepřepisujete, vyvarujete se zbytečným chybám.

Samozřejmě vždy potřebujete sledovat vypovídající ukazatele. Na cestě k efektivnějšímu plánování se nebojte na začátku investovat čas do přenastavení zajetých pravidel. Změna vám pomůže lépe automatizovat a zefektivnit procesy, které postupem času přinesou kýžený výsledek – zrychlení plánování s lepšími a přesnějšími výsledky a analýzami.

1. Jak správně nastavit účetnictví, aby bylo možné sledovat správná data, nejlépe na jedno kliknutí?

Správné vedení účetnictví je základem pro korektní a účelné plánování. Pokud nemáte aktuální informace ze systému „na kliknutí“, veškeré navázané procesy vám zaberou mnohem více času. Vždy je potřeba, abyste si dokázali v účetním systému nastavit všechny dimenze, které jsou přínosné pro fungování a ulehčení práce s daty. Při nastavování se soustřeďte na:

• Výběr účetního systému
• Definování účetního plánu
• Pravidelné záznamy a transakce
• Kategorizace transakcí
• Správné alokování nákladů
• Správné zpracování mzdového účetnictví
• Správný zápis amortizací a odpisů
• Monitorování zásob a pohledávek
• Monitorování závazků a úvěrů
• Měsíční uzávěrky a revize
• Generování finančních reportů
• Spolupráce s odborníky

Nejdůležitější je, aby účetnictví bylo aktuální, s vypovídající hodnotou a správně nastavenými procesy. To vám umožní efektivní plánování a následnou analýzu s poskytnutím výsledků.

1. Jak reagovat na výsledky vyhodnocení plánu?

Reakce na výsledky vyhodnocení plánů je závislá na konkrétních číslech a situaci společnosti. Měla by být vyvážená, zaměřená na konstruktivní řešení a zlepšení výkonnosti společnosti. Existuje několik možných druhů výsledků:

Pozitivní výsledky. Reagujte pozitivně a chvalte tým – společnost je na správné cestě, jak efektivně řídit náklady a zvyšovat výnosy.

Nižší než očekávané výsledky. Musíte zjistit důvody – proveďte hloubkovou analýzy, která identifikuje faktory ovlivňující výsledky. Poté můžete s týmem přijmout opatření k nápravě.

Vyšší než očekávané výsledky. Úspěch – ovšem s přihlédnutím k tomu, zda plán nebyl zbytečně podhodnocený. Zjistěte, zda je výkonnost udržitelná a nejednalo se o jednorázový trend, který nebude pokračovat.

Trendy a dlouhodobý pohled. Sledujte vývoj trhu, jeho trendy a nesoustřeďte se pouze na jedno období. Porovnávejte výsledky v souladu s dlouhodobými cíli společnosti a trendem na trhu. Zaměřte se i na strategická rozhodnutí, která by nebyla v souladu s dlouhodobými cíli a trendy.

Plánování a přizpůsobení. Plány je nutné pravidelně revidovat a přizpůsobovat aktuálním podmínkám a změnám nejenom ve společnosti. Může se stát, že bude v průběhu roku potřeba změnit i strategii a potažmo relevantně upravit cíle společnosti.

1. Komu dát výsledky k nahlédnutí a v jaké formě?

Výsledky, zhodnocení plánování a z toho vycházející relevantní informace by měly být dostupné pro různé stakeholdery (zainteresované strany), které mají zájem o hospodářské výsledky společnosti.

Vyhodnocování plánů a jejich prezentace s popisem daných čísel se přizpůsobuje na míru skupině lidí, kteří mají z informací vytěžit maximum. Typicky se reporty posílají vedení společnosti, investorům, zaměstnancům, věřitelům nebo odborné veřejnosti a analytikům. Dbejte na transparentnost, přesnost a soulad mezi právními a jinými předpisy.

1. Co je dobré sledovat v obchodních procesech?

Vždy mějte dobrý přehled nad celkovou výkonností společnosti, nad jejími obchodními procesy a naučte se identifikovat faktory, které mohou tyto skutečnosti ovlivnit. Pravidelný monitoring vám pomůže odhalit případná rizika a analyzovat dopředu další okolnosti, které by mohly mít dopad na fungování společnosti. Abyste byli schopni správně vyhodnocovat plány, je nutné sledovat i jednotlivá odvětví ve firmě. Zde je několik klíčových ukazatelů:

• Výnosy (tržby)
• Náklady na výrobu a provoz
• Náklady na zaměstnance
• Operativní efektivita
• Investice do kapitálových projektů
• Vývoj cen surovin a materiálu
• Změny v daňové legislativě
• Platební kondice a cash-flow
• Konkurenční prostředí

Plánování budgetů a forecast v ABRA Gen

V oblasti řízení financí náš systém rozvíjíme tak, aby dokázal připravit klíčová firemní data pro správné rozhodování. Proto v brzké době přidáme do ABRA Gen nástroj, který podpoří vaše finanční plánování. Usnadní tvorbu budgetů a v reálném čase porovná realitu s plánem a umožní vám rychle reagovat. Všechny podklady budete mít na jednom místě a vyhnete se otravnému tahání dat do Excelu.

Zaujal vás takový nástroj a chcete si jej vyzkoušet ještě před oficiálním vydáním? Kontaktujte svého obchodníka a domluvte se na konkrétních podmínkách.