6 tipov, ako zdokonaliť finančné riadenie a plánovanie firmy

Finančné plánovanie hospodárskeho výsledku vo firme má kľúčový význam pre úspešné riadenie finančných zdrojov a plánovanie investícií. Lenže nie v každej firme sú interné procesy nastavené tak, aby príprava plánov bola jednoduchá a nezaťažovala všetkých nadmernou administratívou.

Ako teda pripraviť dáta v účtovníctve, aby z nich mohol vzniknúť zmysluplný plán? Ako prípravu zrýchliť? Ako plány vyhodnocovať a ako reagovať na výsledky? Komu výsledky odovzdať a v akej forme? Na všetky tieto otázky vám odpovedá naša finančná expertka Vendula Jeřábková, ktorá má s manažérskym reportingom a finančným controllingom mnohoročné skúsenosti. V ABRA Software vedie oddelenie účtovných služieb a môžete sa na ňu kedykoľvek v tejto oblasti obrátiť.

1. Prečo plánovať? Aké sú benefity forecastov? Aký to má dopad na firmu?

Vytváranie plánov môže prispieť k štruktúrovanému a strategickému prístupu k finančným operáciám spoločnosti, čo následne vedie k lepšiemu riadeniu, plánovaniu a rastu. Finančné plánovanie má niekoľko dôležitých prínosov. Samotný plán vám pomôže nadefinovať realistické ciele a nastaviť stratégiu. Porovnaním plánu so skutočnosťou potom ľahko rozpoznávate trendy a monitorujete výkon. Jednoducho zaistíte potrebné financovanie, máte k dispozícii informácie pre prípadných investorov, aplikujete rizikový manažment a v neposlednom rade máte presné dáta pre komunikáciu s tímom.

1. Ako plánovať efektívnejšie a kde ušetriť čas?

Veľmi dôležitým predpokladom na ušetrenie času pri spracovaní plánov je správne nastavenie účtovníctva. Ďalej je dôležité automatizovať účtovné operácie, používať šablóny, zdieľať dáta a spolupracovať v tíme. Nezabudnite na pravidelné revízie a update. Dôležité je mať všetky informácie dostupné na jednom mieste - keď nič ručne neprepisujete, vyvarujete sa zbytočným chybám.

Samozrejme vždy potrebujete sledovať vypovedajúce ukazovatele. Na ceste k efektívnejšiemu plánovaniu sa nebojte na začiatku investovať čas do zmeny zabehnutých pravidiel. Zmena vám pomôže lepšie automatizovať a zefektívniť procesy, ktoré postupom času prinesú želaný výsledok – zrýchlenie plánovania s lepšími a presnejšími výsledkami a analýzami.

1. Ako správne nastaviť účtovníctvo, aby bolo možné sledovať správne dáta, najlepšie na jedno kliknutie?

Správne vedenie účtovníctva je základom pre korektné a účelné plánovanie. Ak nemáte aktuálne informácie zo systému „na kliknutie“, všetky naviazané procesy vám zaberú oveľa viac času. Vždy je potrebné, aby ste si dokázali v účtovnom systéme nastaviť všetky dimenzie, ktoré sú prínosné pre fungovanie a uľahčenie práce s dátami. Pri nastavovaní sa sústreďte na:

• Výber účtovného systému
• Definovanie účtovného plánu
• Pravidelné záznamy a transakcie
• Kategorizácia transakcií
• Správne alokovanie nákladov
• Správne spracovanie mzdového účtovníctva
• Správny zápis amortizácií a odpisov
• Monitorovanie zásob a pohľadávok
• Monitorovanie záväzkov a úverov
• Mesačné uzávierky a revízie
• Generovanie finančných reportov
• Spolupráca s odborníkmi

Najdôležitejšie je, aby účtovníctvo bolo aktuálne, s vypovedajúcou hodnotou a správne nastavenými procesmi. To vám umožní efektívne plánovanie a následnú analýzu s poskytnutím výsledkov.

1. Ako reagovať na výsledky vyhodnotenia plánu?

Reakcia na výsledky vyhodnotenia plánov je závislá na konkrétnych číslach a situácii spoločnosti. Mala by byť vyvážená, zameraná na konštruktívne riešenie a zlepšenie výkonnosti spoločnosti. Existuje niekoľko možných druhov výsledkov:

Pozitívne výsledky. Reagujte pozitívne a chváľte tím – spoločnosť je na správnej ceste, ako efektívne riadiť náklady a zvyšovať výnosy.

Nižšie než očakávané výsledky. Musíte zistiť dôvody – vykonajte hĺbkovú analýzu, ktorá identifikuje faktory ovplyvňujúce výsledky. Potom môžete s tímom prijať opatrenia na nápravu.

Vyššie než očakávané výsledky. Úspech – avšak s prihliadnutím na to, či plán nebol zbytočne podhodnotený. Zistite, či je výkonnosť udržateľná a nešlo o jednorazový trend, ktorý nebude pokračovať.

Trendy a dlhodobý pohľad. Sledujte vývoj trhu, jeho trendy a nesústreďte sa iba na jedno obdobie. Porovnávajte výsledky v súlade s dlhodobými cieľmi spoločnosti a trendom na trhu. Zamerajte sa aj na strategické rozhodnutia, ktoré by neboli v súlade s dlhodobými cieľmi a trendmi.

Plánovanie a prispôsobenie. Plány je potrebné pravidelne revidovať a prispôsobovať aktuálnym podmienkam a zmenám nielen v spoločnosti. Môže sa stať, že bude v priebehu roka potrebné zmeniť aj stratégiu a prípadne relevantne upraviť ciele spoločnosti.

1. Komu dať výsledky na nahliadnutie a v akej forme?

Výsledky, zhodnotenie plánovania a z toho vychádzajúce relevantné informácie by mali byť dostupné pre rôzne stakeholdery (zainteresované strany), ktoré majú záujem o hospodárske výsledky spoločnosti. Vyhodnocovanie plánov a ich prezentácia s popisom daných čísel sa prispôsobuje na mieru skupine ľudí, ktorí majú z informácií vyťažiť maximum. Zvyčajne sa reporty posielajú vedeniu spoločnosti, investorom, zamestnancom, veriteľom alebo odbornej verejnosti a analytikom. Dbajte na transparentnosť, presnosť a súlad medzi právnymi a inými predpismi.

1. Čo je dobré sledovať v obchodných procesoch?

Vždy majte dobrý prehľad nad celkovou výkonnosťou spoločnosti, nad jej obchodnými procesmi a naučte sa identifikovať faktory, ktoré môžu tieto skutočnosti ovplyvniť. Pravidelný monitoring vám pomôže odhaliť prípadné riziká a analyzovať dopredu ďalšie okolnosti, ktoré by mohli mať vplyv na fungovanie spoločnosti. Aby ste boli schopní správne vyhodnocovať plány, je nutné sledovať aj jednotlivé odvetvia vo firme. Tu je niekoľko kľúčových ukazovateľov:

• Výnosy (tržby)
• Náklady na výrobu a prevádzku
• Náklady na zamestnancov
• Operatívna efektivita
• Investície do kapitálových projektov
• Vývoj cien surovín a materiálov
• Zmeny v daňovej legislatíve
• Platobná kondícia a cash-flow
• Konkurenčné prostredie

Plánovanie budgetov a forecast v ABRA Gen

V oblasti riadenia financií náš systém rozvíjame tak, aby dokázal pripraviť kľúčové firemné dáta pre správne rozhodovanie. Preto v blízkej dobe pridáme do ABRA Gen nástroj, ktorý podporí vaše finančné plánovanie. Uľahčí tvorbu budgetov a v reálnom čase porovná realitu s plánom a umožní vám rýchlo reagovať. Všetky podklady budete mať na jednom mieste a vyhnete sa otravnému ťahaniu dát do Excelu.

Zaujal vás takýto nástroj a chcete si ho vyskúšať ešte pred oficiálnym vydaním? Kontaktujte svojho obchodníka a dohodnite sa na konkrétnych podmienkach.