Elektronické odeslání dokladu na e-mail klienta v souladu s GDPR

Jak snadno vytvořit náhled tisku a odeslat jej ihned e-mailem? A jak si upravit jeho vzhled a přidávat vlastní položky? A jak přitom správně pracovat s ochranou dat v souladu s GDPR? Odpovědi na otázky najdete v následujícím tipu.

Tip vám ukáže, jak vytvořit náhled tisku nabídky, objednávky faktury nebo jiného dokladu, který bude možné odeslat e-mailem na vybranou adresu. Zároveň vám představí způsob, jak zvolit jinou definici, než je nastavena systémem.

Tento tip je určen především pro uživatele, kteří neprovozují ABRA Gen přes terminál/cloud, protože předpokládá instalaci e-mailového klienta na stejném PC, na němž je spuštěn klient ABRA Gen.

Ukážeme vám, jak upravit tiskovou sestavu, aby se ihned nabídl vhodný e-mail na elektronickou adresu zákazníka nebo dodavatele.

E-mailových adres je v systému celá řada, např.:

• adresa pro el. zpracování dokladů
• sídla společnosti
• pobočky
• osoby připojené k dokladu

Navíc je v současnosti nutné počítat i s tím, že k některým e-mailovým adresám nemá uživatel v souladu s GDPR přístup. Přístupem je myšleno, že daný uživatel nemá na vybraný e-mail povolení ke zpracování dat v rámci ochrany dat (GDPR).

Zkuste vytvořit výraz, který vybere e-mail na osobu uvedenou na doklad (příp. z pobočky uvedené na dokladu nebo ze sídla firmy).

Od verze ABRA Gen 18.03.12 je k dispozici funkce NxDataProtectionCatch. Tato funkce umožňuje zadat dva parametry. Jestliže by vyhodnocení prvního z nich skočilo chybou, vrátí se hodnota druhého.

Tedy NxDataProtectionCatch(MAIN.Person_ID.Address_ID.Email,‘‘) – znamená, že nemáte-li právo vidět e-mail osoby, systém vám nic nevrátí.

To je z teorie vše a můžeme se vrhnout na úpravu tiskové sestavy. Spusťte např. agendu „Upomínky“. Stiskněte tlačítko Tisk, Export (F5) a dále F12 – volba velký číselník.

(Obr 01)

Zkopírujte systémovou definici tlačítkem „Zkopírovat“ (F9) nebo upravte svoji definici Tlačítkem „Opravit“ (F4).

Jestliže upravujete svoji definici (po stisku tlačítka Opravit), musíte ještě kliknout na ikonu „Vlastnosti sestavy“:

(Obr 02)

Tím se otevře dialog na úpravu vlastnosti sestavy. V případě, že jste sestavu kopírovali, otevře se ihned.

(Obr 03)

V tomto okamžiku můžete přejmenovat tiskovou sestavu a stisknout tlačítko „Parametry spuštění…“

Tím se otevře další dialog:

(Obr 04)

Stisknutím tlačítka Edituj smažete původní definici a nahradíte za novou.

(Obr 05)

Výraz, který je možné celý zkopírovat:

if(NxDataProtectionCatch(MAIN.Person_ID.Address_ID.EMail,'')<>'',MAIN.Person_ID.Address_ID.EMail {Adresa osoby u dokladu},

if(NxDataProtectionCatch(MAIN.FirmOffice_ID.Address_ID.EMail,'')<>'',MAIN.FirmOffice_ID.Address_ID.EMail {Adresa provozovny u dokladu},

if(NxDataProtectionCatch(MAIN.Firm_ResidenceAddress_ID.EMail,'')<>'',MAIN.Firm_ResidenceAddress_ID.EMail {Adresa sídla firmy u dokladu},

if(NxDataProtectionCatch(MAIN.Firm_ElectronicAddress_ID.EMail,'')<>'',MAIN.Firm_ElectronicAddress_ID.EMail {Adresa pro el. zas. dokladů},''

))))

POZOR – nezapomeňte na „apostrofy“ na konci výrazu – červeně podtržené. Ty způsobí, že když nebude dohledán žádný e-mail, vrátí systém prázdný řetězec, ale nevyvolá chybu.

Nyní je vše hotovo, potvrďte vše tlačítkem OK nebo Uložit a můžete zkoušet.

Zobrazte si náhled dokladu a klikněte na ikonu obálky.:

(Obr 06)

Podle nově vytvořené definice a aktuálně naplněných e-mailových adres a platných povolenek je převzata e-mailová adresa do poštovního programu (Outlook,…).

POZOR, platí nejen pro doklad vytvořený „ručně“ uživatelem, ale také pro naplánované úlohy, které běží pod přihlášeným uživatelem automatizačního serveru. Sice mají jiným mechanizmem vybraný e-mail, ale výraz vyhodnocují, a proto musí mít na daný e-mail povolenku, nebo ošetřen výraz tak, aby nevyvolal chybu při zpracování (výjimku). Například u úloh Automatické upomínky nebo Hromadné zpracování faktur a záloh

S řešením konkrétních situací vám může pomoci konzultant, hotline nebo se můžete zúčastnit odborného semináře „Implementace GDPR v ABRA Gen v praxi II.“, kde je ochrana dat probrána do podstatně větší hloubky. Seminář je uren pro technicky zdatnější uživatele a IT správce.