Jak efektivně řídit skladové procesy i práci skladníků

Na nákup zboží od dodavatelů navazuje komplexní práce ve skladu. Jak zajistit rychlý příjem zboží? Jak získat přehled o tom, kde se právě dané zboží nachází? Jak skladníkům řídit práci na příjmu i výdeji, tak aby byla co nejefektivnější? Přichystali jsme pro vás několik užitečných tipů.

Procesní řízení

K nastavení efektivního workflow ve skladu využijte nové procesní řízení nad skladovými doklady. Díky němu můžete vytvořit skladový doklad tak, aby se zboží po vytvoření příjemky či dodacího listu ihned nenaskladnilo, popř. nevyskladnilo, ale aby doklad sloužil k efektivnímu řízení příjmu a výdeje.

Procesní řízení se v ABRA Gen nastavuje pomocí agend ze skupiny Workflow – Procesní stavy a Přechody mezi procesními stavy. Správné nastavení workflow vychází ze čtyř systémových stavů – plánováno, v přípravě, vyřízeno a storno. Jednotlivé stavy a přechody mezi nimi lze libovolně nastavit podle konkrétní potřeby vaší firmy. Vždy tak můžete mít přehled např. o tom, zda skladník již začal zboží vydávat a kdy si jej zákazník nebo dopravce skutečně převzal.

Pokud zapnete procesní řízení nad skladovými doklady, ABRA Gen začne zobrazovat stavy na skladových kartách ve třech sloupcích – dostupné množství, ve výdeji, v příjmu.

Detailnímu využití a nastavení procesního řízení se podrobně věnuje naše výukové video.

Příjem na sklad

TIP: V průvodci máte nově možnost zaškrtnout volbu Neuzavírat nově otevřenou agendu, díky níž zůstane agenda nového dokladu otevřená a vy s ní můžete nadále pracovat. Například doklad vytisknout nebo mu změnit stav.

Nově vytvořená příjemka je nastavena do počátečního stavu podle výchozího pravidla přechodu mezi stavy, který jste nadefinovali v agendě Přechody mezi stavy. Dále je možné na dokladu nastavit odpovědnou roli a osobu. Tím určíte skladníka, který se o doklad bude starat a v průběhu práce aktualizovat stav podle skutečného průběhu naskladnění/vyskladnění.

TIP: Systém může automaticky přiřadit k dokladu aktuálně přihlášeného skladníka a tím určit, že je za něj odpovědný.

Pro efektivní řízení práce skladníků doporučujeme vytvářet fronty dokladů pro příjem i výdej. Např. na výdeji připravte dopředu dodací listy, zadejte jim stav „k vychystání“ a skladníci pak v příslušné agendě ihned vidí, které zboží mají v konkrétní den chystat.

Skladník může pracovat online přímo ve skladu, a to díky mobilnímu skladovému terminálu. Aktuální frontu příjmu i výdeje skladníci vidí na displeji zařízení. Skladník výběrem dokladu zahájí naskladňování nebo vyskladňování. Načtením čárového kódu příslušného zboží skladník jednoduše odbavuje jednotlivé řádky dokladu.

ABRA Gen v dokladech sleduje nejen aktuální stav, ale také délku jeho trvání. Velmi jednoduše tak můžete získat např. statistiku, jak dlouho skladníkům trvá, než si odeberou dodací list a dobu, než zboží fyzicky vyvezou ze skladu.

Skladníci mohou sledovat také počet skladových řádků a další údaje, jako je hmotnost a objem. Nutným předpokladem je důsledná evidence všech jednotek na skladových kartách.

Evidence zboží na pozicích – polohované sklady

Pokud chcete, aby systém skladníky naváděl na konkrétní umístění, kam mají pro zboží jít, je nutné začít používat tzv. Polohované sklady. Polohováním v ABRA Gen nazýváme evidenci zboží na přesných pozicích ve skladu.

Prvním krokem k zavedení skladových pozic je jejich evidence. K vytvoření kódů pozic slouží průvodce Hromadným generováním skladových pozic, který vygeneruje kód složený typicky z údajů o sektoru, regálu, patru, místu apod.

TIP: K pozicím doporučujeme zadávat příslušné rozměry a maximální nosnost. Za předpokladu vyplněné hmotnosti a objemu na skladových kartách dokáže systém automaticky zaplňovat volné pozice ve skladu.

Po nastavení pozic a zapnutí používání polohování na skladu umožní systém provádět na skladových dokladech polohování. Po uložení dokladu se pak nově spustí průvodce naskladnění do pozic.

Práci s pozicemi vám významně urychlí funkce automatického polohování, která podle zvolené strategie navrhne skladníkovi optimální umístění zboží.

V systému jsou k dispozici dvě základní strategie pro naskladňování:

• Pozice s jedním zbožím hledá pozici, kde je již zboží umístěno.
• Dostupnost pozic naskladňuje do volných pozic s nejlepší dostupností.

TIP: Výběr pozice podle výchozí strategie lze v rámci individuální úpravy na míru zákazníkovi připravit tak, že se automaticky provede ihned po vytvoření příjemky z objednávky. Skladník pak rovnou umístí zboží na požadovanou pozici. Nastavit lze také různé vychystávací pozice, pokud pracujete se zrychleným procesem ve skladu.

Skladník má možnost navrženou pozici ručně změnit, což je vhodné zejména při naskladňování přímo ve skladu pomocí mobilní čtečky. Pokud skladník zjistí, že daná pozice je poškozená nebo ji blokuje nějaká překážka, jednoduše načtením čárového kódu vybere novou pozici.

V agendě Obsahy skladových pozic ihned vidíte, jaké zboží na dané pozici leží. K vybranému zboží lze také naopak zobrazit všechny pozice, na kterých se nachází. Vidíte zde také aktuálně vyskladňované či naskladňované zboží.

Celý proces obdobně funguje i na výdeji. Liší se pouze zvolené strategie vyskladnění. Zde jsou nejčastěji používané strategie:

• Nejstarší zásoby vyskladňují zásoby podle data naskladnění
• Uvolnění pozic přednostně uvolňuje obsazené pozice s nejmenším počtem kusů
• Z minima pozic nabízí skladníkovi umístění, kde je dostatek zboží

TIP: Konzultant může zákazníkům nastavit i vhodnou kombinaci jednotlivých strategií podle individuálních požadavků. Při vyskladňování je také možné shlukovat jednotlivé položky, aby skladník nemusel drobné zboží expedovat jednotlivě.