S naší novinkou máte požadavky na nákup pod kontrolou
Získejte nad nákupem zboží či materiálu ve své firmě plnou kontrolu. Díky novému procesnímu řízení na požadavky na objednávky vydané můžete nyní lépe plánovat, sledovat stav jednotlivých objednávek i celého nákupu a řídit jeho chod.
Od verze ABRA Gen 20.1 můžete v nákupním procesu aktivovat procesní řízení, díky němuž lze vždy zpětně dohledat, jaké požadavky na nákup byly v minulosti zadány a kdo je vytvořil. Nově tedy nedochází k odstraňování záznamů po vygenerování objednávek vydaných a tím je zachována historie požadavků.
Jak procesní řízení na požadavky na objednávky funguje
Zaměstnanci firmy, kteří mohou vytvářet požadavky na objednávky, zadávají požadavky jako plánovací. Automaticky se u nich nastaví stav „V přípravě“. Po dokončení zadavatel změní stav „V přípravě“ na stav „Odesláno“.
Nákupčí u požadavků ve stavu „Odesláno“ posoudí, zda je přijme ke zpracování (přepne je do stavu „Potvrzeno“) nebo zamítne (vrátí do stavu „V přípravě“, přepne do stavu „Storno“ nebo smaže).
Z přijatých požadavků nákupčí vytváří objednávky. Vytvoření objednávky způsobí automatické přepnutí požadavku do stavu „Vyřízeno“.
Prostřednictvím nastavení rolí v rámci definice přechodu na stav „Potvrzeno“ je možné zařídit, aby zadavatel požadavků po změně stavu nemohl požadavky editovat. Nákupčí tak bude mít jistotu, že mu již potvrzené požadavky zadavatel bez jeho vědomí zpětně neopravuje.
Všechny požadavky na objednávky jsou v systému stále zachovány a management je má kdykoliv k dispozici.
Procesní stavy je možné využít také k filtrování seznamu požadavků. Například nákupčí si může vytvořit omezení pro zobrazení požadavků ve stavu Odesláno, tj. jenom nové požadavky, které dosud nepotvrdil ani nezamítl.
Procesní řízení je uživatelsky konfigurovatelné – můžete si nadefinovat vlastní procesní stavy a povolené přechody mezi nimi. Jak nastavit a začít používat procesní řízení najdete v online nápovědě.
Obdobně funguje procesní řízení také na skladových dokladech. Podrobně se tomuto tématu věnuje náš článek s názornou videoukázkou.
