Ako efektívne začať s business intelligence

Vizualizácia dát vám pomôže pri plánovaní, controllingu a organizácii firemných procesov. ABRA Gen obsahuje najdôležitejšie zobrazovacie nástroje už v základnej verzii. Väčšina firiem však potrebuje vidieť informácie vo vlastných súvislostiach, a preto volí pokročilý modul ABRA BI. Aby ABRA BI slúžilo k efektívnemu rozhodovaniu, je nutné pred implementáciou dôkladne definovať všetky relevantné dáta. Ako k implementácii pristúpiť a ako čo najlepšie nastaviť samotnú vizualizáciu?

Ako začať

Účelom všetkých nástrojov controllingu, vrátane vizualizácie, je uľahčenie práce a predovšetkým dosiahnutie správneho a rýchleho rozhodnutia. Zmyslom nie je pracné generovanie reportov pre reporty samotné, ale získavanie informácií v potrebných súvislostiach. Správne nastavené a používané nástroje vizualizácie umožňujú dáta triediť, prepojovať a zoskupovať tak, aby každému jednotlivému užívateľovi uvoľnili ruky pre skutočnú prácu. Pred samotnou implementáciou je teda vhodné zohľadniť, aké informácie, prehľady, štatistiky a súvislosti užívatelia systému najčastejšie hľadajú a aké otázky, na ktoré systém môže ponúknuť odpovede, si užívatelia pri svojej práci kladú. Vo všetkých bodoch je dobré mať na pamäti hlavný cieľ – získanie znalostí potrebných k rozhodnutiu.

Ako zhromaždiť potrebné dáta

Pred každou implementáciou je dôležité posúdiť, z akých dát bude ABRA BI čerpať informácie a či ich má firma k dispozícii. Primárnym zdrojom sú dáta zo systému ABRA Gen vrátane situácií, kedy firma využíva niekoľko oddelených systémov (napríklad v Českej republike a na Slovensku). Tie je možné doplniť z iných systémov či externých zdrojov (menové kurzy ČNB, plány či prehľady v XLS tabuľkách apod.). Rovnakým nástrojom je možné zaistiť taktiež jednotný pohľad do viacero databázy, teda i do iných systémov, bez nutnosti ich faktickej integrácie na úrovni primárnych dát. Firma tak môže mať napríklad samostatný výrobný systém, ale dáta z nich sa zobrazia v ABRA BI rovnako, ako keby bola zanesená do ABRA Gen. Rovnako tak je možné sledovať historické dáta bez nutnosti ich náročnej migrácie do systému. Možností je mnoho a konečné riešenie vždy záleží na potrebách konkrétnej firmy a konečných užívateľov. Pri posudzovaní, aké dáta vziať v úvahu a ako s nimi pracovať, je zásadné zohľadniť z akých informácií a o akých skutočnostiach užívatelia rozhodujú. To je chvíľa, kedy je namieste naslúchať osobám vo firme a prispôsobiť nastavenia už od počiatku. „Musíte vedieť, čo chcete a pozorovať, na čo sa pýtajú ľudia vo firme, čo im k práci chýba, čo potrebujú. Keď majú informácie, dobre sa im pracuje, nestrácajú čas a všetko funguje.“ vysvetľuje Petr Dobeš zo spoločnosti Bricol-M, ktorá používá ABRA BI už niekoľko rokov a dodáva: „Najskôr získavame dáta a potom ukážeme výsledok priamo zamestnancom, aby vedeli, prečo dáta zadávajú a prečo je ich presnosť dôležitá taktiež pre ich prácu.“

Prínosy a nástrahy agregácie dát

Agregácia dát, teda ich zlučovanie a kombinácia, je jednou z hlavných funkcií vizualizácie. Pre presné výsledky a skutočné informácie je potreba vychádzať z primárnych údajov zanesených v agendách systému. Pokiaľ by boli dáta zlučované alebo kombinované (napr. sčítaním zisku za dané obdobie do jedného číselného údaja) ešte pred zahájením ich cielenej a účelovej agregácie v rámci ABRA BI, výsledky by boli skreslené a neplnili by svoj účel. Naopak dostatočne kvalitné a podrobné dáta na vstupu sú skvelým základom pre získanie hodnotných a spoľahlivých informácií – potom vizualizácia ponúka skutočný obrázok o chovaní firmy, zákazníkov, obchodníkov i ďalších procesoch vo firme. Úroveň agregácie je nutné nastaviť podľa konkrétneho cieľa. Napríklad pri porovnaní výnosov a nákladov postačí pohľad do prehľadu účtovníctva, naopak pri potrebe naviazania na skladové pohyby je potreba sledovať prvotné doklady. Pre dva odlišné účely môžu slúžiť dve odlišné nastavenia a formy zobrazenia. Vďaka vlastnému systému práv má každý užívateľ nastavené prístupové práva podľa svojej práce. Podľa toho má k dispozícii konkrétne prehľady nastavené presne na mieru svojej práce.

ABRA BI nie je len controlling

ABRA BI je veľmi často využívaná najmä k plánovaniu objednávok, nákupu, predaja, činnosti obchodníkov apod. Plánovať je možné buď na úrovni účtovníctva v ABRA Gen alebo prepojením BI s existujúcim plánom v Exceli získať prehľadné porovnanie a výsledky. Všetky informácie a prehľady z ABRA BI je možné stiahnuť, odoslať na e-mail, ukladať na vlastný server atď. Vďaka vysokej miere automatizácie pri práci s dátami je možné v BI plánovať úlohy, behom ktorých sú dáta spracovávané do konečnej podoby, napríklad pravidelné odosielanie reportov vo forme PDF či XLS súborov na e-mail, čo je vhodné najmä pri agregácii väčšieho množstva dát (napr. cez noc). „Vďaka BI odhaľujeme vlastné úspechy aj chyby, plánujeme nákup i obchodnú činnosť, máme perfektný prehľad o zákazníkoch aj produktoch a tu taktiež vyhodnocujeme parametre pre interné odmeňovanie,“ doplňuje Peter Dobeš. Zaujímavým uľahčením a zrýchlením práce sú taktiež tzv. snapshot tabuľky, ktoré zobrazujú dáta za určené uplynulé obdobie. Dáta síce nie sú tzv. živé, teda online a v reálnom čase, ale dovoľujú prácu so značným objemom dát v krátkodobom horizonte. Pri nastavení tzv. break pointu (napr. keď objednávka či faktúra prekročí určený limit), je možné využiť taktiež možnosť notifikácie formou SMS či e-mailu. Získanie potrebných informácií a podpora rozhodovania je uľahčená taktiež využitím tzv. dimenzií v ABRA Gen. Okrem povinného strediska, ktoré je vždy nastavené v ABRA Gen, je možné využiť taktiež ďalšie tri dimenzie, použiteľné takmer univerzálne – obchodný prípad, zákazku a projekt. Tak je možné zobraziť napr. faktúry vydané konkrétnym obchodníkom v danej zákazke apod. Nástroje vizualizácie je možné veľmi účinne využiť taktiež k predikcii vývoja, napr. cash flow – taktiež tu však musí existovať relevantné dáta, ktoré umožnia predpokladať vývoj s dostatočnou presnosťou. Ďalším zaujímavým „necontrollingovým“ použitím vizualizovaných informácií, ktoré sa osvedčilo už niekoľkým zákazníkom, je motivácia zamestnancov, a to ako v prípade pravidelných reportov o výkone (napr. obchodníkov) zasielaných do e-mailu, tak ich zverejnením napr. v spoločných priestoroch firmy.