Čo je controlling a ako na neho
Controlling v modernej podobe využíva široké možnosti agregácie a vizualizácie dát, ktorá potom slúži svojemu skutočnému účelu – efektívnemu finančnému riadeniu. Ako z dát urobiť informácie a ako z nich vyťažiť maximum?
Čo je to vlastne controlling
Často skloňovaný termín je často chápaný chybne. Controlling totiž neznamená papierovanie, tabuľky, množstvo čísel, reporty a zložité pátranie po súvislostiach. Napriek tomu, že väčšinu týchto nástrojov využíva (teda okrem papierovania a zložitého pátrania, pokiaľ máte kvalitný informačný systém), jeho hlavným cieľom je rýchle získanie informácií, a predovšetkým dosiahnutie správneho rozhodnutia.
Ako prestať reportovať a začať rozhodovať
Oproti reportingu, ktorý dáta len zhromažďuje, ukladá, triedi a odovzdaním reportu spravidla končí, controlling predstavuje dôležitý krok ďalej. Využíva dáta k získaniu nových súvislostí a informácií, z informácií syntetizuje znalosti, o ktoré je možné oprieť operatívne aj strategické rozhodnutia.
Pokiaľ firma od začiatku správne pracuje s dátami, fáza reportingu môže byť vďaka automatizácii a online procesom výrazne kratšia alebo dokonca takmer nepostrehnuteľná, čo cestu k rozhodnutiu zásadným spôsobom skracuje a zrýchľuje, a to môže byť pre firmu mnohokrát životne dôležité.
Dáta alebo informácie
Údaje obsiahnuté v informačnom systému či ďalších zdrojoch sú prosté dáta. Akonáhle im dáme význam, stávajú sa z nich informácie. V okamžiku, kedy je informácia zasadená do správneho kontextu, je z nej znalosť, na ktorej je možné založiť strategické rozhodnutie.
S akými dátami pracovať a ako ich získať
Čím lepšie dáta, tým kvalitnejšie informácie. Inak povedané – než je možné z dát vyťažiť spoľahlivé súvislosti, je treba správne nastaviť, aké dáta v systéme zhromažďovať, s ktorými z nich pracovať pri vizualizácii v rámci ABRA BI a ako zaistiť, aby každý užívateľ videl všetko, čo potrebuje ku svojej práci. Dôraz je na to mať dáta včas a v správnej forme – získať schopnosť rýchleho rozhodnutia.
Ako na rozvrhové základne
V rámci controllingu sú dôležitou položkou tzv. rozvrhové základne. V každej firme je dôležité rozhodnúť, ako alokovať náklady tam, kde sú spoločné, nepriame alebo režijne. Tieto často nemalé položky je potreba správne a prehľadne rozmiestiť a vztiahnuť k jednotkám určeným ako rozvrhové základne, aby podnikateľ napr. vedel, koľko nákladov vynakladá na 1 Kč výnosu či zisku.
V tejto oblasti sa rieši taktiež ďalšie nákladové strediska a rôzne typy nákladov – nájom budov, vykurovanie, náklady na administratívu spojenú so spracovaním miezd či fixné náklady.
Rozvrhové základne sú veľmi užitočné, ale tak ako u všetkých činností (nielen) v rámci controllingu je potreba správne sa pýtať a rozhodnúť sa, čo je dôležité a ako jednotlivé položky vztiahnuť k samotnému rozhodovaniu. Príliš mnoho rozvrhových základní alebo ich prekombinovanie práce bohužiaľ skôr komplikuje. Jednoúčelové rozvrhové základne ich teda vhodné logicky kombinovať, a tak naopak dosiahnuť maximálnej efektivity a miery automatizácie.
ABRA BI ako nástroj controllingu
ABRA BI (Business Intelligence) je webová aplikácia natívne prepojená so systémom ABRA Gen, čo znamená, že v reálnom čase pracuje so živými a aktuálnymi dátami. Tú je možné podľa potreby kombinovať, agregovať, triediť a najmä prehľadne zobrazovať, čo citeľne zrýchľuje cestu medzi otázkou a odpoveďou. Zobrazenie je možné prispôsobiť tak, aby informácie boli čo najzrozumiteľnejšie a na prvý pohľad bolo zrejmé, aké kroky je potreba prijať. Prečítate si v našom minulom článku, prečo a ako správne vizualizovať dáta a ako sa správne pýtať, aby ste získali maximum užitočných informácií.
Presne to, čo potrebujete vidieť
Nielen každá firma, ale taktiež každý jednotlivý užívateľ potrebuje vidieť správne informácie a súvislosti a rýchlo sa v nich zorientovať. Jedna osoba často potrebuje používať rôzne kombinácie informácií či odlišné súvislosti pre čiastkové procesy. Ako si teda užívateľ nastaví ABRA BI tak, aby vždy videl presne to, čo ho zaujíma a s čím potrebuje pracovať?
K podrobnému a presnému užívateľskému nastaveniu slúži v ABRA BI tzv. pivot tabuľka, ktorá funguje ako kontingenčná tabuľka (napr. v Exceli). Je to nástroj s funkciou dynamického rozkliku, s jeho pomocou je možné nastaviť, čo sa bude zobrazovať. Pivot tabuľka ponúka možnosť informácie radiť, doplňovať či používať dopočítavané výrazy, aby po správnom nastavení a napojení na zvolený zobrazovací nástroj bolo všetko pripravené k prehľadnej vizualizácii. Každý užívateľ si môže upraviť základné zostavy či vytvoriť zostavy nové, vrátane formy vizualizácie.
„Keď som prišiel do firmy, potešilo ma ABRA BI, pretože inak by bolo také množstvo dát pre človeka, ktorý bol v spoločnosti len pár týždňov, veľmi neprehľadné. Takto som mal k dispozícii rýchlo a prehľadne všetky potrebné čísla pre riadenie, agregované dáta a možnosť exportu. Štvrťročne agregujeme dáta zo štyroch firiem a minimálne raz ročne dokonca zo všetkých šiestich, preto potrebujeme mať dáta v jednej databázy.“
Pavel Haken, finančný riaditeľ a kontrolór vo firme Profimed, ktorá sa zaoberá predajom tovaru prevažne v oblasti zubnej starostlivosti v ČR, Maďarsku na Slovensku a v Poľsku.
Agregovaná verzus podrobné dáta
ABRA BI zobrazuje informácie podľa dopredu zadaných kritérií tak, aby sa užívateľ vo vyobrazení čo najrýchlejšie zorientoval. V každej úrovni riadenia vďaka tomu užívateľ v agregovanej podobe vidí presne také informácie, aké potrebuje.
Súhrnné zobrazenie má za cieľ ponúknuť rýchly prehľad a upozorniť na anomálie, ktorým je potom treba venovať väčšiu pozornosť. Preklik na čiastkovej informácii potom užívateľa rýchlo zavedie zo súhrnného prehľadu do detailu zostavy a vidí napríklad konkrétne pohľadávky po splatnosti, súhrn a zoznam jednotlivých faktúr vrátane náhľadu faktúry a podrobných informácií o nej.
Agregácia taktiež znamená, že si v jednom okamžiku užívatelia môžu zobraziť jednu agendu z rôznych hľadísk alebo naopak niekoľko agend naraz. To vše podľa individuálnych užívateľských nastavení, ktorých môže byť hneď niekoľko. Dôležité zobrazenie je možné naviac sprístupniť ďalším užívateľom v rámci firmy.
