O produktech

Zrychlete schvalování dokladů ve své firmě

18. 6. 2019
Online schvalování dokladů

Oběh dokladů ve firmě a jejich schvalování často komplikuje chod firmy, stojí značné peníze i mnoho času navíc. Začněte pracovat s doklady online a schvalování se stane jednoduchou, takřka plně automatizovanou činností „na pozadí“. A právě s tím vám pomůže webová aplikace pro ABRA Gen, která umožňuje online schvalování firemních dokladů.

Schvalování nemusí být noční můra

V běžné podobě představuje papírový oběh dokladů náročný soubor procesů a nástrah – mnoho čekajících dokladů, které se na mnoha místech kumulují, vznikající chyby, prostoje, časové ztráty a prodlení, nemluvě o komplikovaném dohledávání, kde se zrovna „lejstro“ nachází, a složité komunikaci mezi osobami.

Digitální a online schvalování naproti tomu shromažďuje všechny dokumenty na jednom místě, od faktur po interní doklady, a každá další práce s nimi je tak velmi snadná. Díky online aplikaci jsou dostupné odkudkoliv včetně mobilních zařízení a v přehledném responzivním rozhraní lze doklady průběžně a přehledně odbavovat.

Příklad z praxe

Jedním ze zákazníků společnosti ABRA Software je stavební firma se stavbyvedoucími po celém území ČR, kteří pro schválení museli buď přijet jednou týdně na centrálu, nebo se jim doklady zasílaly ke schválení poštou. Při stavu, kdy za kalendářní rok proběhlo ve firmě 26 000 schválení v 70 schvalovatelech (cca 400 schválení/osoba), je již představa množství papíru, nákladů na poštovné, dopravu a objem času či prostojů enormní. Pokud by každé schválení zabralo jen 2 minuty času, představuje jen tato činnost 52 000 minut ročně, tedy takřka 900 hodin cenné lidské práce.

Vždy aktuální informace

Aplikace zasílá schvalovatelům dle nastavení (nejčastěji jednou denně) souhrnnou e-mailovou notifikaci. Přímo z e-mailu lze proklikem otevřít webovou aplikaci a provést potřebné kroky – zamítnout či schválit včetně možnosti hromadného schválení, zobrazit doklad či detaily, nahrát přílohu, vložit komentář apod. Uživatelé jsou tedy pravidelně informováni o potřebných akcích a postupně mohou doklady odbavovat, třeba i během oběda nebo cesty na schůzku. V případě nepřítomnosti odpovědné osoby lze nastavit také zasílání notifikací zástupci.

Jak aplikace funguje

Již nyní lze schvalovat přímo v systému ABRA Gen, nastavovat zde scénáře, oprávnění či filtry. Webová aplikace funguje jako přehledný klient, který nabízí kontrolu dokladů a jejich stavu, odpovědností a procesu schvalování. V jednoduchém a plně responzivním rozhraní lze odkudkoliv, kde je internetové připojení, tedy i z mobilních zařízení, snadno a rychle filtrovat a schvalovat doklady či provádět další související akce. Všechna data zůstávají na jednom místě v ABRA Gen a díky protokolu https je veškerá komunikace zabezpečena takřka jako v internetovém bankovnictví.

Odpovědná osoba, zpravidla účetní, zahajuje schvalovací proces (za daných podmínek lze dokonce nastavit automatické zahájení). Všichni zúčastnění schvalovatelé pak mají k dokladu přístup bez nutnosti spuštění celého systému ABRA Gen a vidí aktuální stav schvalovacího procesu.

Schvalovatelé mají v aplikaci přístup k elektronické verzi dokladu, která nečeká na příchod odpovědné osoby, neztratí se, nekupí se ve stozích na pracovním stole a všichni uživatelé mají přehled, co se s ní děje. Papírový doklad přitom neopustí účtárnu.

Co aplikace umí

Nejčastějšími úkony v aplikaci je schvalování či zamítání dokladů, tedy přijatých, vydaných či zálohových faktur, vydaných i přijatých objednávek, ale také interních dokladů či došlé pošty. U každého dokladu lze zobrazit přílohy a detaily.

Při zamítnutí je ihned zaslána notifikace odpovědné osobě, které lze doklad vrátit k doplnění. K dokladům lze přidávat komentáře a ty je možné odeslat také jako e-mail. Kompletní historie úkonů, notifikací a komunikace se ukládá, všichni uživatelé tedy mají okamžitý přehled o průběhu celého procesu.

V aplikaci lze fulltextově vyhledávat, nastavit filtry (doklady ke schválení, schválené, historie, podle firmy, variabilního symbolu, dodacího listu, střediska apod.). Užitečná je také možnost barevného označení, kdy lze snadno vizuálně odlišit již proběhlé nebo naopak zpožděné schvalování.

Velmi přínosný může být také report zpožděného schvalování, který přehledně ukáže, která část schvalovacího procesu nefunguje správně a může být potenciálně problematická.

Jaké doklady lze schvalovat online

Takřka všechny. Ať jde o objednávky přijaté či vydané, faktury přijaté i vydané, ale také interní doklady. V první fázi schvalování lze také upravovat či doplňovat jednotlivé položky a např. přidělovat střediska, projekty apod. Lze také připravit zcela zakázkové řešení a umožnit schvalování dalších dokladů, které v konkrétní firmě hrají důležitou roli, např. schvalování požadavků na změny prodejních cen, evidence smluv, pošty apod.

Výhody online schvalování v kostce:

  • vyšší efektivita
  • náklady pod kontrolou
  • úspora práce a času – zrychlení procesů
  • menší chybovost a prodlení
  • digitalizace – méně papírů
  • snížení komunikační zátěže
  • snazší dohledání
  • přehled o všech úkonech k danému dokladu (přílohy, historie, odpovědnost)
  • schválení kdekoliv s připojením na internet
  • nezávislost na fyzické přítomnosti osob schvalovatelů

Jak se připravit na online schvalování

Veškerá komunikace aplikace Online schvalování s ABRA Gen probíhá přes API rozhraní, proto je nutná licence jádra s pokročilou automatizací, API server a veřejná IP adresa. Dále je důležité pracovat s dostatečným množstvím uživatelů a těm nastavit potřebná práva a role – ta mohou být ve schvalovacím procesu odlišná od obecného nastavení uživatelských oprávnění. Důležité je správně nastavit schvalovací scénáře pro různé situace a typy dokladů (kdo, kdy a v jakém pořadí schvaluje jaký typ dokladu).


Zajímáte se o systém ABRA Gen? Napište nám!

Zeptejte se CZ