Jak efektivně pracovat s datovou schránkou v ABRA Gen

Komunikace se státní správou přes datové schránky je běžnou součástí pracovní agendy každé firmy. ABRA Gen umožňuje archivovat přijaté i odeslané zprávy ve vlastní databázi, a tím pádem nemusíte platit za archivaci zpráv v datovém trezoru, abyste je měli k dispozici déle než 90 dní.

Navíc ABRA Gen dovoluje přijaté zprávy podle nastavených pravidel automaticky zpracovat a přiložené dokumenty určitých zpráv (např. e-neschopenky) ukládat na server, kam má přístup pouze vaše mzdová účetní. Nebo zprávy o udělených pokutách za váš vozový park ukládat do adresáře vedoucího autoparku apod.

Pozn.: ABRA Gen má i přímou podporu správy e-neschopenek, s jejímž nastavením vám může pomoci náš konzultant. Před nasazením je potřeba zajistit el. certifikát a nastavit příslušná povolení na portálu správy sociálního zabezpečení.

Jak propojit datovou schránku s ABRA Gen

Nejprve je potřeba nastavit napojení na datovou schránku. To provedete v agendě E-mailové účty.

Předně nastavte typ účtu na Datová schránka, přidejte název své datové schránky, její přihlašovací údaje a řady dokladů se střediskem, pod jakým bude zpráva v systému uložena.

Ostatní parametry nastavení jsou podrobně popsány v online nápovědě.

Nastavení práv na řadu dokladů a středisko můžete sjednotit s nastavením práv uživatelů systému. Tím určíte, kdo může zprávy číst nebo odesílat přímo v systému ABRA Gen.

Po tomto nastavení lze již zprávy ručně stahovat v agendě Doručené e-maily:

Posílat zprávy naopak můžete v agendě Odeslané e-maily. Zde je potřeba kromě typu účtu uvést adresáta (při vyplnění na konkrétní firmě se údaje automaticky přenesou), a pak v záložkách Přílohy a Datová zpráva doplnit další podrobnosti.

Máte-li nastaveno automatické odesílání, stačí zprávu jen uložit. V opačném případě je potřeba zprávu odeslat tlačítkem „Odeslat“.

Automatické stahování

V naplánovaných úlohách existuje volba „Příjem elektronických zpráv“. V následujícím příkladu vidíte nastavení, které zprávy stahuje každý pracovní den v 8:00 (vyloučíte tak stažení v sobotu a neděli).

V záložce Parametry úlohy musíte ještě nastavit právě svoji datovou schránku ke stahování:

Automatické zpracování

Jestliže kromě prostého stažení zprávy do ABRA Gen chcete, aby se obsah vybraných zpráv automaticky uložil na nějakém konkrétním místě, použijte agendu Pravidla zpracování doručené e-mail pošty:

Můžete nastavit, za jakých podmínek se má automatická akce stát. Konkrétní podmínky je potřeba nastavovat podle typu doručených zpráv.

Vlastní požadovaná akce se nastavuje v záložce „Akce“:

Akcí lze nastavit i více najednou. Parametry pro nastavení konkrétní akce jsou dány její typem. Například „Zálohovat“ má jediný parametr, a to adresář, do kterého se mají přílohy ukládat.

Aby se akce prováděly automaticky, je nutné opět nastavit naplánovanou úlohu. Protože automatické akce se aplikují na jednu zprávu pouze jedenkrát, je možné úlohu pouštět i několikrát denně, aniž by docházelo k duplicitám. Stejná naplánovaná úloha může zpracovávat i doručené e-maily například s elektronicky doručenými fakturami nebo zálohovými listy.

Pozn.: Se složitějším nastavením automatického zpracování doručené e-mailové pošty vám pomůže náš konzultant.