Jak na bezproblémové propojení e‑shopu s účetnictvím?
V České republice je přes 50 000 e-shopů. V rámci segmentů nejvíc frčí oblečení, k nejprodávanějším produktům patří mobilní telefony. Na řešení účetnictví statistiky nejsou, jedno je ale jasné - bez automatizace se zvyšující nálož dat už zvládnout nedá.
Většina provozovatelů zpočátku doklady z e-shopu posílají účetní. Ta má ale čím dál víc práce, a tak si jednoho dne (oprávněně) řekne o vyšší fakturu. Nastane druhý krok – online podnikatel se pokusí propojit e-shop s účetnictvím. A začnou problémy – výpisy z platební brány nejdou načíst a propojení drhne, protože účetní v roli běžné uživatelky nemá nervy ani čas na nastavování datového propojení, natož aby ladila případné chyby a výpadky. Takže, co teď?
Zákazník má aktuální informace
Moudrý vlastník internetového impéria (chce-li dále zvyšovat rychlost, aniž by narazil na ledovec) se rozhodne, že v e-shopu pořeší jen příjem a zpracování objednávek a všechno ostatní bude mít v účetním programu. Ideálně v cloudu a s API, aby mohl e-shop s ekonomickým softwarem v klidu propojit. Takové řešení zvolila i Katka Horáková z Designville.cz. „Od spuštění e-shopu jsme několik měsíců používali iDoklad, který ovšem vůbec neřeší skladové hospodářství. Poté už jsme rovnou přešli na Flexi,“ vzpomíná Katka. Společně s manželem Michalem, se kterým firmu vede, hledali ekonomický software, který má dobré možnosti integrace s e-shopem a zároveň funguje na Macu. „To Flexi splňuje na výbornou. Program používáme od roku 2015,“ dodávají. Oceňují hlavně fakt, že zákazník má aktuální informace. Díky REST API a technologii webhooků a RabbitMQ probíhá datová výměna mezi e-shopem a ABRA Flexi prakticky v reálném čase. Flexi jim zároveň usnadnilo expanzi do světa. Poslední rok vrhli maximum sil do spuštění evropské verze e-shopu designville.eu určeného pro zákazníky v celé EU. Milovníci designu v zahraničí mohou dostávat faktury v angličtině – ve Flexi jde tato položka speciálně upravit.
Synchronizace dat probíhá na pozadí
A jak se propojení odehrává v praxi? Záleží na hloubce integrace. Nejčastější je tzv. Zlatá střední cesta, kdy synchronizace běží z velké části na pozadí a vy tak spoustu věcí nemusíte dělat ručně. Když dorazí zboží na sklad, informace se okamžitě zobrazí v e-shopu. Program z objednávky rovnou vytvoří výdejku na zboží ze skladu a fakturu, kterou následně spáruje s platbou. Když zákazník zboží zaplatí kartou, vy hned vidíte, že je faktura už uhrazená. Nově zaregistrovaný zákazník je automaticky zařazen do adresáře ve Flexi, který může být navázán na tvorbu faktur a dalších dokumentů. E-mailová adresa nakupujícího se například automaticky zařadí do adresáře v Mailchimpu. V závislosti na stupni propojení ušetříte řadu opakovaných kroků a tím zkrátíte čas na zpracování objednávek. V obou systémech udržujete aktuální data a nemusíte si tak lámat hlavu s tím, zda navzájem sedí. Výsledek? Klidnější mysl a spokojenější zákazníci.
Připravte firmu na růst
Pozitivní zkušenosti s propojením má také výrobce 3D tiskáren Prusa Research. Když firma po čtyřech letech podnikání vyrostla natolik, že potřebovala větší prostory, bylo zároveň jasné, že spreadsheety na Google Docs už nestačí. Na přelomu roku 2016/2017, kdy zaměstnávala 60 lidí a měsíčně prodala 600 tiskáren, začala účtovat v ABRA Flexi. “Potřebovali jsme ekonomický software, na který můžeme napojit náš e-shop a externí systém na skladové hospodářství a tím celé účetnictví zautomatizovat. Z velké části tak rozhodlo skvělé API ABRA Flexi,” říká zakladatel úspěšného start-upu Josef Průša. Ve Flexi účetní oddělení zpracovává přijaté objednávky z online obchodu, počítá mzdy a využívá analytické přehledy. Ty oceňuje také Adam Černý z eShopia Global. „Flexi bych aktuálně neměnil, protože kromě výše popsaného má i funkce, které Pohoda účto nebude mít asi nikdy. Reporty, grafy a analytiku nad účetnictvím obecně. Jinde se za to platí, u Flexi je to součást licence. Fantazie,“ popsal v jedné z „e-shopářských“ diskuzí na sociálních sítích.
