Z firmy

Recept na bezchybnou implementaci – projektový manažer i na straně zákazníka

16. 8. 2018
Nakladatelství C.H. Beck knihovna

Nakladatelství C. H. Beck je firma s tradicí více než 200 let, která nás při implementaci informačního systému ABRA Gen příjemně překvapila moderním přístupem k vedení projektů. Pracovali jsme s projektovou manažerkou, která se implementaci na straně zákazníka plně věnovala a měla pro to ideální předpoklady. Byla to pro nás vynikající zkušenost, kterou bychom rádi doporučili každému z našich zákazníků. Náročný projekt proběhl hladce, profesionálně a k oboustranné spokojenosti.

Jaká byla výchozí situace

Do roku 2012 pracovala společnost pouze s účetním systémem, ve kterém byla vedena základní databáze, vystavovaly se objednávky a zpracovávaly faktury i účetnictví. Poté nakladatelství zakoupilo nové CRM, které převzalo původní databázi z účetního systému, a oba systémy se nadále vyvíjely paralelně, bez jakéhokoliv propojení. Databáze byla tedy roztříštěná a informace kusé, což negativně ovlivňovalo jak řízení marketingu, tak využití obchodního potenciálu. Některé výstupy a agendy byly řešeny zcela mimo informační systém nebo nebylo možné je ve stávajícím systému automatizovat.

Co bylo třeba vyřešit

Hlavním cílem nového řešení bylo především sjednocení a zjednodušení procesů, které do té doby byly prováděny na více místech současně, a také vyšší míra automatizace. Informační systém měl vytvořit jednotnou obchodní platformu založenou na kvalitní a rozvíjející se databázi využitelné pro úspěšně cílený marketing a obchod.

Jaké hlavní změny přinesl ABRA Gen

  • Byl vytvořen nový prostor pro zlepšení kvality zákaznického servisu a automatizován obchodní proces beck-online včetně prolongování předplatného.
  • Přidal mobilní CRM pro obchodníky, díky němuž mají přístup k informacím přes mobil, což významně urychluje a zkvalitňuje obchodní proces. Zjednodušilo se zadávání objednávek a díky sledování a vyhodnocování obchodních příležitostí je možné také lepší řízení obchodního týmu.
  • Automatizoval pohledávky, čímž se minimalizoval počet faktur po splatnosti a snížila se celková dlužná částka.
  • Automatizoval přijímání objednávek z e-shopu a jejich následné zpracování distributorskou společností.
  • Zlepšil efektivitu řízení seminářů a vydávání knižních titulů díky kalendáři etap výroby a rozšíření přístupu do systému pro redaktory.
  • Všechny informace o klientech i hospodaření společnosti jsou nyní na jednom místě, včetně sledování nákladů a výnosů, jejich vyhodnocení a manažerského reportingu.

Česká pobočka Nakladatelství C. H. Beck byla založena v roce 1993, ovšem německý nakladatelský dům, pod který česká pobočka patří, vznikl již v roce 1763. Evropský lídr v oblasti právnické a ekonomické literatury má na svém kontě 9 000 titulů a 70 odborných časopisů. České nakladatelství vydává, distribuuje a prodává odborná periodika a knižní tituly, provozuje právní informační systém beck-online a pořádá odborné semináře a konference.

„Prodáváme tři odlišné produkty – odborné právní publikace (šedé komentáře), právní informační systém ve formě webové aplikace a odborné semináře. Všechny mají společný cíl informovat a vzdělávat v oblastech práva, svou povahou jsou ale na výstupu zcela odlišné a stejně odlišný je též proces jejich vzniku a prodejní komunikace s potenciálním klientem,“ uvádí Marie Staňková, manažerka projektu implementace za C. H. Beck.

 

Oboustranné projektové řízení bylo pro implementaci zásadní

Jako v jedné z mála firem jsme měli možnost spolupracovat s profesionálním projektovým manažerem na straně zákazníka, který měl na projekt dostatečnou kapacitu a perfektně znal procesy vlastní firmy. Marie Staňková, která projekt vedla od začátku do konce, si udržela nejen vynikající celkový nadhled, ale prokázala i hlubokou znalost oblastí, za něž zodpovídala. Navíc se stala symbolem a iniciátorem změny za zákazníka a interně projekt významně podporovala. Úspěch tohoto projektu dobře demonstruje, jak významně může osoba projektového manažera přispět k hladkému průběhu implementace.

„Projektový manažer je takový hromosvod mezi poskytovatelem a svými ovečkami ve firmě,“ popisuje Marie Staňková a přidává svůj recept na úspěšný projekt: „Implementace je náročná pro všechny, především časově. Zaměstnanci jsou po nějakou dobu vystaveni enormnímu tlaku, nálada se často propadá pod bod mrazu. Projektový manažer by měl umět povzbudit, situace uhlazovat, ale současně neslevit, stát za plánem jak finančním, tak časovým, nepanikařit, motivovat, a současně z toho sám nezkolabovat.“

Čtěte celý rozhovor s Marií Staňkovou ZDE >>>

Viditelné výsledky

Zákazníkovi se otevřel nový prostor pro rozšiřování obchodních příležitostí, posílení zákaznické péče, a hlavně kvalitnější řízení marketingu z pohledu správy databáze. Nový ERP ABRA Gen zpřehledňuje firemní procesy a nabízí tak širší kontext k vyhodnocení obchodní strategie, takže lze pružně reagovat na aktuální potřeby a přijímat správná manažerská rozhodnutí.

Získali jsme kompletní informace o zákazníkovi na jednom místě, umíme přijmout objednávky z e-shopu a odeslat je prostřednictvím ABRA Gen naší distribuční společnosti. Umíme spravovat předplatné právního informačního systému beck-online včetně jeho automatického obnovování, sledovat statistiky využívání aplikace a sledovat administraci účtů; umíme přijmout přihlášky na semináře či konference, automaticky rozeslat organizační pokyny i generovat certifikáty,“  představuje výhody ABRA Gen Marie Staňková.

„Vedle toho sledujeme díky CRM proces vzniku každé knihy, komunikaci s klienty, dokážeme efektivně vést marketingové kampaně, vyhodnocovat leady a efektivně spravovat databázi z pohledu GDPR. To vše korunuje účetnictví a výpočty honorářů pro autory z prodaných knih, což byla extrémně obtížná kapitola implementace.“

 Proč jste si vybrali ABRA Gen?

„Přesvědčila nás nejen pětadvacetiletá historie firmy, ale především otevřená, příjemná a profesionální komunikace a kompetentní sales manager, který dokázal po celou dobu řešit celý proces komplexně a do hloubky. ABRA Gen je navíc provázaný modulární systém, který umožňuje flexibilní úpravu parametrů na míru našim potřebám a nabízí také příjemné uživatelské rozhraní. V neposlední řadě naše rozhodnutí podpořila kladná reference nakladatelského domu Portál.

V porovnání s ostatními ERP systémy nás ABRA Gen mimo jiné překvapil také příjemným uživatelským prostředím, intuitivním ovládáním a variabilitou. Na první pohled jsme též byli nadšeni definovatelnými panely, které si uživatel sám může upravit, a které rychle poskytují sumární informace,“ doplňuje Marie Staňková.


Související články a videa