Z firmy

„Dôležité je sa pred problémami neschovávať,“ tvrdí projektová manažerka C. H. Beck

16. 8. 2018

Ako v jednej z mála firiem sme pri implementácii ABRA Gen v Nakladateľstve C. H. Beck mali možnosť spolupracovať s profesionálnym projektovým manažérom, ktorý mal na projekt dostatočnú kapacitu a perfektne poznal procesy vlastnej firmy. Nakladateľstvo C. H. Beck zverilo túto úlohu Márii Staňkovej, ktorá sa jej chopila s neuveriteľným nasadením a veľmi profesionálne. Paní Staňková má veľkú zásluhu na hladkom priebehu náročnej implementácie a ukázala nám, ako vyzerá perfektné projektové riadenie. Tento koncept spolupráce bol pre nás veľmi obohacujúci, a preto sme sa paní Staňkovej spýtali na jej recept na vedenie projektu. Veríme, že aj ďalším zákazníkom otvorí nové možnosti pri spolupráci s našim projektovým tímom.

V čom spočívala vaša rola projektovej manažérky implementácie ERP systému?

Celý projekt som od začiatku organizačne viedla a trúfam si povedať, že som do značnej miery hrala rolu iniciátora zmeny. Po návrate z rodičovskej dovolenky som bola poverená zjednotením vnútrofiremných procesov, ktoré konkrétne spočívalo v prepojení dvoch informačných systémoch, ktoré vtedy v našej spoločnosti fungovali. Vnímala som, že tento stav nebol zlučiteľný s víziou a koncepciou našej spoločnosti a značne by nás v budúcnosti brzdil. Spísala som argumenty pre a proti a predložila vedeniu. Výsledok poznáte 🙂

V priebehu samotného projektu bolo dôležité porozumieť jednotlivým častiam implementácie, a tiež som nesmela stratiť nadhľad. Bolo potrebné udržať smer k cieľu, ktorý bol na začiatku vytýčený.

Bola ste tiež pri výbere dodávateľa. Ako prebiehali prípravy a čo sa ukázalo byť najdôležitejšie?

Fáza výberu bola náročná, ale zásadná. Rozhodli sme sa, že si dôkladne zmapujeme situáciu na trhu s dodávateľmi ERP systému. Nadefinovali sme si zásadné obsahové a funkčné miľníky, ktoré by náš nový ERP systém mal mať, a rozoslali sme dotazník asi 60 fungujúcim spoločnostiam v ČR. Tak nám odpadla viac ako polovica spoločností, s cca desiatimi sme urobili prvé kolo a 3 sa dostali do úzkeho výberu. Každá táto spoločnosť potom mala približne švorhodinovú prezentáciu pred našou výberovou komisiou, ktorá sa skladala z vedúcich osôb zodpovedných za kľúčové oblasti.

Ako prebiehala implementácia v Nakladateľstve C. H. Beck? Čítajte TU >>>

Keby ste mala poradiť riaditeľom firiem, ktorí medzi svojimi zamestnancami hľadajú vhodného kandidáta vo firme na vedenie implementácie, čo by ste im odporučila?

Predovšetkým všetkým odporúčam, aby si pre taký projekt skutočne vybrali niekoho, kto ho bude viesť, udrží si celkový prehľad a bude sa mu môcť intenzívne venovať, teda niekoho, pre koho to nebude agenda navyše k vlastnej práci, ale samostatná zodpovednosť.

A až ho budú hľadať, odporučila by som, aby si vybrali človeka psychicky odolného, ktorý je komunikatívny, podnikavý, nebojí sa zmien a výziev, a hlavne je náročný sám k sebe. Myslím, že nie sú až tak dôležité IT či ekonomické znalosti, tie človek získa v priebehu implementácie. Skôr sa nesmie báť pýtať sa a snažiť sa veciam prísť na kĺb. Ideálne potom je, ak sa v akútnej fáze nasadenia systému môže venovať projektu full-time, a je dobré, keď všetko nielen organizačne vedie, ale tiež sa fakticky zžije s jednotlivými realizačnými oblasťami. Len tak bude vedieť vnímať súvislosti a projekt ako celok.

Dokážete odhadnúť, koľko vám vedenie implementácie zabralo času behom pracovného týždňa?

V akútnej fáze (cca mesiac až dva) som sa venovala implementácii naplno. V priebehu tak 2-3 dni v týždni.

Čo považujete za najdôležitejšiu schopnosť projektového manažéra?

Z môjho pohľadu je najdôležitejšia vyzretá osobnosť a ľudské hľadisko. Projektový manažér je taký hromozvod medzi poskytovateľom a svojimi ovečkami vo firme. A to musí ustáť. 

Implementácia je náročná pre všetkých, predovšetkým časovo. Zamestnanci sú po dáku dobu vystavení enormnému tlaku, nálada sa často prepadá pod bod mrazu. Projektový manažér by mal vedieť povzbudiť, situácie uhladzovať, ale súčasne nezľaviť, stáť za plánom ako finančným, tak časovým, nepanikáriť, motivovať, a súčasne z toho sám nezkolabovať.

Čo bolo najťažšie na analytickej fáze?

Dotiahnuť všetky procesy do detailu. Odvaha navrhnúť zmeny. Strach z toho, že to v novej podobe nebude fungovať. Bolo to opäť hlavne o komunikácii a o ľudskom hľadisku – nebáť sa hovoriť, odovzdávať, navrhovať, prijímať argumenty, nebáť sa zodpovednosti. Nehrabať sa na svojom vlastnom piesočku.

Keby ste mohla, zmenila by ste niečo vo fáze analýzy?

Analýza pre mňa bola najstresovejšia. Snažiť sa postíhať všetky detaily, kedy súčasne viete, že ich aj tak nevychytáte, lebo vyplávajú na povrch pri implementácii, alebo dokonca až v konkrétnej praxi, to bol obrovský tlak, hlavne finančný. Pretože čo je napísané v štúdii, je nacenené, čo tam nie je sa platí navyše. Neviem, ako by sa dalo toto zvládnuť lepšie. Máte recept?

Rovnaký ako vy – komunikácia 🙂

Ako ste vnímala organizáciu projektu z pohľadu zákazníka? 

Predovšetkým ako veľmi profesionálnu.  Samozrejme sme mali meškanie z najrôznejších dôvodov, či našich, tak vašich. Vždy sme však o nich vedeli, všetko prediskutovali a pracovali s novým termínom.  Napriek tomu sme celý projekt prevzali v stanovenom termíne.

Po celú dobu som až na výnimky vnímala, že je pre vás klient na prvom mieste, nikdy sme nepocítili, že by sa prípadný tlak či stres na vašej strane presúval na nás. Toto všetko  je za projektovým vedením na vašej strane, Irena Poláková svojim asertívnym prístupom, vnímaním prípadných trecích plôch už v predstihu, vyhodnotením priorít a rýchlymi návrhmi riešení vedela veľmi rozumne veliť svojej čate.

Na čom z vášho pohľadu závisí úspech implementácie?

Na odbornej úrovni poskytovateľa, to je jasné. Ak odbornosť je, tak sú to isté ľudia, ktorí implementáciu realizujú a ich ochota komunikovať, spolupracovať a vymýšľať to najlepšie, ochota priznať chyby, poučiť sa z nich a napraviť ich. A to u vás bolo. Mali sme veľké šťastie, že sme si s tímom z ABRA Software sadli. Týmto všetkým vďaka.

Máte recept na prekonávanie kríz behom implementácie?

Dôležité je sa pred problémami neschovávať. Vypočuť všetky zúčastnené strany, urobiť si čas aj na večných sťažovateľov, zvážiť názory druhých a nasadiť ich do rámca celkového konceptu.  Hlavne nechať druhým pocítiť, resp. to tak naozaj vnímať, že sú potrební, že sa s ich názorom počíta. To nesmierne ukľudňuje. Prípadne tiež vedieť priznať chybu, nikoho neodsudzovať. A úplne to najdôležitejšie: chovať sa k sebe ľudsky, vnímať svoje potreby, obavy, priania, rozladenie, afekty a nepodporovať zlú náladu.

Čím vás skúsenosť s implementáciou obohatila vo Vašom profesnom živote?

Mám teraz o našich firemných procesoch naozaj dokonalý prehľad 🙂

Keby ste sa mohli rozhodnúť, išli by ste do toho s ERP ABRA Gen znovu?

Ano.

Ako prebiehala implementácia v Nakladateľstve C. H. Beck? Čítajte tu >>>