Co je controlling a jak na něj
Controlling v moderní podobě využívá široké možnosti agregace a vizualizace dat, která pak slouží svému skutečnému účelu – efektivnímu finančnímu řízení. Jak z dat udělat informace a jak z nich vytěžit maximum?
Co je to vlastně controlling
Často skloňovaný termín je mnohdy chápán chybně. Controlling totiž neznamená papírování, tabulky, spousty čísel, reporty a složité pátrání po souvislostech. Přestože většinu těchto nástrojů využívá (tedy kromě papírování a složitého pátrání, pokud máte kvalitní informační systém), jeho hlavním cílem je rychlé získání informací, a především dosažení správného rozhodnutí.
Jak přestat reportovat a začít rozhodovat
Oproti reportingu, který data pouze shromažďuje, ukládá, třídí a odevzdáním reportu zpravidla končí, controlling představuje důležitý krok dál. Využívá data k získání nových souvislostí a informací, z informací syntetizuje znalosti, o které lze opřít operativní i strategická rozhodnutí.
Pokud firma od počátku správně pracuje s daty, fáze reportingu může být díky automatizaci a online procesům výrazně kratší nebo dokonce takřka nepostřehnutelná, což cestu k rozhodnutí zásadním způsobem zkracuje a zrychluje, a to může být pro firmu mnohdy životně důležité.
Data nebo informace
Údaje obsažené v informačním systému či dalších zdrojích jsou prostá data. Jakmile jim dáme význam, stávají se z nich informace. V okamžiku, kdy je informace zasazená do správného kontextu, je z ní znalost, na které lze založit strategické rozhodnutí.
S jakými daty pracovat a jak je získat
Čím lepší data, tím kvalitnější informace. Jinak řečeno – než lze z dat vytěžit spolehlivé souvislosti, je třeba správně nastavit, jaká data v systému shromažďovat, se kterými z nich pracovat při vizualizaci v rámci ABRA BI a jak zajistit, aby každý uživatel viděl vše, co potřebuje ke své práci. Důraz je kladen na to mít data včas a ve správné formě – získat schopnost rychlého rozhodnutí.
Jak na rozvrhové základny
V rámci controllingu jsou důležitou položkou tzv. rozvrhové základny. V každé firmě je důležité rozhodnout, jak alokovat náklady tam, kde jsou společné, nepřímé nebo režijní. Tyto často nemalé položky je třeba správně a přehledně rozmístit a vztáhnout k jednotkám určeným jako rozvrhové základny, aby podnikatel např. věděl, kolik nákladů vynakládá na 1 Kč výnosu či zisku.
V této oblasti se řeší také další nákladová střediska a různé typy nákladů – nájem budov, vytápění, náklady na administrativu spojenou se zpracováním mezd či fixní náklady.
Rozvrhové základny jsou velmi užitečné, ale tak jako u všech činností (nejen) v rámci controllingu je třeba správně se ptát a rozhodnout se, co je důležité a jak jednotlivé položky vztáhnout k samotnému rozhodování. Příliš mnoho rozvrhových základen nebo jejich překombinování práci bohužel spíše komplikuje. Jednoúčelové rozvrhové základny je tedy vhodné logicky kombinovat, a tak naopak dosáhnout maximální efektivity a míry automatizace.
ABRA BI jako nástroj controllingu
ABRA BI (Business Intelligence) je webová aplikace nativně propojená se systémem ABRA Gen, což znamená, že v reálném čase pracuje s živými a aktuálními daty. Ta lze dle potřeby kombinovat, agregovat, třídit a zejména přehledně zobrazovat, což citelně zrychluje cestu mezi otázkou a odpovědí. Zobrazení lze přizpůsobit tak, aby informace byly co nejsrozumitelnější a na první pohled bylo zřejmé, jaké kroky je třeba přijmout. Přečtěte si v našem dřívějším článku, proč a jak správně vizualizovat data a jak se správně ptát, abyste získali maximum užitečných informací.
Přesně to, co potřebujete vidět
Nejen každá firma, ale také každý jednotlivý uživatel potřebuje vidět správné informace a souvislosti a rychle se v nich zorientovat. Jedna osoba často potřebuje používat různé kombinace informací či odlišné souvislosti pro dílčí procesy. Jak si tedy uživatel nastaví ABRA BI tak, aby vždy viděl přesně to, co jej zajímá a s čím potřebuje pracovat?
K podrobnému a přesnému uživatelskému nastavení slouží v ABRA BI tzv. pivot tabulka, která funguje jako kontingenční tabulka (např. v Excelu). Je to nástroj s funkcí dynamického rozkliku, s jehož pomocí lze nastavit, co se bude zobrazovat. Pivot tabulka nabízí možnost informace řadit, doplňovat či používat dopočítávané výrazy, aby po správném nastavení a napojení na zvolený zobrazovací nástroj bylo vše připraveno k přehledné vizualizaci. Každý uživatel si může upravit základní sestavy či vytvořit sestavy nové, včetně formy vizualizace.
„Když jsem přišel do firmy, potěšilo mě ABRA BI, protože jinak by bylo takové množství dat pro člověka, který byl u společnosti teprve pár týdnů, velmi nepřehledné. Takto jsem měl k dispozici rychle a přehledně všechna potřebná čísla pro řízení, agregovaná data a možnost exportu. Čtvrtletně agregujeme data ze čtyř firem a minimálně jednou ročně dokonce ze všech šesti, proto potřebujeme mít data v jedné databázi.“
Pavel Haken, finanční řiditel a kontrolor ve firmě Profimed, která se zabývá prodejem zboží převážně v oblasti zubní péče v ČR, Maďarsku na Slovensku a v Polsku.
Agregovaná versus podrobná data
ABRA BI zobrazuje informace podle předem zadaných kritérií tak, aby se uživatel ve vyobrazení co nejrychleji zorientoval. V každé úrovni řízení díky tomu uživatel v agregované podobě vidí přesně takové informace, jaké potřebuje.
Souhrnné zobrazení má za cíl nabídnout rychlý přehled a upozornit na anomálie, kterým je pak třeba věnovat větší pozornost. Proklik na dílčí informaci pak uživatele rychle zavede ze souhrnného přehledu do detailu sestavy a vidí například konkrétní pohledávky po splatnosti, souhrn a seznam jednotlivých faktur včetně náhledu faktury a podrobných informací o ní.
Agregace také znamená, že se v jednom okamžiku uživateli může zobrazit jedna agenda z různých hledisek nebo naopak několik agend najednou. To vše podle individuálního uživatelského nastavení, kterých může být hned několik. Důležitá zobrazení lze navíc zpřístupnit dalším uživatelům v rámci firmy.
