Proces nákupu je vstupem do celé oblasti firemního obchodu. Informační systém ABRA Gen umožňuje různými mechanizmy celý proces urychlit a zefektivnit. Automatizuje jednotlivé části a využívá všechna data k tomu, aby měl uživatel okamžitý přehled o vývoji zásob a mohl bezprostředně řešit vzniklé krize.

Nákupní proces v ABRA Gen

Vstupem do nákupního procesu je objednávka přijatá. Z ní lze různým způsobem zajistit nákup požadovaného zboží. Využít lze trojici pomocných nástrojů – SCM bilanci, požadavky na objednávky či poptávkové listy. Výstupem je objednávka vydaná, která rovněž slouží ke správné evidenci pohybu zboží od dodavatelů. V tomto bodě je dobré využít hodnocení dodavatelů, které je vázáno na příjemku a objednávku. Z objednávek vydaných doporučujeme vždy vytvářet příjemky. V případě rozdílných hodnot nám totiž signalizuje nutnost objednávku upravit, popřípadě kontaktovat dodavatele ohledně neshody. Souslednost dokladů a jejich věcná správnost je základním kontrolním mechanizmem celého procesu. Z příjemky nakonec můžeme rovnou vytvořit fakturu přijatou včetně vedlejších pořizovacích nákladů. Výstupní doklady podléhající schvalovacímu procesu se pak mohou zařadit do fronty v aplikaci Webové schvalování. Reporty z celého procesu nakonec zobrazíte v ABRA BI.

Pokud firmy pracují s velkým množstvím skladových karet, je důležité najít způsob, jak práci skladníků automatizovat. Například využitím automatizovaných importů. Pokud není dobře vedená evidence, jen těžko lze správně vytvářet objednávky a limituje to možnost využití dalších chytrých funkcí, jako je hodnocení dodavatelů nebo SCM bilance. Pořádek v evidenci skladových karet je základem efektivního nákupního procesu.

Užitečné tipy, které vám usnadní nákupní proces

Skladové karty

• Využívejte skladové menu, které pomáhá v orientaci nákupčím a následně v reportingu.
• Na skladových kartách evidujte co nejvíc informací – evidence je důležitá pro ostatní části celého obchodního procesu.
• Nezapomínejte naplnit údaji všechny záložky na skladové kartě a to zejména:
  • Záložka dodavatelé – informace o dodací lhůtě nebo nákupní ceně jsou důležité pro hodnocení dodavatelů.
  • Dílčí karty – věnujte pozornost stanovení spodního a horního limitu, který ulehčí automatizaci objednávek a optimalizaci stavu zásob.
• Využívejte záložku Skladové pohyby – díky této novince jsou všechny pohyby vidět přímo v záložce na skladové kartě.

• Správně naimportované skladové karty vám usnadní práci a zajistí všechny potřebné údaje.
• Jak na import skladových karet – existují v zásadě dvě možnosti importu:
  • Přímo v ABRA Gen většinou z tabulek MS Excel pomocí doplňků Import skladových karet a Import prodejních a dodavatelských ceníků.
  • Efektivnější způsob je implementační využití rozhraní API, kdy se údaje načítají automaticky přímo ze systému dodavatelů.
• Vytvářejte skupiny záznamů. V případě velkého množství skladových karet si urychlíte a zjednodušíte práci na prodejně nebo při vytváření objednávek a faktur.

Podrobné informace o skladových kartách najdete v online nápovědě.

Objednávky přijaté

• Na začátku celého procesu stojí zákazník, který požaduje dodání zboží. Aby celý obchodní proces fungoval, je potřeba mít v ABRA Gen evidenci již od prvotní objednávky.
• Sledujte pokrytí objednávek pomocí vizualizace přímo ve sloupci objednávek. Systém sleduje sklad, minimální stavy či možnost zajištění objednávky a podle toho zobrazí procentuální pokrytí objednávky. Údaje jsou založené na bilanci. Sledování se nastaví pomocí QR funkce SCMDocumentCoverage modulu SCM.

• Přidejte přímo k objednávce definovatelný formulář SCM, který vám ukáže vývoj jednotlivých položek objednávky (stavu skladů) a jedním tlačítkem odtud otevřete příslušný doklad.

Podrobné informace o objednávkách přijatých najdete v online nápovědě.

Objednávky vydané

• Důsledně evidujte každou objednávku – můžete pracovat s různými stavy objednávek a využívat pokročilý schvalovací proces.
• Pracujte s požadavky na objednávky – různí lidé z firmy mohou zadávat požadavky na to, co chtějí objednat. Odpovědná osoba pak požadavky zkonsoliduje a následně vytvoří objednávku.
• Pro zrychlení nákupního procesu existuje možnost vytvořit z objednávky přijaté objednávku vydanou.
• Nastavte si schvalovací proces v ABRA Gen a schvalujte rovnou v systému nebo v samostatném doplňku Webové schvalování – webové aplikaci, která díky rozhraní API umožňuje schvalovat doklady například i na mobilu.
  • Schvalování se řídí vaším vlastním interním scénářem, který určuje odpovědné osoby.
  • Jednoduchý způsob, jak se pojistit proti odeslání neschválené objednávky, je vložení vodotisku do tiskové sestavy.
  • Složitý schvalovací scénář dokáže navrhnout konzultant.

Podrobné informace o objednávkách vydaných najdete v online nápovědě.

Správně vyplněné údaje na skladových kartách a precizní evidence všech dokladů dovoluje mimo jiné následně efektivně využívat komplexní hodnocení dodavatelů.

Pro dokonalé osvojení všech procesů doporučujeme uživatelům navštívit příslušné semináře a školení, popř. sledovat webináře. Zajímat by vás mohla tato témata: Objednávky vydané, Skladové hospodářství (evidence, doklady) nebo SCM – Bilance, Vývoj, Pokrytí dokladu. Vyberte si z termínů všech školení.