Moderní účetnictví běží v cloudu a zabere polovinu času
Přeposílání dokumentů účetním je minulostí. Do systému se přihlásí rovnou online, takže vidí stejná data jako vy, a rovnou je zpracuje. Čas ušetří také služba čtení dat z faktur – za pomoci AI se automaticky „přepíšou“ do účetního softwaru. Zabere to jen 20 sekund.
Co všechno by měl účetní software zvládnout? Základem je aktualizovaná legislativa, kdy se můžete spolehnout, že program zahrne všechny zákonem stanovené povinnosti a nestane se, že je nějaký řádek v přiznání či výkazu špatně. Důležité je také intuitivní ovládání. Je to trochu jako s nábytkem. Čím kvalitnější kus, tím jednodušeji se skládá. Jak říkají UX designéři – i ten nejlepší program na světě je zbytečný, když nevíte, jak ho používat. Ideální je, když přirozeně poznáte, kam kliknout, nebo ještě lépe, když má web zabudovaný tutoriál a provede vás každou agendou.
Snadné účetnictví v cloudu
Software by měl zvládat podvojné účetnictví i daňovou evidenci, přiznání k DPH včetně exportů v xml a hlavně automatické zaúčtování. To může mít hned několik podob. Data z přijatých faktur a dalších dokladů se přes speciální služby založené na umělé inteligenci vytěží a rovnou zaúčtují. Účetní jen zkontroluje, zda všechno sedí a případnou chybu snadno opraví. My v ABRA Flexi tuto možnost nabízíme díky napojení na partnerská řešení. „Propojení zajišťujeme sami a zabere to jen několik minut. Výsledkem je 50 procent uspořeného času. Účetní ve firmě Naboso.cz například v minulosti dělala faktury dva dny a DPH se řešilo poslední možný den o půlnoci. Dnes mají všechna data aktuální na denní bázi a také si, stejně jako my, chválí skvělou zákaznickou podporu,“ říká Karin Fuentesová, Founder a CEO start-upu Digitoo.
Vytěžení faktur si můžete vyzkoušet přímo na webu digito.cz, služba to zvládne do 20 vteřin. Faktura může být ve formátu PDF, PNG, JPEG, TIF, TIFF, PDF nebo ISDOC. Ve druhém kroku umělá inteligence vyčtená data připraví k náhledu, který vám pošle ke schválení. Když jsou v pořádku, pošlou se přes API přímo do ABRA Flexi, kde dojde automaticky k vytvoření dokladu v modulu Přijatých faktur. Za projektem Digitoo dnes stojí jeden z nejsilnějších VC fondů v Evropě Kaya (dříve Enern), který podpořil firmy jako Rohlík, Slevomat či Twisto, zákazníka ABRA Flexi. Úsporu času při vytěžování faktur s přesností přes 90 procent mimo jiné využívá i poradenská firma Deloitte.
Automatizace práce účetních
Práci účetních výrazně usnadní také automatické načítání výpisů z bank a platebních bran, párování plateb a jejich automatické zaúčtování. Čím chytřejší účetní program v této oblasti je, tím úspěšnější je i samotné párování. Do hry zde vstupuje spoustu věcí, které ERP systém ví, ale nevyužívá. Podle čísla účtu může například identifikovat už historickou úhradu nebo na základě poznámky zjistit, co se v bance opakuje. Podobné algoritmy mají jeden společný cíl – ukázat účetním ten nejpravděpodobnější doklad, se kterým spárují platbu. Tato nadstavba vyřeší problémy způsobené lidskou chybou, kdy se zapomene vyplnit variabilní symbol, nebo dojde k zaplacení faktury s DPH, i když to má být bez něj apod.
Užitečné je také propojení s e-shopem, odkud do Flexi můžete importovat objednávky nebo dokonce rovnou i vydané faktury. „Když se vše nastaví správně na typech dokladů, skladech a dalších položkách, importované vydané faktury z hlediska zaúčtování v podstatě nevyžadují zásah,“ říká účetní ABRA Flexi Zuzana Veselá. K dispozici jsou také hromadné změny na dokladech nebo upravené reporty o vzájemném zápočtu pohledávek s rozdílem s přesnou částku, kterou má daná firma doplatit. A samozřejmě import i export excelových souborů.
