Proč evidovat majetek v informačním systému

Kvalitní evidence firemního majetku slouží nejen ke splnění zákonných povinností, ale zejména k praktickému přehledu o hmotném, nehmotném, dlouhodobém i drobném majetku firmy. Významně usnadňuje nakládání s majetkem, plánování, správu i odpisy.

Co všechno informační systém zvládne

Správně nastavený informační systém pro správu majetku umí majetek nejen evidovat a kategorizovat podle druhu, umístění a odpovědných osob, ale také přeceňovat, plánovat a pravidelně vyčíslovat daňové i účetní odpisy.

Moderní informační systémy nabízí další možnosti, např. archivaci pořizovacích dokladů a automatické předvyplňování údajů (např. pořizovací ceny) do karty majetku díky provázanosti s dalšími agendami v informačním systému, jako to umí např. ABRA Gen. Velkou výhodou správy majetku v informačním systému je možnost dokonce predikovat budoucí vývoj odpisů, plánovat je a majetek zcela či částečně vyřazovat. To vše v jednom systému a na jednom místě.

Výhody správy majetku v informačním systému

Důležitý je rychlý, snadno dostupný přehled, a to jak v samotné evidenci, tak v souvisejících agendách, které na majetkovou správu navazují, typicky tedy účetnictví, sklad, nákup, lidské zdroje či CRM. Nedocenitelnou roli hraje možnost grafického vyobrazení probíhajících procesů, zejména pokud jde o průběh, historii či plán odpisů.

Pro rychlou dostupnost informací v terénu lze často používat mobilní zařízení. Jednotlivé položky mohou být označeny například čárovým kódem, po jehož načtení v mobilní aplikaci se zobrazí veškeré podrobné informace a přiložená dokumentace – technická, obchodní i právní.

Data jsou klíč

Při implementaci informačního systému je nezbytné pečlivě zvážit všechny části jednotlivých firemních procesů a jejich návaznosti, a podle toho nastavit procesy v samotném systému. Výstupy z informačního systému jsou však i v případě správy majetku vždy jen tak kvalitní, jak kvalitní jsou vstupní data, se kterými ekonomický systém pro správu a evidenci majetku pracuje.

Bez precizní inventarizace a následné aktualizace dat o majetku nelze dosáhnout skutečně spolehlivých výsledků. Chybné či neúplné informace naopak zvyšují riziko prodlení, poruch, neznalosti skutečného stavu a s tím souvisejících chybných rozhodnutí založených na neúplných či nesprávných informacích.

Promyšlené rozdělení odpovědnosti a přidělení majetkových položek odpovědným osobám zajistí hladkou majetkovou správu od nákupu přes průběžnou aktualizaci informací, až po vyřazení jednotlivých položek.

Koncentrace dat v jednom systému a pečlivé nastavení odpovědností také snižuje riziko ztráty informací při odchodu odpovědné osoby a zaručuje lepší plynulost jednotlivých úkonů.

Správa majetku v ABRA Gen

Kromě veškerých výše uvedených funkcionalit nabízí systém ABRA Gen přehled o pořizovací i zůstatkové ceně a ostatních cenách přímo na kartě majetku, dále podporu evidence souboru movitých věcí majetku obsahujících oceněné prvky či možnost daňového odpisování podle účetních odpisů a naopak.

ABRA Gen obsahuje také neoceněné položky a eviduje i soubory movitých věcí s více variantami tiskových výstupů včetně odpisového plánu. Výpočet odpisů zohledňuje změnu vstupní ceny – například její zvýšení v případě technického zhodnocení. U nákupního dokladu lze rovněž nastavit, jaká část se později uplatní při přecenění majetku. Systém podporuje různé varianty a metody odepisování včetně možnosti ruční editace a úplné či pouze částečné vyřazení majetku.

Vždy aktuální, dostupná a bezpečně uložená data

Nejen hodnota majetku, ale také právní předpisy se v čase mění. Jednou z dalších nesporných výhod informačního systému je tedy jeho aktuálnost s ohledem na zákonné požadavky a průběžná aktualizace. Systém také hlídá nutné revize či lhůty – zásadně se tak snižuje nebo dokonce mizí i riziko prodlení a možných souvisejících následků (ekonomických, praktických či právních).

Uložení dat v jedné databázi a jejich provázanost v rámci souvisejících agend zajišťuje jejich komplexní ochranu na jednom místě a dostupnost i aktuálnost napříč systémem, včetně historie (tzv. logování) jednotlivých změn s ohledem na jednotlivé uživatele systému a jejich úkony. Jakákoliv akce se promítne do potřebných účetních dokladů, minimalizují se tak chyby a výrazně se zrychluje proces majetkové správy.