O produktoch

Zrýchlite schvaľovanie dokladov vo svojej firme

21. 7. 2020
Online schvaľovanie dokladov

Obeh dokladov vo firme a ich schvaľovanie často komplikuje chod firmy, stojí značné peniaze aj veľa času. Začnite pracovať s dokladmi online a schvaľovanie sa stane jednoduchou, takmer plne automatizovanou činnosťou „na pozadí“. A práve s tým vám pomôže webová aplikácia pre ABRA Gen, ktorá umožňuje online schvaľovanie firemných dokladov.

Schvaľovanie nemusí byť nočná mora

V bežnej podobe predstavuje papierový obeh dokladov náročný súbor procesov a nástrah – mnžstvo čakajúcich dokladov, ktoré sa na viacerých miestach kumulujú, vznikajú chyby, prestoje, časové straty a zdržania, nehovoriac o komplikovanom dohľadávaní, kde sa práve „dokument“ nachádza, či zložitá komunikácia medzi osobami.

Rýchle schvaľovanie dokladov

Digitálne a online schvaľovanie naproti tomu zhromažďuje všetky dokumenty na jednom mieste, od faktúr až po interné doklady, kde každá ďalšia práca s nimi je veľmi jednoduchá. Vďaka online aplikácii sú dostupné odkiaľkoľvek vrátane mobilných zariadení tu v prehľadnom responzívnom rozhraní je možné doklady priebežne a prehľadne odbavovať.

Príklad z praxe vo firme Casta

„Máme stavbyvedúcich po celom území ČR. Pre schválenie dokladu museli buď prísť raz týždenne do sídla spoločnosti, alebo sa im doklady zasielali ku schváleniu naskenované e-mailom. Za kalendárny rok prebehne vo firme cca 26 000 schválení u 35 schvaľovateľov (cca 750 schválení/osoba) a to už firmu zaťažovalo neúnosnými nákladmi na papier a neúmerným objemom času, čo sa odrážalo v nepríjemných prestojoch. Vďaka Online schvaľovaniu sa všetko vybaví rýchlo napríklad aj z mobilného telefónu priamo na stavbe.“
Marcela Viktorová, ekonomická riaditeľka Casta

Casta je významná stavebná spoločnosť pôsobiaca na Slovensku a v Českej republike. Svojim zákazníkom ponúka široké spektrum produktov a služieb v rôznych segmentoch stavebného trhu. Spoločnosť okrem realizácie stavebných dodávok na kľuč rozvíja taktiež vlastné developerské aktivity a poskytuje doplnkové služby súvisiace so stavebnou výrobou.

Vždy aktuálne informácie

Aplikácia zasiela schvaľovateľom podľa nastavení (najčastejšie raz denne) súhrnnú e-mailovú notifikáciu. Priamo z e-mailu je možné preklikom otvoriť webovú aplikáciu a vykonať potrebné kroky – zamietnuť či schváliť vrátane možnosti hromadného schvaľovania, zobraziť doklad či detaily, nahrať prílohu, vložiť komentár a pod. Používatelia sú teda pravidelne informovaní o potrebných akciách a postupne môžu doklady odbavovať, napríklad aj počas obeda alebo cestou na schôdzku. V prípade neprítomnosti zodpovednej osoby je možné nastaviť zasielanie notifikácií jeho zástupcovi.

Ako aplikácia funguje

Už teraz je možné schvaľovať priamo v systéme ABRA Gen, nastavovať tu scenáre, oprávnenia či filtre. Webová aplikácia funguje ako prehľadný klient, ktorý ponúka kontrolu dokladov a ich stavu, zodpovedností a procesu schvaľovania. V jednoduchom a plne responzívnom rozhraní je možné odkiaľkoľvek, kde je internetové pripojenie, teda aj z mobilných zariadení, ľahko a rýchlo filtrovať a schvaľovať doklady či vykonávať ďalšie súvisiace akcie. Všetky dáta zostávajú na jednom mieste v ABRA Gen a vďaka protokolu https je celá komunikácia zabezpečená takmer ako v internetovom bankovníctve.

Zodpovedná osoba, spravidla účtovníčka, začína schvaľovací proces (za daných podmienok je možné dokonca nastaviť automatické začatie). Všetci zúčastnení schvaľovatelia potom majú k dokladu prístup bez nutnosti spustenia celého systému ABRA Gen a vidia aktuálny stav schvaľovacieho procesu.

Schvaľovatelia majú v aplikácii prístup k elektronickej verzii dokladu, ktorá nečaká na príchod zodpovednej osoby, nestratí sa, nekopí sa v zložkách na pracovnom stole a používatelia majú prehľad, čo sa s nim deje. Papierový doklad pritom neopustí učtáreň.
Jak pracovat v aplikaci Online schvalování

Čo aplikácia dokáže

Najčastejšími úlohami aplikácie sú schvaľovanie či zamietanie dokladov, teda prijatých, vydaných či zálohových faktúr, vydaných aj prijatých objednávok, ale taktiež interných dokladov či došlej pošty. Pri každom doklade je možné zobraziť prílohy a detaily.

Pri zamietnutí je ihneď zaslaná notifikácia zodpovednej osobe, ktorej je možné doklad vrátiť k doplneniu. K dokladom je možné pridávať komentáre a tie je možné odoslať taktiež ako e-mail. Kompletná história úloh, notifikácií a komunikácie sa ukladá, používatelia teda majú okamžitý prehľad o priebehu celého procesu.

V aplikácii je možné fulltextovo vyhľadávať, nastaviť filtre (doklady ku schváleniu, schválené, história, podľa firmy, variabilného symbolu, dodacieho listu, strediska a pod.). Užitočná je taktiež možnosť farebného označenia, kedy je možné ľahko vizuálne odlíšiť už prebehnuté alebo naopak oneskorené schvaľovanie.

Veľmi prínosný môže byť taktiež report oneskoreného schvaľovania, ktorý prehľadne ukáže, ktorá časť schvaľovacieho procesu nefunguje správne a môže byť potenciálne problematická.

Aké doklady je možné schvaľovať online

Takmer všetky. Či už ide o objednávky prijaté či vydané, faktúry prijaté aj vydané, ale taktiež interné doklady. V prvej fáze schvaľovania je možné taktiež upravovať či dopĺňať jednotlivé položky a napr. prideľovať strediská, projekty a pod. Je možné taktiež pripraviť úplne zákazkové riešenie a umožniť schvaľovanie ďalších dokladov, ktoré v konkrétnej firme hrajú dôležitú rolu, napr. schvaľovanie požiadaviek na zmenu predajných cien, evidencie zmlúv, pošty a pod.

Výhody online schvaľovania v kocke:

  • vyššia efektivita
  • náklady pod kontrolou
  • úspora práce a času – zrýchlenie procesov
  • menšia chybovosť a oneskorenosť
  • digitalizácia – menej papiera
  • zníženie komunikačnej záťaže
  • ľahké dohľadanie
  • prehľad o všetkých úkonoch k danému dokladu (prílohy, história, zodpovednosť)
  • schválenie kdekoľvek s pripojením na internet
  • nezávislosť na fyzickej prítomnosti osôb, schvaľovateľov

Ako sa pripraviť na online schvaľovanie

Celá komunikácia aplikácie Online schvaľovanie s ABRA Gen prebieha cez API rozhranie, preto je potrebná licencia jadra s pokročilou automatizáciou, API server a verejná IP adresa. Ďalej je dôležité pracovať s dostatočným množstvom používateľov a tým nastaviť potrebné práva a role – tie môžu byť v schvaľovacom procese odlišné od všobecného nastavenia používateľských oprávnení. Dôležité je správne nastaviť schvaľovacie scenáre pre rôzne situácie a typy dokladov (kto, kedy a v akom poradí schvaľuje aký typ dokladu).


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK