O produktoch

Zrychlite schvaľovanie dokladov vo svojej firme

18. 6. 2019
Online schvaľovanie dokladov

Obeh dokladov vo firme a ich schvaľovanie často komplikuje chod firmy, stojí značné peniaze aj mnoho času. Začnite pracovať s dokladmi online a schvaľovanie sa stane jednoduchou, takmer plne automatizovanou činnosťou „na pozadí“. A práve s tým vám pomôže webová aplikácia pre ABRA Gen, ktorá umožňuje online schvaľovanie firemných dokladov.

Schvaľovanie nemusí byť nočná mora

V bežnej podobe predstavuje papierový obeh dokladov náročný súbor procesov a nástrah – mnoho čakajúcich dokladov, ktoré sa na mnohých miestach kumulujú, vznikajúce chyby, prestoje, časové straty a zdržania, nehovoriac o komplikovanom dohľadávaní, kde sa zrovna „lajster“ nachádza, a zložitá komunikácia medzi osobami.

Digitálne a online schvaľovanie naproti tomu zhromažďuje všetky dokumenty na jednom mieste, od faktúr po interné doklady, a každá ďalšia práca s nimi je tak veľmi jednoduchá. Vďaka online aplikácii sú dostupné odkiaľkoľvek vrátane mobilných zariadení a v prehľadnom responzívnom rozhraní je možné doklady priebežne a prehľadne odbavovať.

Príklady z praxe

Jedným zo zákazníkov spoločnosti ABRA Software je stavebná firma so stavbyvedúcimi po celom území ČR, ktorí pre schválenie museli buď prísť raz týždenne na centrálu, alebo sa im doklady zasielali ku schváleniu poštou. Pri stave, kedy za kalendárny rok prebehlo vo firme 26 000 schválení v 70 schvaľovateľoch (cca 400 schválení/osoba), je už predstava množstva papierov, nákladov na poštovné, dopravu a objem času či prestojov enormná. Pokiaľ by každé schválenie zabralo len 2 minúty času, predstavuje len táto činnosť 52 000 minút ročne, teda takmer 900 hodín cennej ľudskej práce.

Vždy aktuálne informácie

Aplikácia zasiela schvaľovateľom podľa nastavení (najčastejšie raz denne) súhrnnú e-mailovú notifikáciu. Priamo z e-mailu je možné preklikom otvoriť webovú aplikáciu a vykonať potrebné kroky – zamietnuť či schváliť vrátane možnosti hromadného schválenia, zobraziť doklad či detaily, nahrať prílohu, vložiť komentár apod. Užívatelia sú teda pravidelne informovaní o potrebných akciách a postupne môžu doklady odbavovať, napríklad aj behom obeda alebo cesty na schôdzku. V prípade neprítomnosti zodpovednej osoby je možné nastaviť taktiež zasielanie notifikácií zástupcovi.

Ako aplikácia funguje

Už teraz je možné schvaľovať priamo v systéme ABRA Gen, nastavovať tu scenáre, oprávnenia či filtre. Webová aplikácia funguje ako prehľadný klient, ktorý ponúka kontrolu dokladov a ich stavu, zodpovedností a procesu schvaľovania. V jednoduchom a plne responzívnom rozhraní je možné odkiaľkoľvek, kde je internetové pripojenie, teda aj z mobilných zariadení, ľahko a rýchlo filtrovať a schvaľovať doklady či vykonávať ďalšie súvisiace akcie. Všetky dáta zostávajú na jednom mieste v ABRA Gen a vďaka protokolu https je celá komunikácia zabezpečená takmer ako v internetovom bankovníctve.

Zodpovedná osoba, spravidla účtovníčka, zahajuje schvaľovací proces (za daných podmienok je možné dokonca nastaviť automatické zahájenie). Všetci zúčastnení schvaľovatelia potom majú k dokladu prístup bez nutnosti spustenia celého systému ABRA Gen a vidia aktuálny stav schvaľovacieho procesu.

Schvaľovatelia majú v aplikácii prístup k elektronickej verzii dokladu, ktorá nečaká na príchod zodpovednej osoby, nestratí sa, nekopí sa v zložkách na pracovnom stole a užívatelia majú prehľad, čo sa s nim deje. Papierový doklad pritom neopustí učtáreň.

Čo aplikácia dokáže

Najčastejšími úlohami aplikácie je schvaľovanie či zamietanie dokladov, teda prijatých, vydaných či zálohových faktúr, vydaných aj prijatých objednávok, ale taktiež interných dokladov či došlej pošty. U každého dokladu je možné zobraziť prílohy a detaily.

Pri zamietnutí je ihneď zaslaná notifikácia zodpovednej osobe, ktorej je možné doklad vrátiť k doplneniu. K dokladom je možné pridávať komentáre a tie je možné odoslať taktiež ako e-mail. Kompletná história úloh, notifikácií a komunikácie sa ukladá, užívatelia teda majú okamžitý prehľad o priebehu celého procesu.

V aplikácii je možné fulltextovo vyhľadávať, nastaviť filtre (doklady k schváleniu, schválené, história, podľa firmy, variabilného symbolu, dodacieho listu, strediska apod.). Užitočná je taktiež možnosť farebného označenia, kedy je možné ľahko vizuálne odlíšiť už prebehnuté alebo naopak oneskorené schvaľovanie.

Veľmi prínosný môže byť taktiež report oneskoreného schvaľovania, ktorý prehľadne ukáže, ktorá časť schvaľovacieho procesu nefunguje správne a môže byť potenciálne problematická.

Aké doklady je možné schvaľovať online

Takmer všetky. Či už ide o objednávky prijaté či vydané, faktúry prijaté aj vydané, ale taktiež interné doklady. V prvej fázy schvaľovania je možné taktiež upravovať či doplňovať jednotlivé položky a napr. prideľovať strediská, projekty apod. Je možné taktiež pripraviť úplne zákazkové riešenie a umožniť schvaľovanie ďalších dokladov, ktoré v konkrétnej firme hrajú dôležitú rolu, napr. schvaľovanie požiadaviek na zmenu predajných cien, evidencie zmlúv, pošty apod.

Výhody online schvaľovania v kocke:

  • vyššia efektivita
  • náklady pod kontrolou
  • úspora práce a času – zrýchlenie procesov
  • menšia chybovosť a oneskorenosť
  • digitalizácia – menej papieru
  • zníženie komunikačnej záťaže
  • ľahké dohľadanie
  • prehľad o všetkých úkonoch k danému dokladu (prílohy, história, zodpovednosť)
  • schválenie kdekoľvek s pripojením na internet
  • nezávislosť na fyzickej prítomnosti osôb, schvaľovateľov

Ako sa pripraviť na online schvaľovanie

Celá komunikácia aplikácie Online schvaľovanie s ABRA Gen prebieha cez API rozhranie, preto je nutná licencia jadra s pokročilou automatizáciou, API server a verejná IP adresa. Ďalej je dôležité pracovať s dostatočným množstvom užívateľov a tým nastaviť potrebné práva a roly – tie môžu byť v schvaľovacom procese odlišné od obecného nastavenia užívateľských oprávnení. Dôležité je správne nastaviť schvaľovacie scenáre pre rôzne situácie a typy dokladov (kto, kedy a v akom poradí schvaľuje aký typ dokladu).


Zaujímate sa o systém ABRA Gen? Napíšte nám!

Zeptejte se SK